Preguntas
Wise Booking System: preguntas y respuestas
Las preguntas que las instituciones hacen primero sobre WBS, respondidas en una o dos líneas.
Reserva
¿El personal necesita instalar algo?
No. WBS funciona en cualquier navegador actual en un computador, una tableta o un teléfono. Las aplicaciones móviles son opcionales.
¿Hace falta una cuenta para ver las reservas?
No. La vista general de salas, las reservas públicas, los informes y los calendarios pueden estar abiertos; iniciar sesión solo es necesario para reservar. Lo que pueden ver los visitantes es una configuración.
¿Puede repetirse una reserva?
Sí: días seguidos, cada semana, cada dos o tres semanas, mensualmente el mismo día de la semana o la misma fecha, y cada dos meses. El formulario muestra todas las fechas antes de guardar.
¿Qué pasa cuando dos personas quieren la misma sala?
La primera en guardar la tiene. La segunda ve el choque antes de guardar, con las horas libres y las salas libres como alternativas. Una reserva que espera aprobación ya cuenta como ocupada.
¿Puede una reserva quedar fuera de las pantallas públicas?
Sí. Una reserva puede mantenerse fuera de la vista general pública, de los calendarios y de las pantallas informativas; la sala sigue asegurada. Una nota interna solo la ve el personal.
La oficina de reservas
¿Hay que aprobar las reservas?
Solo si usted lo desea. La aprobación se activa o desactiva en un solo lugar; mientras está activada, las reservas nuevas y modificadas esperan a la oficina de reservas. Muchas instituciones aprueban solo las reservas de algunas salas, dejando las demás a cargo de los administradores.
¿Pueden algunas personas reservar solo algunas salas?
Sí. Cada persona puede reservar todas las salas, o solo las marcadas en su página; el formulario de reserva entonces ofrece solo esas. Cada sala también indica quién puede reservarla: Administrators, Everyone else o ambos.
¿Quién mantiene las salas y las personas?
Los administradores de la propia institución, en el navegador, tras el ícono del panel de control en la barra superior: salas, edificios y secciones, equipamiento, usuarios, tipos de reserva, administradores e inicio de sesión de Microsoft. Al comienzo, Wise los importa desde una hoja de cálculo.
¿Las cartas al personal van con nuestras propias palabras?
Sí. Las notificaciones deciden quién recibe una carta cuando se hace, cambia, aprueba o rechaza una reserva, y las palabras de cada carta: tanto las cartas de reserva como las de aprobación y rechazo.
Pantallas en el edificio
¿Qué necesitamos para una pantalla informativa?
Cualquier pantalla con navegador: un televisor inteligente, un dispositivo de streaming o un PC pequeño. Abra la dirección de la pantalla a pantalla completa; nada que instalar, nada que caduque.
¿Qué es un panel de sala?
Una tableta o pantalla junto a la puerta de una sala que muestra esa sala y la reserva en el acto. Vea los paneles de sala.
TI, seguridad y datos
¿Puede el personal iniciar sesión con Microsoft 365?
Sí. Solo se admite el tenant de la propia institución, y WBS pide únicamente openid, profile y email: no lee correo, archivos ni datos del directorio. Los derechos siempre vienen de WBS.
¿Hay una API?
Sí, una API REST documentada sobre HTTPS con JSON: salas, tipos de reserva, libre y ocupado, reservas y aprobaciones, con las mismas reglas que el formulario de reserva.
¿Dónde se aloja?
Como un servicio en la nube operado por Wise Technologies, con actualizaciones y copias de seguridad diarias. Donde la política lo exija, puede instalarse en la red de la propia institución.
¿Y el RGPD?
La institución es la responsable del tratamiento y Wise Technologies, una empresa de la UE, la encargada; hay disponible un acuerdo de tratamiento de datos. WBS necesita pocos datos personales: un nombre y una dirección de correo de quienes reservan.
¿Qué idiomas?
Trece, entre ellos inglés, italiano, alemán, francés, español y portugués; cada persona elige el suyo.
Más del manual
¿Pueden las personas reservar una sala de pie ante su puerta?
Sí, con un panel de sala: una tableta o pantalla junto a la puerta muestra el día de la sala y reserva esa sala, en la propia pantalla o escaneando su código QR con un teléfono.
¿Pueden las pantallas mostrar nuestros propios afiches y eventos?
Sí. Cada pantalla admite un logotipo en la esquina, un afiche lateral que permanece junto a las reservas y un mensaje a pantalla completa que se alterna con ellas; un afiche en PDF puede usarse tal cual.
¿Puede WBS registrar quién asistió a una sesión?
Sí, con el módulo de asistencia de Wise, para el cual WBS está preparado: un código QR rotativo en la pantalla, escaneado con los teléfonos de los propios participantes, con informes y un feed para un sistema de información.
¿Puedo reservar para un colega?
Sí: agréguelo en personas y escriba su dirección en el cuadro de correo; recibirá la carta. La reserva sigue siendo suya para modificarla.
¿Puede una reserva ser privada?
Sí. Desmarque Show on the public screens, o use un tipo de reserva que no sea público: la sala queda asegurada, pero nadie más ve para qué es.
¿Podemos limitar quién reserva nuestras salas más valiosas?
Sí, de dos maneras: la regla propia de la sala (Who may book this room: Administrators, Everyone else o ambos) y la lista de salas de cada persona. El servidor hace cumplir ambas.
¿Se avisará a las personas cuando se apruebe su reserva?
Sí, cuando la oficina de reservas deja marcado Send a letter to the person. My bookings siempre muestra el estado actual.
¿Pueden las reservas aparecer en Outlook?
Sí: suscríbase a cualquier sala, persona o selección; el calendario se actualiza solo.
¿Podemos agregar nuestro propio logotipo y colores?
Sí: el logotipo y su enlace en Look & feel; cada persona elige claro u oscuro y un color de acento.
¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?
Normalmente unos días, incluidos la importación de salas y personas, las páginas web, el inicio de sesión, el correo y la capacitación.
¿Por qué no puedo agregar un séptimo tipo de reserva?
Una reserva siempre tiene uno de seis tipos. La institución no puede agregar ni eliminar tipos; solo puede nombrarlos, darles un color y decidir si se muestran al público. Use el tipo que más se acerque, y cámbiele el nombre en Administration → Booking types si no le conviene.
¿Cuántas filas puede mostrar una lista?
Las listas de la administración tienen un cuadro de filtro, páginas y Rows per page (10, 25, 50 o 100); el navegador recuerda su elección. El panel My bookings ofrece 20, 50 o 100.
¿Por qué falta una sala cuando filtro por Seats ≥?
El filtro oculta toda sala con menos asientos que el número escrito; funciona junto con las casillas de equipamiento. Baje el número o quite el filtro (el botón del embudo sobre la vista general de salas); la insignia indica cuántos filtros están activos y “n of N rooms” cuántas salas quedan. Los asientos se ingresan en la ficha de la sala.
¿Puede reservar una sala un visitante sin cuenta?
Sí, donde el administrador lo permite para esa sala. La pantalla de puerta de la sala ofrece entonces Book as a guest: el visitante indica un nombre, una dirección de correo (opcional u obligatoria, según decida la institución), para qué es, el día y las horas. Una reserva de invitado siempre espera a la oficina de reservas, y mientras tanto la sala queda asegurada. Una sala que no está abierta a invitados no ofrece el botón.
¿Podemos poner nuestras propias imágenes, videos o texto en las pantallas?
Sí, con el lienzo de mensajes: un diseño de zonas, cada una con una imagen, un video de YouTube, un PDF, HTML o texto. Se muestra en las pantallas informativas y en la pantalla de puerta de una sala.
¿Se pueden agrupar las salas por edificio?
Sí. Los edificios tienen un nombre y un código corto y pueden dividirse en secciones; una sala pertenece a un edificio y, si se desea, a una sección. La vista general de salas las lista por sección y edificio, muestra el código del edificio delante del nombre de cada sala y tiene un filtro Building.
Vea WBS con sus propias salas
Reserve una presentación en línea. Configuramos sus salas y sus reglas de reserva, y una institución nueva suele estar en funcionamiento en pocos días.