Procjena učinka na zaštitu podataka (DPIA) - predložak
Wise Ed, modul Prilagodbe (prilagodbe za studente na ispitima i u studiju). Namijenjen službeniku za zaštitu podataka ustanove, koji ga dopunjuje, o njemu odlučuje i čuva ga. Pripremila ga je tvrtka Wise Technologies kao polazište; nije pravni savjet.
Modul je prema zadanim postavkama isključen; uključuje ga ustanova. Prilagodba se odobrava zbog zdravstvenog stanja ili invaliditeta studenta, pa i zapis koji navodi samo prilagodbu (»+50 % vremena«, »zasebna prostorija«) može otkriti podatke koji se odnose na zdravlje, koji pripadaju posebnim kategorijama osobnih podataka (GDPR, članak 9). Stoga prije uključivanja modula preporučujemo procjenu učinka na zaštitu podataka (DPIA, članak 35). Ova stranica opisuje što radi programska podrška; siva polja popunjava ustanova.
Navedene nacionalne odredbe rezultat su istraživanja i nisu pravni savjet; prije primjene mora ih potvrditi pravnik odnosno službenik za zaštitu podataka vaše ustanove.
0. Pravni okvir
- Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) i Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18). Nadzorno tijelo: Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).
- Popis vrsta obrade za koje je potrebna procjena učinka na zaštitu podataka (AZOP): posebne kategorije osobnih podataka i maloljetni studenti ispunjavaju dva njegova kriterija - popis (PDF) ↗.
- Zakon o visokom obrazovanju i znanstvenoj djelatnosti (ZVOZD, NN 119/22), čl. 77, st. 4: osnova za podatke o zdravlju studenata uz pravilnik visokog učilišta; ako ustanova takav pravilnik nema, izričita privola studenta.
- ZVOZD, čl. 75: evidencije se dostavljaju samo ministarstvu - roditelj ili sponzor nema pravo na te podatke. Roditeljska skrb prestaje s 18 godina (Obiteljski zakon); privola za internetske usluge s 16 godina.
1. Procjena
| Voditelj obrade (ustanova) | |
|---|---|
| Službenik za zaštitu podataka | |
| Procjenu izradio/la, datum | |
| Izvršitelj obrade | Wise Technologies d.o.o., Ljubljana, Slovenija (smještaj i rad sustava Wise Ed) - na temelju važećeg ugovora o obradi osobnih podataka: |
| Sljedeća revizija | (i pri svakoj promjeni postavki u nastavku) |
2. Opis obrade osobnih podataka
Svrhe
- Studentska služba evidentira što ustanova osigurava studentu na ispitima i u studiju - više vremena na ispitu, zasebnu ispitnu prostoriju, prostorije bez stepenica, drugačiji oblik ispita, asistenta ili tumača, prilagođeni zahtjev za prisutnost, produljene rokove, prednost pri odabiru izbornih predmeta - svaku za određeno razdoblje, odobrenu na temelju riješenog zahtjeva ili unesenu ručno s obrazloženjem.
- Ispitni zapisnik studentskoj službi za pojedini ispitni rok pokazuje koliko studenata treba koliko dodatnog vremena, zasebnu prostoriju ili pristup bez stepenica, te prostorije koje su prema rasporedu slobodne, kako bi se ispit mogao organizirati.
- Ispitivač i nastavnik samo za svoj ispitni rok odnosno svoj predmet vide tekst prilagodbe uz ime studenta (na primjer »+50 % vremena«); izvješće o prisutnosti umjesto manjka prikazuje »prilagođeno«.
- Student vidi svoje prilagodbe na studentskom portalu, zajedno s rješenjem, i prije isteka prilagodbe može zatražiti njezino produljenje.
Ispitanici
Studenti koji imaju prilagodbu ili je traže.
Osobni podaci
| Prilagodba | vrsta (s popisa ustanove), vrijednost (postotak, dani ili kratak tekst), valjanost od i do, broj rješenja, zahtjev na temelju kojeg je odobrena, napomena za studentsku službu, obrazloženje kada je unesena ručno ili okončana; tko ju je unio i mijenjao te kada. |
|---|---|
| Vrsta oštećenja (neobvezno) | JEDAN kratak redak, samo ako ustanova uključi tu postavku (prema zadanim postavkama isključena). Vide ga samo zaposlenici s pravom »Popratni dokumenti«; nikada ga ne vide nastavnici, ispitivači, studentski portal ni treće strane i nikada se ne upisuje u dnevnik. |
| Popratni dokumenti | ostaju uz studentov zahtjev u modulu Zahtjevi (ne kopiraju se). Za njihovo otvaranje potrebno je zasebno pravo »Popratni dokumenti«; svako otvaranje i svaki odbijeni pokušaj bilježi se (tko, koji zahtjev, kada - bez sadržaja). |
| Što modul nikada ne bilježi | dijagnozu. Svaki tekst koji modul prikazuje navodi što ustanova čini, nikada zašto. |
| Kome se prikazuje | zaposlenicima studentske službe čije uloge otvaraju zaslone modula: sve prilagodbe; ispitivačima: tekst prilagodbe za studente njihova ispitnog roka, na zaslonu i na ispisanom popisu; nastavnicima: tekst uz studenta na popisu ocjena njihova predmeta i »prilagođeno« u njihovu izvješću o prisutnosti; studentu: njegove vlastite. Skrbnicima, platiteljima i sponzorima: nikada (modul Pristup trećih strana za njih nema opseg). |
| E-pošta ispitivaču | sadrži samo oznaku da student ima prilagodbu, ne i njezin tekst; tekst ostaje iza prijave ispitivača. |
| Dnevnici | unos, promjena i okončanje prilagodbe; otvaranja i odbijeni pokušaji otvaranja popratnih dokumenata; da je ispitivačev popis prikazao prilagodbe (po ispitnom roku i danu, samo osobe); podsjetnici za produljenje. |
Primatelji
Zaposlenici ustanove kako je gore navedeno; student putem studentskog portala na mrežnim stranicama ustanove; Wise Technologies kao izvršitelj obrade.
3. Pravna osnova
| Obrada | Pravna osnova na koju se ustanova poziva (potvrditi) |
|---|---|
| Evidentiranje i provedba prilagodbi | Pravna obveza ili zadaća od javnog interesa ustanove da osigura razumne prilagodbe za studente s invaliditetom (članak 6(1)(c) ili (e)), a za podatke koji se odnose na zdravlje članak 9(2)(b), (g) ili (h) na temelju nacionalnog prava (ZVOZD, čl. 77, st. 4, uz pravilnik ustanove: ): . Ili izričita privola studenta (članak 9(2)(a)), dana uz zahtjev: . |
| Prikaz teksta ispitivačima i nastavnicima | Nužno za provedbu prilagodbe na tom ispitu ili u tom predmetu; ograničeno na njihov ispitni rok ili predmet: |
| Neobvezna »vrsta oštećenja« | Samo ako ustanova za to ima poseban razlog: . U suprotnom postavka neka ostane isključena. |
4. Nužnost i proporcionalnost
- Prilagodba, nikada dijagnoza: tekstovi modula navode što se čini; razlog i popratni dokumenti ostaju uz zahtjev.
- Nužnost upoznavanja: ispitivač vidi samo studente svojega ispitnog roka, nastavnik samo svoj predmet; nitko izvan ustanove.
- Zadane postavke: modul isključen; polje »vrsta oštećenja« isključeno.
- Zasebno pravo za popratne dokumente: tko vidi da student ima prilagodbu, time još ne može otvoriti popratne dokumente.
- Transparentnost: student vidi svoje prilagodbe i rješenje; podsjetnik ga prije isteka obavještava o produljenju.
- Čuvanje: okončana prilagodba i dnevnik otvaranja njezinih popratnih dokumenata brišu se nakon razdoblja postavljenog u postavkama modula - prema zadanim postavkama 3 godine, postavlja se u godinama na zaslonu postavki (u ovoj ustanovi godina); 0 znači da se sve čuva dok se ne obriše ručno.
5. Rizici i mjere
| Rizik | Mjere u programskoj podršci | Vjerojatnost / ozbiljnost nakon mjera (ustanova) |
|---|---|---|
| Dijagnoza je zapisana ondje gdje je može čitati mnogo osoba | Polja za dijagnozu nema; jedino neobvezno polje prema zadanim postavkama je isključeno, ograničeno na pravo »Popratni dokumenti«, nikada se ne upisuje u dnevnik i ne prikazuje se izvan studentske službe; zasloni navode »prilagodba, nikada dijagnoza«. | |
| Prilagodbe ili popratne dokumente čitaju zaposlenici kojima to nije potrebno | Zasloni prema ulogama; popratni dokumenti iza zasebnog prava; svako otvaranje i svaki odbijeni pokušaj se bilježi. | |
| Ispitivačev popis dospije dalje od ispita | E-pošta sadrži samo oznaku; tekst je na zaslonu i na ispisanom popisu iza prijave; bilježi se da je popis prikazao prilagodbe. | |
| Kolege studenti primijete prilagodbu | Tekst se prikazuje samo na vlastitim stranicama ispitivača i nastavnika, nikada na javnim rasporedima ili popisima studenata. | |
| Prilagodba vrijedi dulje nego što je potrebno | Svaka prilagodba ima razdoblje valjanosti; podsjetnik prije isteka; okončanje prilagodbe jedan je korak s obrazloženjem. | |
| Okončane prilagodbe čuvaju se predugo | Čuvanje je postavka u godinama (zadano 3); noćna obrada briše starije zapise. | |
| Podaci dospiju do roditelja, platitelja ili sponzora | Prilagodbe nikada nisu opseg modula Pristup trećih strana. |
Drugi rizici koje ustanova uočava i njezine mjere:
6. Postavke o kojima ustanova odlučuje prije uključivanja modula
- Bilježenje vrste oštećenja (zadano isključeno):
- Koliko dana prije isteka se podsjećaju studentska služba i student (zadano 30):
- Koliko se godina čuvaju okončane prilagodbe (zadano 3):
- Vrsta zahtjeva kojom studenti traže prilagodbu:
- Tko u studentskoj službi smije otvarati zaslone modula i tko ima pravo »Popratni dokumenti« (uloge):
- Kako se studenti obavještavaju (članak 13):
7. Ishod
| Preostali rizik | |
|---|---|
| Je li potrebno prethodno savjetovanje s nadzornim tijelom (članak 36)? | |
| Mišljenje službenika za zaštitu podataka | |
| Odluka, tko, datum |