Perguntas
Wise Booking System: perguntas e respostas
As perguntas que as instituições fazem primeiro sobre o WBS, respondidas em uma ou duas linhas cada.
Reserva
Os colaboradores precisam de instalar alguma coisa?
Não. O WBS funciona em qualquer browser atual num computador, tablet ou telemóvel. As aplicações móveis são opcionais.
Ler as reservas exige uma conta?
Não. A vista geral das salas, as reservas públicas, os relatórios e os feeds de calendário podem estar abertos; só se inicia sessão para reservar. O que os visitantes podem ver é uma definição.
Uma reserva pode repetir-se?
Sim: dias seguidos, todas as semanas, a cada duas ou três semanas, mensalmente no mesmo dia da semana ou na mesma data, e a cada dois meses. O formulário mostra todas as datas antes de guardar.
O que acontece quando duas pessoas querem a mesma sala?
Quem guardar primeiro fica com ela. A segunda vê o conflito antes de guardar, com as horas livres e as salas livres como alternativas. Uma reserva a aguardar aprovação já conta como ocupada.
Uma reserva pode ficar fora dos ecrãs públicos?
Sim. Uma reserva pode ficar fora da vista geral pública, dos calendários e da sinalização; a sala continua assegurada. Uma nota interna é vista apenas pelos colaboradores.
O gabinete de reservas
As reservas têm de ser aprovadas?
Só se quiser. A aprovação liga-se ou desliga-se num único lugar; enquanto estiver ativada, as reservas novas e alteradas aguardam o gabinete de reservas. Muitas instituições aprovam apenas as reservas de algumas salas, deixando essas salas aos administradores.
Algumas pessoas podem reservar apenas algumas salas?
Sim. Cada pessoa pode reservar todas as salas, ou apenas as salas assinaladas na sua página; o formulário de reserva oferece então só essas. Cada sala indica também quem a pode reservar: Administrators, Everyone else ou ambos.
Quem mantém as salas e as pessoas?
Os próprios administradores da instituição, no browser, por trás do ícone do painel de controlo na barra superior: salas, edifícios e secções, equipamento, utilizadores, tipos de reserva, administradores e início de sessão Microsoft. No início, a Wise importa-os de uma folha de cálculo.
As mensagens enviadas aos colaboradores são redigidas com as nossas palavras?
Sim. As notificações decidem quem recebe uma mensagem quando uma reserva é feita, alterada, aprovada ou recusada, e as palavras de cada mensagem - tanto as mensagens de reserva como as de aprovação e recusa.
Ecrãs no edifício
De que precisamos para um ecrã de sinalização?
De qualquer ecrã com um browser - uma smart TV, uma stick ou um PC pequeno. Abra o endereço do ecrã em ecrã inteiro; nada para instalar, nada que expire.
O que é um painel de sala?
Um tablet ou ecrã junto à porta de uma sala que mostra essa sala e a reserva no momento. Veja os painéis de sala.
TI, segurança e dados
Os colaboradores podem iniciar sessão com o Microsoft 365?
Sim. Só entra o tenant da própria instituição, e o WBS pede apenas openid, profile e email - não lê correio, ficheiros nem dados do diretório. Os direitos vêm sempre do WBS.
Existe uma API?
Sim, uma API REST documentada sobre HTTPS com JSON: salas, tipos de reserva, livre e ocupado, reservas e aprovações, sob as mesmas regras do formulário de reserva.
Onde está alojado?
Como um serviço na nuvem gerido pela Wise Technologies, com atualizações e cópias de segurança diárias. Onde a política o exigir, pode ser instalado na rede da própria instituição.
E o RGPD?
A instituição é o responsável pelo tratamento e a Wise Technologies, uma empresa da UE, o subcontratante; está disponível um acordo de tratamento de dados. O WBS precisa de poucos dados pessoais: um nome e um endereço de e-mail das pessoas que reservam.
Que idiomas?
Treze, incluindo inglês, italiano, alemão, francês, espanhol e português; cada leitor escolhe o seu.
Mais do manual
As pessoas podem reservar uma sala à porta?
Sim, com um painel de sala: um tablet ou ecrã junto à porta mostra o dia da sala e reserva essa sala – no próprio ecrã ou lendo o código QR com um telemóvel.
Os ecrãs podem mostrar os nossos próprios cartazes e eventos?
Sim. Cada ecrã aceita um logótipo de canto, um cartaz lateral que fica ao lado das reservas e uma mensagem em ecrã inteiro que alterna com elas; um cartaz em PDF pode ser usado tal como está.
O WBS pode registar quem assistiu a uma sessão?
Sim, com o módulo de presenças da Wise, para o qual o WBS está preparado: um código QR rotativo no ecrã, lido com os telemóveis dos próprios participantes, com relatórios e um feed para um sistema de informação.
Posso reservar para um colega?
Sim: adicione-o em people e coloque o endereço dele na caixa de e-mail; ele recebe a mensagem. A reserva continua a ser sua para alterar.
Uma reserva pode ser privada?
Sim. Desmarque Show on the public screens, ou use um tipo de reserva que não seja público: a sala fica assegurada, mas ninguém mais vê para que serve.
Podemos limitar quem reserva as nossas salas mais valiosas?
Sim, de duas formas: a regra da própria sala (Who may book this room: Administrators, Everyone else ou ambos) e a lista de salas de cada pessoa. Ambas são aplicadas pelo servidor.
As pessoas serão avisadas quando a sua reserva for aprovada?
Sim, quando o gabinete de reservas deixa marcado Send a letter to the person. My bookings mostra sempre o estado atual.
As reservas podem aparecer no Outlook?
Sim: subscreva qualquer sala, pessoa ou seleção; o calendário atualiza-se sozinho.
Podemos acrescentar o nosso próprio logótipo e cores?
Sim: o logótipo e a sua ligação em Look & feel; cada leitor escolhe claro ou escuro e uma cor de destaque.
Quanto tempo demora a começar?
Normalmente alguns dias, incluindo a importação de salas e pessoas, as páginas web, o início de sessão, o correio e a formação.
Porque não posso acrescentar um sétimo tipo de reserva?
Uma reserva tem sempre um de seis tipos. A instituição não pode acrescentar nem eliminar tipos; pode apenas dar-lhes nome, atribuir uma cor a cada um e decidir se é mostrado ao público. Use o tipo mais próximo e mude-lhe o nome em Administration → Booking types se o nome não lhe servir.
Quantas linhas pode mostrar uma lista?
As listas da Administration têm uma caixa de filtro, páginas e Rows per page (10, 25, 50 ou 100); o browser memoriza a sua escolha. A coluna My bookings oferece 20, 50 ou 100.
Porque falta uma sala quando filtro por Seats ≥?
O filtro esconde todas as salas com menos lugares do que o número que escreveu; funciona em conjunto com as marcas de equipamento. Baixe o número ou limpe o filtro (o botão de funil acima da vista geral das salas); o distintivo mostra quantos filtros estão ativos e “n of N rooms” quantas salas restam. Os lugares são introduzidos no registo da sala.
Um visitante sem conta pode reservar uma sala?
Sim, onde o administrador o permite para essa sala. O ecrã de porta da sala oferece então Book as a guest: o visitante indica um nome, um endereço de e-mail (opcional ou obrigatório, conforme a instituição decide), para que serve, o dia e as horas. Uma reserva de convidado aguarda sempre o gabinete de reservas, e entretanto a sala fica assegurada. Uma sala que não está aberta a convidados não oferece o botão.
Podemos pôr as nossas próprias imagens, vídeos ou texto nos ecrãs?
Sim, com a tela de mensagens: uma disposição de zonas, cada uma com uma imagem, um vídeo do YouTube, um PDF, HTML ou texto. É mostrada nos ecrãs de sinalização e no ecrã de porta de uma sala.
As salas podem ser agrupadas por edifício?
Sim. Os edifícios têm um nome e um código curto e podem ser divididos em secções; uma sala pertence a um edifício e, se quiser, a uma secção. A vista geral das salas lista as salas por secção e edifício, mostra o código do edifício antes do nome de cada sala e tem um filtro Building.
Veja o WBS com as suas próprias salas
Marque uma apresentação online. Configuramos as suas salas e as suas regras de reserva, e uma nova instituição fica normalmente a funcionar em poucos dias.