Administravimas
Savarankiškas administravimas už vienos valdymo skydelio piktogramos
Viską, ką įstaiga laiko rezervavimui, naršyklėje tvarko jos pačios administratoriai: patalpas, pastatus, įrangą, naudotojus, rezervacijos tipus, administratorius ir prisijungimą per Microsoft, viename lange su aštuoniais skirtukais. Jokios kitos programos diegti nereikia.
Sistemos būsena vienu žvilgsniu
Valdymo skydelio piktograma – keturios mažos plytelės – prisijungusiam administratoriui yra viršutinės juostos kairėje, šalia logotipo. Ji atveria Administration: vieną langą su aštuoniais skirtukais – Overview, Approvals, Rooms, Users, Room setup, Booking types, Access ir Settings – o skirtukų juosta lieka toje pačioje vietoje kiekviename. Room setup turi tris savo skirtukus – Equipment, Buildings ir Sections – o Access du – Administrators ir Microsoft sign-in. Overview turi korteles, kurios skaičiuoja laukiančias rezervacijas, patalpas, naudotojus, įrangą ir rezervacijos tipus, skaičiuoja administratorius ir parodo, ar prisijungimas per Microsoft įjungtas; kiekviena kortelė atveria savo skirtuką. Ženkliukas rodo, kiek rezervacijų laukia sprendimo.
Kiekvienas sąrašas veikia vienodai
Approvals, Rooms, Users, Equipment ir Administrators yra sąrašai, ir visi jie elgiasi vienodai, todėl nieko nereikia mokytis du kartus.
- Filtro langelis virš sąrašo siaurina jį jums renkant
- Sąrašas suskirstytas į puslapius, su Rows per page – 10, 25, 50 arba 100 – o naršyklė įsimena Jūsų pasirinkimą
- Pavadinimas atveria įrašą; mygtukas viršuje prideda naują
- Telefone viršutinė juosta yra dvi trumpos eilutės: logotipas su valdymo skydelio piktograma ir mygtukai pagalbai, atnaujinimui, temai ir meniu virš kalbos, Booking ir įstaigos pavadinimo
Rooms
Kiekviena patalpa turi pavadinimą ir kodą, vietų skaičių, pastatą ir skyrių, kuriam priklauso, neprivalomą el. pašto adresą (prižiūrėtojas ar technikas tada gauna laišką apie kiekvieną joje esančią rezervaciją), ar ji rodoma viešai, kokia tai patalpa, jos įrangą, ar lankytojas gali ją rezervuoti kaip svečias jos durų ekrane, ir kas gali ją rezervuoti: Administrators, Everyone else arba abu. Pažymėkite vien Administrators ir patalpa paliekama rezervacijų biurui. Vienu nustatymu patalpų apžvalga rašo vietų skaičių po patalpos pavadinimo, kaip Lecture Hall A (45). Patalpos, turinčios rezervacijų, ištrinti negalima; WBS pasako, kiek jų trukdo.
Pastatai ir skyriai
Room setup turi tris savo sąrašus: Equipment, Buildings ir Sections. Pastatas turi pavadinimą ir trumpą kodą; skyrius toliau grupuoja patalpas. Patalpa priklauso pastatui ir, jei įstaiga nori, skyriui.
Tada patalpų apžvalga išvardija patalpas pagal skyrių ir pastatą, prieš kiekvienos patalpos pavadinimą rodo pastato kodą ir šalia piltuvėlio turi Building filtrą – taigi įstaiga su keliais pastatais patalpą randa pagal tai, kur ji yra.
Naudotojai ir patalpos, kurias kiekvienas gali rezervuoti
Naudotojo įraše yra vardas, el. pašto adresas – naudotojo vardas, rezervacijos laiškų adresas ir tas, su kuriuo suderinamas prisijungimas per Microsoft – ir viena bendra žyma, What this person is: Administrator arba Everyone else. Jame taip pat yra patalpos, kurias asmuo gali rezervuoti: visos arba tik pažymėtos – asmeninis apribojimas, veikiantis kartu su kiekvienos patalpos taisykle. Patikimo asmens rezervacijoms patvirtinimas gali būti praleistas.
Booking types: šeši tipai, kuriuos pavadina įstaiga
Kiekviena rezervacija yra vieno iš šešių tipų. Įstaiga negali pridėti ar ištrinti tipų, bet pavadina kiekvieną, suteikia jam spalvą – spalvotą rezervacijos kraštą patalpų apžvalgoje ir My bookings – ir nusprendžia, ar jį mato visuomenė, todėl vidinis tipas lieka vidinis. Prie kiekvieno tipo WBS rodo, kiek rezervacijų jį naudoja, ir kiekvienas turi savo mygtuką Save. Du iš šešių turi reikšmę, kuria remiasi programinė įranga – vienas užblokuoja patalpą kaip nepasiekiamą – ir juos galima pervardyti bei perspalvinti, bet ne keisti, ką jie daro.
Equipment
Žodžiai, kuriais aprašomos patalpos – projektorius, mikrofonai, vaizdo konferencijos – laikomi skiltyje Room setup. Pervadinus žodį, jis pervadinamas visur; prie kiekvieno žodžio rodoma, kiek patalpų jį turi. Darbuotojai pagal jį filtruoja patalpų apžvalgą kartu su mažiausiu vietų skaičiumi.
Access: administratoriai, slaptažodžiai ir prisijungimas per Microsoft
Skirtukas Access turi du savo skirtukus: Administrators ir Microsoft sign-in. Asmuo tampa administratoriumi pažymėjus Administrator jo įraše – vienintelę asmens bendrą žymą. Administratoriai nustato slaptažodžius (mažiausiai dešimt simbolių; veikiančio pakeitimas yra atskiras, sąmoningas veiksmas), paskiria esamą asmenį administratoriumi arba sukuria naują, kuris tik administruoja. Niekas negali pašalinti savo paties žymos, o paskutinio administratoriaus pašalinti negalima. Jokiame ekrane ir jokiame API atsakyme slaptažodis niekada nerodomas.
Settings yra tame pačiame lange
Settings yra paskutinis Administration skirtukas su savo antra skirtukų eilute: Settings, Report header, Room overview, Look and feel, Signage displays, Notifications ir Export settings. Čia yra patvirtinimas, kas gali rezervuoti, savaitės forma, vietų skaičius po patalpos pavadinimo, logotipas ir kalba, o rezervacijos laiškai bei patvirtinimo ir atmetimo laiškai formuluojami skiltyje Notifications. Kiekvienas jungiklis turi klaustuką, kuris paaiškina jį ekrane.
Kiekvienas pakeitimas tikrinamas dukart
Ekranai patys nieko nenusprendžia: kiekvieną išsaugojimą serveris patikrina iš naujo pagal tas pačias taisykles, o atsisakymas yra sakinys, kuris pasako, ką pakeisti. Kai du administratoriai tuo pačiu metu redaguoja tą pačią patalpą, antrajam parodoma pirmojo versija, o ne perrašoma.
Skirtukų juosta lieka toje pačioje vietoje kiekviename skirtuke – ir patalpos ar asmens įrašo puslapyje – todėl niekada nereikia svarstyti, kur esate.
Pamatykite WBS su savo patalpomis
Užsisakykite internetinę prezentaciją. Sukonfigūruojame Jūsų patalpas ir rezervavimo taisykles, o nauja įstaiga paprastai pradeda veikti per kelias dienas.