Fragen
Wise Booking System: Fragen und Antworten
Die Fragen, die Einrichtungen zuerst zu WBS stellen, jeweils in ein, zwei Zeilen beantwortet.
Buchung
Müssen Mitarbeitende etwas installieren?
Nein. WBS läuft in jedem aktuellen Browser auf Computer, Tablet oder Smartphone. Die mobilen Apps sind optional.
Braucht man zum Ansehen der Buchungen ein Konto?
Nein. Die Raumübersicht, die öffentlichen Buchungen, Berichte und Kalender-Feeds können offen sein; die Anmeldung ist nur zum Buchen nötig. Was Besucher sehen dürfen, ist eine Einstellung.
Kann sich eine Buchung wiederholen?
Ja: an aufeinanderfolgenden Tagen, jede Woche, alle zwei oder drei Wochen, monatlich am selben Wochentag oder am selben Datum und alle zwei Monate. Das Formular zeigt vor dem Speichern jeden Termin an.
Was passiert, wenn zwei Personen denselben Raum wollen?
Wer zuerst speichert, hat ihn. Die zweite Person sieht die Kollision vor dem Speichern, mit den freien Zeiten und freien Räumen als Alternativen. Eine Buchung, die auf Genehmigung wartet, gilt bereits als belegt.
Kann eine Buchung von den öffentlichen Bildschirmen ferngehalten werden?
Ja. Eine Buchung kann aus der öffentlichen Übersicht, den Kalendern und dem Signage herausgehalten werden; der Raum bleibt trotzdem gehalten. Eine interne Notiz sehen nur die Mitarbeitenden.
Das Buchungsbüro
Müssen Buchungen genehmigt werden?
Nur, wenn Sie das wollen. Die Genehmigung wird an einer Stelle ein- oder ausgeschaltet; solange sie eingeschaltet ist, warten neue und geänderte Buchungen auf das Buchungsbüro. Viele Einrichtungen lassen nur die Buchungen mancher Räume genehmigen, indem sie diese Räume den Administratoren vorbehalten.
Können manche Personen nur bestimmte Räume buchen?
Ja. Jede Person darf entweder alle Räume buchen oder nur die auf ihrer Seite angehakten; das Buchungsformular bietet dann nur diese an. Jeder Raum gibt außerdem an, wer ihn buchen darf: Administrators, Everyone else oder beide.
Wer pflegt die Räume und die Personen?
Die eigenen Administratoren der Einrichtung, im Browser, hinter dem Dashboard-Symbol in der oberen Leiste: Räume, Gebäude und Bereiche, Ausstattung, Benutzer, Buchungstypen, Administratoren und Microsoft-Anmeldung. Zu Beginn importiert Wise sie aus einer Tabelle.
Sind die Briefe an die Mitarbeitenden in unseren eigenen Worten?
Ja. Die Benachrichtigungen legen fest, wer einen Brief erhält, wenn eine Buchung gemacht, geändert, genehmigt oder abgelehnt wird, und den Wortlaut jedes Briefes - der Buchungsbriefe ebenso wie der Genehmigungs- und Ablehnungsbriefe.
Bildschirme im Gebäude
Was brauchen wir für ein Signage-Display?
Jeden Bildschirm mit Browser - einen Smart-TV, einen Stick oder einen kleinen PC. Öffnen Sie die Adresse des Displays im Vollbild; nichts zu installieren, nichts, das abläuft.
Was ist ein Raumpanel?
Ein Tablet oder Bildschirm neben der Tür eines Raums, das diesen Raum zeigt und sofort bucht. Siehe Raumpanels.
IT, Sicherheit und Daten
Können sich Mitarbeitende mit Microsoft 365 anmelden?
Ja. Nur der eigene Tenant der Einrichtung wird zugelassen, und WBS fragt nur nach openid, profile und email - es liest keine E-Mails, Dateien oder Verzeichnisdaten. Die Rechte kommen immer aus WBS.
Gibt es eine API?
Ja, eine dokumentierte REST API über HTTPS mit JSON: Räume, Buchungstypen, frei und belegt, Buchungen und Genehmigungen, nach denselben Regeln wie das Buchungsformular.
Wo wird es gehostet?
Als Cloud-Dienst, betrieben von Wise Technologies, mit Updates und täglichen Backups. Wo die Richtlinie es verlangt, kann es im eigenen Netzwerk der Einrichtung installiert werden.
Wie steht es um die DSGVO?
Die Einrichtung ist der Verantwortliche und Wise Technologies, ein EU-Unternehmen, der Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist verfügbar. WBS braucht wenig personenbezogene Daten: einen Namen und eine E-Mail-Adresse für die Personen, die buchen.
Welche Sprachen?
Dreizehn, darunter Englisch, Italienisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch; jede Person wählt ihre eigene.
Mehr aus dem Handbuch
Können Personen einen Raum direkt an seiner Tür buchen?
Ja, mit einem Raumpanel: Ein Tablet oder Bildschirm neben der Tür zeigt den Tag des Raums und bucht genau diesen Raum - auf dem Bildschirm selbst oder indem man den QR-Code mit dem Smartphone scannt.
Können die Bildschirme unsere eigenen Plakate und Veranstaltungen zeigen?
Ja. Jedes Display nimmt ein Eck-Logo auf, ein Seitenplakat, das neben den Buchungen stehen bleibt, und eine Vollbildnachricht, die sich mit ihnen abwechselt; ein PDF-Plakat kann unverändert verwendet werden.
Kann WBS erfassen, wer an einer Veranstaltung teilgenommen hat?
Ja, mit dem Wise-Anwesenheitsmodul, auf das WBS vorbereitet ist: ein wechselnder QR-Code auf dem Bildschirm, gescannt mit den eigenen Smartphones der Teilnehmenden, mit Berichten und einem Feed für ein Informationssystem.
Kann ich für einen Kollegen buchen?
Ja: Fügen Sie ihn unter Personen hinzu und tragen Sie seine Adresse in das E-Mail-Feld ein; er erhält den Brief. Die Buchung bleibt von Ihnen änderbar.
Kann eine Buchung privat sein?
Ja. Entfernen Sie das Häkchen bei Show on the public screens oder verwenden Sie einen Buchungstyp, der nicht öffentlich ist: Der Raum ist gehalten, aber niemand sonst sieht, wofür.
Können wir einschränken, wer unsere wertvollsten Räume bucht?
Ja, doppelt: durch die eigene Regel des Raums (Who may book this room: Administrators, Everyone else oder beide) und durch die eigene Raumliste jeder Person. Beides wird vom Server durchgesetzt.
Werden Personen informiert, wenn ihre Buchung genehmigt wird?
Ja, wenn das Buchungsbüro Send a letter to the person angehakt lässt. My bookings zeigt immer den aktuellen Stand.
Können Buchungen in Outlook erscheinen?
Ja: Abonnieren Sie einen beliebigen Raum, eine Person oder eine Auswahl; der Kalender aktualisiert sich selbst.
Können wir ein eigenes Logo und eigene Farben hinzufügen?
Ja: das Logo und sein Link unter Look & feel; jede Person wählt hell oder dunkel und eine Akzentfarbe.
Wie lange dauert der Start?
Meist ein paar Tage, einschließlich Import von Räumen und Personen, Webseiten, Anmeldung, E-Mail und Schulung.
Warum kann ich keinen siebten Buchungstyp hinzufügen?
Eine Buchung hat immer einen von sechs Typen. Die Einrichtung kann Typen weder hinzufügen noch löschen; sie kann sie nur benennen, jedem eine Farbe geben und entscheiden, ob er öffentlich angezeigt wird. Verwenden Sie den Typ, der am besten passt, und benennen Sie ihn unter Administration → Booking types um, wenn der Name nicht passt.
Wie viele Zeilen kann eine Liste zeigen?
Die Listen in der Administration haben ein Filterfeld, Seiten und Rows per page (10, 25, 50 oder 100); der Browser merkt sich Ihre Wahl. Die Leiste My bookings bietet 20, 50 oder 100.
Warum fehlt ein Raum, wenn ich nach Seats ≥ filtere?
Der Filter blendet jeden Raum mit weniger Sitzplätzen als der eingegebenen Zahl aus; er wirkt zusammen mit den Ausstattungshäkchen. Senken Sie die Zahl oder löschen Sie den Filter (die Trichter-Schaltfläche über der Raumübersicht); der Zähler zeigt, wie viele Filter aktiv sind, und “n of N rooms”, wie viele Räume übrig bleiben. Die Sitzplätze werden im Datensatz des Raums eingetragen.
Kann ein Besucher ohne Konto einen Raum buchen?
Ja, wo die Administration es für diesen Raum erlaubt. Der Türbildschirm des Raums bietet dann Book as a guest an: Der Besucher gibt einen Namen, eine E-Mail-Adresse (optional oder verpflichtend, wie die Einrichtung es festlegt), den Zweck, den Tag und die Zeit an. Eine Gastbuchung wartet immer auf das Buchungsbüro, und der Raum wird in der Zwischenzeit gehalten. Ein Raum, der nicht für Gäste geöffnet ist, bietet die Schaltfläche nicht an.
Können wir eigene Bilder, Videos oder Texte auf den Bildschirmen zeigen?
Ja, mit der Nachrichtenfläche: ein Layout aus Zonen, jede mit einem Bild, einem YouTube-Video, einem PDF, HTML oder Text. Sie wird auf den Signage-Displays und auf dem Türbildschirm eines Raums gezeigt.
Lassen sich Räume nach Gebäuden gruppieren?
Ja. Gebäude haben einen Namen und einen Kurzcode und können in Bereiche unterteilt werden; ein Raum gehört zu einem Gebäude und, wenn Sie möchten, zu einem Bereich. Die Raumübersicht listet die Räume nach Bereich und Gebäude auf, zeigt den Code des Gebäudes vor dem Namen jedes Raums und hat einen Building-Filter.
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