Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov (DPIA) - predloga
Wise Ed, modul Prilagoditve (prilagoditve za študente pri izpitih in študiju). Namenjena pooblaščeni osebi za varstvo podatkov šole, ki jo dopolni, o njej odloči in jo hrani. Pripravila jo je družba Wise Technologies kot izhodišče; ni pravni nasvet.
Modul je privzeto izklopljen; vklopi ga šola. Prilagoditev se odobri zaradi zdravstvenega stanja ali invalidnosti študenta, zato lahko že zapis, ki navaja le prilagoditev (»+50 % časa«, »ločen prostor«), razkrije podatke v zvezi z zdravjem, ki sodijo med posebne vrste osebnih podatkov (GDPR, člen 9). Zato pred vklopom modula priporočamo oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov (DPIA, člen 35). Ta stran opisuje, kaj počne programska oprema; siva polja izpolni šola.
Navedene nacionalne določbe so rezultat raziskave in niso pravni nasvet; pred uporabo jih mora potrditi pravnik oz. pooblaščena oseba za varstvo podatkov vaše šole.
0. Pravni okvir
- Splošna uredba (GDPR) in Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/2022). Nadzorni organ: Informacijski pooblaščenec.
- Seznam vrst obdelav, za katere je potrebna ocena učinka, Informacijskega pooblaščenca (2018): posebne vrste osebnih podatkov in mladoletni študenti izpolnjujejo dve njegovi merili - seznam (PDF) ↗.
- Podlaga za podatke v zvezi z zdravjem je izrecna privolitev študenta. Ali Zakon o visokem šolstvu (ZViS-1, Uradni list RS, št. 56/2025) daje zakonsko podlago, ni potrjeno.
- ZVOP-2, 6. člen, 3. odstavek: javni sektor se na privolitev ali zakoniti interes lahko opira le omejeno - na javnem visokošolskem zavodu naj podlago potrdi pravnik.
- Starševska skrb preneha pri 18 letih (Družinski zakonik); zakonske pravice staršev ali sponzorja do podatkov polnoletnega študenta o študiju nismo našli.
1. Ocena
| Upravljavec (šola) | |
|---|---|
| Pooblaščena oseba za varstvo podatkov | |
| Oceno pripravil(a), datum | |
| Obdelovalec | Wise Technologies d.o.o., Ljubljana, Slovenija (gostovanje in delovanje sistema Wise Ed) - na podlagi veljavne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov: |
| Naslednji pregled | (in ob vsaki spremembi spodnjih nastavitev) |
2. Opis obdelave osebnih podatkov
Nameni
- Referat evidentira, kaj šola zagotovi študentu pri izpitih in študiju - več časa pri izpitu, ločen izpitni prostor, prostore brez stopnic, drugačno obliko izpita, asistenta ali tolmača, prilagojeno zahtevo glede prisotnosti, podaljšane roke, prednost pri izbiri izbirnih predmetov - vsako za določeno obdobje, odobreno na podlagi odločene vloge ali vneseno ročno z utemeljitvijo.
- Izpitni zapisnik referatu za posamezni izpitni rok pokaže, koliko študentov potrebuje koliko dodatnega časa, ločen prostor ali dostop brez stopnic, ter prostore, ki so po urniku prosti, da se izpit lahko organizira.
- Izpraševalec in predavatelj le za svoj izpitni rok oziroma svoj predmet vidita besedilo prilagoditve ob imenu študenta (na primer »+50 % časa«); poročilo o prisotnosti namesto primanjkljaja pokaže »prilagojeno«.
- Študent vidi svoje prilagoditve na študentskem portalu, skupaj z odločbo, in lahko pred iztekom prilagoditve zaprosi za podaljšanje.
Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki
Študenti, ki imajo prilagoditev ali zanjo zaprosijo.
Osebni podatki
| Prilagoditev | vrsta (s seznama šole), vrednost (odstotek, dnevi ali kratko besedilo), veljavnost od in do, številka odločbe, vloga, na podlagi katere je bila odobrena, opomba za referat, utemeljitev, kadar je bila vnesena ročno ali končana; kdo jo je vnesel in spremenil ter kdaj. |
|---|---|
| Vrsta oviranosti (neobvezno) | ENA kratka vrstica, le če šola vklopi to nastavitev (privzeto je izklopljena). Vidijo jo le zaposleni s pravico »Dokazila«; nikoli je ne vidijo predavatelji, izpraševalci, študentski portal ali tretje osebe in se nikoli ne zapiše v dnevnik. |
| Dokazila | ostanejo pri študentovi vlogi v modulu Vloge (ne kopirajo se). Za njihovo odpiranje je potrebna ločena pravica »Dokazila«; vsako odprtje in vsak zavrnjen poskus se zabeleži (kdo, katera vloga, kdaj - brez vsebine). |
| Česar modul nikoli ne beleži | diagnoze. Vsako besedilo, ki ga modul prikaže, navaja, kaj šola stori, nikoli zakaj. |
| Komu se prikaže | zaposlenim v referatu, katerih vloge odpirajo zaslone modula: vse prilagoditve; izpraševalcem: besedilo prilagoditve za študente njihovega izpitnega roka, na zaslonu in na natisnjenem seznamu; predavateljem: besedilo ob študentu na seznamu ocen njihovega predmeta in »prilagojeno« v njihovem poročilu o prisotnosti; študentu: njegove lastne. Skrbnikom, plačnikom in sponzorjem: nikoli (modul Dostop tretjih oseb zanje nima obsega). |
| E-pošta izpraševalcu | vsebuje le oznako, da ima študent prilagoditev, ne pa njenega besedila; besedilo ostane za izpraševalčevo prijavo. |
| Dnevniki | vnos, sprememba in konec prilagoditve; odprtja in zavrnjeni poskusi odpiranja dokazil; da je izpraševalčev seznam prikazal prilagoditve (po izpitnem roku in dnevu, le osebe); opomniki za podaljšanje. |
Uporabniki
Zaposleni na šoli, kot je navedeno zgoraj; študent prek študentskega portala na spletnih straneh šole; Wise Technologies kot obdelovalec.
3. Pravna podlaga
| Obdelava | Pravna podlaga, na katero se sklicuje šola (potrditi) |
|---|---|
| Evidentiranje in izvajanje prilagoditev | Zakonska obveznost ali javna naloga šole, da zagotovi razumne prilagoditve za študente z invalidnostjo (člen 6(1)(c) ali (e)), za podatke v zvezi z zdravjem pa člen 9(2)(b), (g) ali (h) na podlagi nacionalnega prava (ZViS-1 - ni potrjeno, glejte razdelek 0): . Ali izrecna privolitev študenta (člen 9(2)(a)), dana z vlogo: . |
| Prikaz besedila izpraševalcem in predavateljem | Nujno za izvedbo prilagoditve pri tem izpitu ali predmetu; omejeno na njihov izpitni rok ali predmet: |
| Neobvezna »vrsta oviranosti« | Le če ima šola za to poseben razlog: . Sicer naj nastavitev ostane izklopljena. |
4. Nujnost in sorazmernost
- Prilagoditev, nikoli diagnoza: besedila modula navajajo, kaj se stori; razlog in dokazila ostanejo pri vlogi.
- Potreba po seznanitvi: izpraševalec vidi le študente svojega izpitnega roka, predavatelj le svoj predmet; nihče zunaj šole.
- Privzete nastavitve: modul izklopljen; polje »vrsta oviranosti« izklopljeno.
- Ločena pravica za dokazila: kdor vidi, da ima študent prilagoditev, s tem še ne more odpreti dokazil.
- Preglednost: študent vidi svoje prilagoditve in odločbo; opomnik ga pred iztekom obvesti o podaljšanju.
- Hramba: končana prilagoditev in dnevnik odpiranja njenih dokazil se izbrišeta po obdobju, nastavljenem v nastavitvah modula - privzeto 3 leta, nastavljeno v letih na zaslonu nastavitev (na tej šoli let); 0 pomeni, da se vse hrani, dokler se ne izbriše ročno. Za dnevnik odpiranja dokazil velja ZVOP-2, 22. člen: dnevnik obdelave se hrani 2 leti po koncu leta, v katerem je nastal, največ 5 let - nastavitev hrambe uskladite s tem.
5. Tveganja in ukrepi
| Tveganje | Ukrepi v programski opremi | Verjetnost / resnost po ukrepih (šola) |
|---|---|---|
| Diagnoza je zapisana tam, kjer jo lahko bere veliko oseb | Polja za diagnozo ni; edino neobvezno polje je privzeto izklopljeno, omejeno na pravico »Dokazila«, se nikoli ne beleži v dnevnik in se ne prikaže zunaj referata; zasloni navajajo »prilagoditev, nikoli diagnoza«. | |
| Prilagoditve ali dokazila berejo zaposleni brez potrebe | Zasloni glede na vloge; dokazila za ločeno pravico; vsako odprtje in vsak zavrnjen poskus se zabeleži. | |
| Izpraševalčev seznam pride dlje od izpita | E-pošta vsebuje le oznako; besedilo je na zaslonu in na natisnjenem seznamu za prijavo; da je seznam prikazal prilagoditve, se zabeleži. | |
| Sošolci opazijo prilagoditev | Besedilo se prikaže le na izpraševalčevih in predavateljevih lastnih straneh, nikoli na javnih urnikih ali seznamih študentov. | |
| Prilagoditev velja dlje, kot je potrebno | Vsaka prilagoditev ima obdobje veljavnosti; opomnik pred iztekom; konec prilagoditve je en korak z utemeljitvijo. | |
| Končane prilagoditve se hranijo predolgo | Hramba je nastavitev v letih (privzeto 3); nočno opravilo izbriše starejše zapise. | |
| Podatki pridejo do staršev, plačnikov ali sponzorjev | Prilagoditve nikoli niso obseg modula Dostop tretjih oseb. |
Druga tveganja, ki jih zaznava šola, in njeni ukrepi:
6. Nastavitve, o katerih šola odloči pred vklopom modula
- Beleženje vrste oviranosti (privzeto izklopljeno):
- Koliko dni pred iztekom sta opomnjena referat in študent (privzeto 30):
- Koliko let se hranijo končane prilagoditve (privzeto 3):
- Vrsta vloge, s katero študenti zaprosijo za prilagoditev:
- Kdo v referatu sme odpirati zaslone modula in kdo ima pravico »Dokazila« (vloge):
- Kako so študenti obveščeni (člen 13):
7. Izid
| Preostalo tveganje | |
|---|---|
| Je potrebno predhodno posvetovanje z nadzornim organom (člen 36)? | |
| Mnenje pooblaščene osebe za varstvo podatkov | |
| Odločitev, kdo, datum |