Questions
Wise Booking System : questions et réponses
Les questions que posent d’abord les établissements sur WBS, avec une ou deux lignes de réponse chacune.
Réservation
Le personnel doit-il installer quelque chose ?
Non. WBS fonctionne dans tout navigateur récent, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Les applications mobiles sont facultatives.
Faut-il un compte pour consulter les réservations ?
Non. La vue d’ensemble des salles, les réservations publiques, les rapports et les flux de calendrier peuvent être ouverts ; la connexion ne sert qu’à réserver. Ce que les visiteurs peuvent voir est un paramètre.
Une réservation peut-elle se répéter ?
Oui : jours consécutifs, chaque semaine, toutes les deux ou trois semaines, chaque mois le même jour de la semaine ou à la même date, et tous les deux mois. Le formulaire montre chaque date avant d’enregistrer.
Que se passe-t-il quand deux personnes veulent la même salle ?
La première qui enregistre l’obtient. La seconde voit le conflit avant d’enregistrer, avec les heures libres et les salles libres en alternative. Une réservation en attente de validation compte déjà comme prise.
Une réservation peut-elle rester hors des écrans publics ?
Oui. Une réservation peut être gardée hors de la vue d’ensemble publique, des calendriers et de l’affichage ; la salle reste retenue. Une note interne n’est vue que par le personnel.
Le service des réservations
Les réservations doivent-elles être validées ?
Seulement si vous le souhaitez. La validation s’active ou se désactive en un seul endroit ; tant qu’elle est activée, les réservations nouvelles et modifiées attendent le service des réservations. Beaucoup d’établissements ne valident que les réservations de certaines salles, en laissant les autres aux administrateurs.
Certaines personnes peuvent-elles ne réserver que certaines salles ?
Oui. Chaque personne peut réserver toutes les salles, ou seulement celles cochées sur sa page ; le formulaire de réservation ne propose alors que celles-ci. Chaque salle indique aussi qui peut la réserver : Administrators, Everyone else ou les deux.
Qui tient à jour les salles et les personnes ?
Les administrateurs de l’établissement, dans le navigateur, derrière l’icône du tableau de bord dans la barre du haut : salles, bâtiments et sections, équipements, utilisateurs, types de réservation, administrateurs et connexion Microsoft. Au départ, Wise les importe à partir d’un tableur.
Les courriers au personnel sont-ils rédigés avec nos mots ?
Oui. Les notifications décident qui reçoit un courrier lorsqu’une réservation est faite, modifiée, validée ou refusée, ainsi que les mots de chaque courrier - les courriers de réservation comme ceux de validation et de refus.
Écrans dans le bâtiment
De quoi avons-nous besoin pour un écran d’affichage ?
De tout écran doté d’un navigateur - un téléviseur connecté, une clé ou un petit PC. Ouvrez l’adresse de l’écran en plein écran ; rien à installer, rien qui expire.
Qu’est-ce qu’un panneau de salle ?
Une tablette ou un écran à côté de la porte d’une salle, qui montre cette salle et la réserve sur place. Voir les panneaux de salle.
Informatique, sécurité et données
Le personnel peut-il se connecter avec Microsoft 365 ?
Oui. Seul le tenant propre à l’établissement est admis, et WBS ne demande que openid, profile et email - il ne lit ni courrier, ni fichiers, ni données d’annuaire. Les droits viennent toujours de WBS.
Y a-t-il une API ?
Oui, une API REST documentée sur HTTPS avec JSON : salles, types de réservation, libre et occupé, réservations et validations, sous les mêmes règles que le formulaire de réservation.
Où est-il hébergé ?
Sous forme de service cloud exploité par Wise Technologies, avec mises à jour et sauvegardes quotidiennes. Si la politique de l’établissement l’exige, il peut être installé dans son propre réseau.
Qu’en est-il du RGPD ?
L’établissement est le responsable du traitement et Wise Technologies, entreprise de l’UE, le sous-traitant ; un accord de traitement des données est disponible. WBS a besoin de peu de données personnelles : un nom et une adresse e-mail pour les personnes qui réservent.
Quelles langues ?
Treize, dont l’anglais, l’italien, l’allemand, le français, l’espagnol et le portugais ; chacun choisit la sienne.
Plus dans le manuel
Peut-on réserver une salle depuis sa porte ?
Oui, avec un panneau de salle : une tablette ou un écran près de la porte montre la journée de la salle et réserve cette seule salle – sur l’écran lui-même ou en scannant son code QR avec un téléphone.
Les écrans peuvent-ils montrer nos propres affiches et événements ?
Oui. Chaque écran accepte un logo de coin, une affiche latérale qui reste à côté des réservations, et un message plein écran qui alterne avec elles ; une affiche PDF peut être utilisée telle quelle.
WBS peut-il enregistrer qui a assisté à une séance ?
Oui, avec le module de présence de Wise, pour lequel WBS est préparé : un code QR rotatif à l’écran, scanné avec les téléphones des participants, avec des rapports et un flux pour un système d’information.
Puis-je réserver pour un collègue ?
Oui : ajoutez-le sous les personnes et saisissez son adresse dans la case e-mail ; il reçoit le courrier. La réservation reste à vous pour la modifier.
Une réservation peut-elle être privée ?
Oui. Décochez Show on the public screens, ou utilisez un type de réservation qui n’est pas public : la salle est retenue, mais personne d’autre ne voit de quoi il s’agit.
Peut-on limiter qui réserve nos salles les plus précieuses ?
Oui, de deux façons : la règle propre à la salle (Who may book this room : Administrators, Everyone else ou les deux) et la liste de salles de chaque personne. Les deux sont appliquées par le serveur.
Les personnes seront-elles informées quand leur réservation est validée ?
Oui, lorsque le service des réservations laisse coché Send a letter to the person. My bookings montre toujours l’état actuel.
Les réservations peuvent-elles apparaître dans Outlook ?
Oui : abonnez-vous à une salle, une personne ou une sélection ; le calendrier se met à jour tout seul.
Pouvons-nous ajouter notre propre logo et nos couleurs ?
Oui : le logo et son lien sous Look & feel ; chacun choisit le mode clair ou sombre et une couleur d’accent.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Généralement quelques jours, y compris l’import des salles et des personnes, les pages web, la connexion, le courrier et la formation.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter un septième type de réservation ?
Une réservation a toujours l’un de six types. L’établissement ne peut ni ajouter ni supprimer de types ; il peut seulement les nommer, donner une couleur à chacun et décider s’il est montré au public. Utilisez le type le plus proche, et renommez-le sous Administration → Booking types si le nom ne vous convient pas.
Combien de lignes une liste peut-elle afficher ?
Les listes de l’Administration ont une zone de filtre, des pages et Rows per page (10, 25, 50 ou 100) ; le navigateur mémorise votre choix. Le volet My bookings propose 20, 50 ou 100.
Pourquoi une salle manque-t-elle quand je filtre par Seats ≥ ?
Le filtre masque toute salle ayant moins de places que le nombre saisi ; il agit avec les cases d’équipements. Baissez le nombre ou effacez le filtre (le bouton en entonnoir au-dessus de la vue d’ensemble des salles) ; le badge indique combien de filtres sont actifs et “n of N rooms” combien de salles restent. Les places se saisissent dans la fiche de la salle.
Un visiteur sans compte peut-il réserver une salle ?
Oui, là où l’administrateur l’autorise pour cette salle. L’écran de porte de la salle propose alors Book as a guest : le visiteur indique un nom, une adresse e-mail (facultative ou obligatoire, selon la décision de l’établissement), l’objet, le jour et les heures. Une réservation d’invité attend toujours le service des réservations, et la salle est entre-temps retenue. Une salle non ouverte aux invités ne propose pas ce bouton.
Pouvons-nous mettre nos propres images, vidéos ou textes sur les écrans ?
Oui, avec le canevas de messages : une disposition de zones contenant chacune une image, une vidéo YouTube, un PDF, du HTML ou du texte. Il s’affiche sur les écrans d’affichage et sur l’écran de porte d’une salle.
Peut-on regrouper les salles par bâtiment ?
Oui. Les bâtiments ont un nom et un code court et peuvent être divisés en sections ; une salle appartient à un bâtiment et, si vous le souhaitez, à une section. La vue d’ensemble des salles les classe par section et par bâtiment, affiche le code du bâtiment devant le nom de chaque salle et a un filtre Building.
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