Domande
Wise Booking System: domande e risposte
Le domande che le istituzioni fanno per prime su WBS, con risposta in una o due righe ciascuna.
Prenotazione
Il personale deve installare qualcosa?
No. WBS funziona in qualsiasi browser aggiornato su computer, tablet o telefono. Le app mobili sono facoltative.
Per leggere le prenotazioni serve un account?
No. La panoramica delle sale, le prenotazioni pubbliche, i report e i feed dei calendari possono essere aperti; l'accesso serve solo per prenotare. Che cosa possono vedere i visitatori è un'impostazione.
Una prenotazione può ripetersi?
Sì: giorni consecutivi, ogni settimana, ogni due o tre settimane, ogni mese nello stesso giorno della settimana o nella stessa data, e ogni due mesi. Il modulo mostra ogni data prima di salvare.
Che cosa succede quando due persone vogliono la stessa sala?
Chi salva per primo la ottiene. Il secondo vede la sovrapposizione prima di salvare, con le ore libere e le sale libere come alternative. Una prenotazione in attesa di approvazione conta già come occupata.
Una prenotazione può restare fuori dagli schermi pubblici?
Sì. Una prenotazione può essere tenuta fuori dalla panoramica pubblica, dai calendari e dal signage; la sala resta comunque occupata. Una nota interna è visibile solo al personale.
L'ufficio prenotazioni
Le prenotazioni devono essere approvate?
Solo se lo volete. L'approvazione si attiva o disattiva in un unico punto; finché è attiva, le prenotazioni nuove e modificate attendono l'ufficio prenotazioni. Molte istituzioni fanno approvare solo le prenotazioni di alcune sale, lasciando quelle sale agli amministratori.
Alcune persone possono prenotare solo alcune sale?
Sì. Ogni persona può prenotare tutte le sale, oppure solo quelle spuntate nella sua pagina; il modulo di prenotazione offre allora solo quelle. Ogni sala indica anche chi può prenotarla: Administrators, Everyone else o entrambi.
Chi gestisce le sale e le persone?
Gli amministratori dell'istituzione, nel browser, dietro l'icona del pannello di controllo nella barra superiore: sale, edifici e sezioni, attrezzature, utenti, tipi di prenotazione, amministratori e accesso con Microsoft. All'inizio Wise li importa da un foglio di calcolo.
Le lettere al personale sono scritte con le nostre parole?
Sì. Le notifiche decidono chi riceve una lettera quando una prenotazione viene fatta, modificata, approvata o rifiutata, e le parole di ogni lettera, sia quelle di prenotazione sia quelle di approvazione e di rifiuto.
Schermi nell'edificio
Che cosa serve per un display signage?
Qualsiasi schermo con un browser: una smart TV, una chiavetta o un piccolo PC. Aprite l'indirizzo del display a schermo intero; niente da installare, niente che scada.
Che cos'è un pannello di sala?
Un tablet o uno schermo accanto alla porta di una sala che mostra quella sala e la prenota sul momento. Vedete i pannelli di sala.
IT, sicurezza e dati
Il personale può accedere con Microsoft 365?
Sì. Viene ammesso solo il tenant dell'istituzione e WBS richiede solo openid, profile ed email: non legge posta, file o dati della directory. I diritti provengono sempre da WBS.
Esiste un'API?
Sì, un'API REST documentata su HTTPS con JSON: sale, tipi di prenotazione, libero e occupato, prenotazioni e approvazioni, con le stesse regole del modulo di prenotazione.
Dove è ospitato?
Come servizio cloud gestito da Wise Technologies, con aggiornamenti e backup giornalieri. Dove la normativa lo richiede, può essere installato nella rete dell'istituzione.
E il GDPR?
L'istituzione è il titolare del trattamento e Wise Technologies, un'azienda dell'UE, il responsabile; è disponibile un accordo sul trattamento dei dati. WBS richiede pochi dati personali: un nome e un indirizzo e-mail per chi prenota.
Quali lingue?
Tredici, tra cui inglese, italiano, tedesco, francese, spagnolo e portoghese; ciascuno sceglie la propria.
Altro dal manuale
Si può prenotare una sala restando davanti alla sua porta?
Sì, con un pannello di sala: un tablet o uno schermo accanto alla porta mostra la giornata della sala e prenota quella sola sala, sullo schermo stesso o inquadrando il suo codice QR con un telefono.
Gli schermi possono mostrare le nostre locandine e i nostri eventi?
Sì. Ogni display accetta un logo d'angolo, una locandina laterale che resta accanto alle prenotazioni e un messaggio a schermo intero che si alterna con esse; una locandina in PDF si può usare così com'è.
WBS può registrare chi ha partecipato a una sessione?
Sì, con il modulo presenze di Wise, per il quale WBS è predisposto: un codice QR a rotazione sullo schermo, inquadrato con i telefoni dei partecipanti, con report e un feed per un sistema informativo.
Posso prenotare per un collega?
Sì: aggiungetelo tra le persone e inserite il suo indirizzo nella casella e-mail; riceverà la lettera. La prenotazione resta vostra da modificare.
Una prenotazione può essere privata?
Sì. Togliete la spunta a Show on the public screens, oppure usate un tipo di prenotazione non pubblico: la sala è occupata, ma nessun altro vede per che cosa.
Possiamo limitare chi prenota le nostre sale più preziose?
Sì, in due modi: la regola della sala (Who may book this room: Administrators, Everyone else o entrambi) e l'elenco di sale di ciascuna persona. Entrambi sono applicati dal server.
Le persone saranno avvisate quando la loro prenotazione viene approvata?
Sì, quando l'ufficio prenotazioni lascia spuntato Send a letter to the person. My bookings mostra sempre lo stato attuale.
Le prenotazioni possono comparire in Outlook?
Sì: abbonatevi a qualsiasi sala, persona o selezione; il calendario si aggiorna da solo.
Possiamo aggiungere il nostro logo e i nostri colori?
Sì: il logo e il suo collegamento sotto Look & feel; ciascuno sceglie chiaro o scuro e un colore d'accento.
Quanto tempo ci vuole per iniziare?
Di solito pochi giorni, compresi l'importazione di sale e persone, le pagine web, l'accesso, la posta e la formazione.
Perché non posso aggiungere un settimo tipo di prenotazione?
Una prenotazione ha sempre uno di sei tipi. L'istituzione non può aggiungere né eliminare tipi; può solo dare loro un nome, assegnare a ciascuno un colore e decidere se è visibile al pubblico. Usate il tipo che si avvicina di più e, se il nome non vi si adatta, rinominatelo in Administration → Booking types.
Quante righe può mostrare un elenco?
Gli elenchi dell'amministrazione hanno una casella di filtro, pagine e Rows per page (10, 25, 50 o 100); il browser ricorda la vostra scelta. La colonna My bookings offre 20, 50 o 100.
Perché manca una sala quando filtro per Seats ≥?
Il filtro nasconde ogni sala con meno posti del numero digitato; funziona insieme alle caselle delle attrezzature. Abbassate il numero o cancellate il filtro (il pulsante a imbuto sopra la panoramica delle sale); il badge indica quanti filtri sono attivi e «n of N rooms» quante sale restano. I posti si inseriscono nella scheda della sala.
Un visitatore senza account può prenotare una sala?
Sì, dove l'amministratore lo consente per quella sala. Il pannello alla porta della sala offre allora Book as a guest: il visitatore indica un nome, un indirizzo e-mail (facoltativo od obbligatorio, a seconda di ciò che decide l'istituzione), il motivo, il giorno e le ore. La prenotazione di un ospite attende sempre l'ufficio prenotazioni e nel frattempo la sala resta occupata. Una sala non aperta agli ospiti non offre il pulsante.
Possiamo mettere sugli schermi le nostre immagini, i nostri video o i nostri testi?
Sì, con l'area messaggi: una disposizione di zone, ciascuna con un'immagine, un video YouTube, un PDF, HTML o testo. Viene mostrata sui display signage e sul pannello alla porta di una sala.
Le sale si possono raggruppare per edificio?
Sì. Gli edifici hanno un nome e un codice breve e possono essere divisi in sezioni; una sala appartiene a un edificio e, se volete, a una sezione. La panoramica delle sale elenca le sale per sezione ed edificio, mostra il codice dell'edificio davanti al nome di ogni sala e ha un filtro Building.
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