Validations
La validation, quand le contrôle central compte
La validation est facultative et s’active en un seul endroit. Les réservations nouvelles et modifiées attendent alors le service des réservations - en occupant déjà leur salle - jusqu’à ce qu’il les confirme ou les refuse.
Cocher, décider, terminé
La liste contient exactement les réservations qui attendent une décision, la date la plus proche d’abord, avec quand, quoi, salles et personnes, et qui a réservé. Cochez-les - ou toutes à la fois - et décidez. Comme toute liste de l’administration, elle a une zone de filtre et Rows per page. Un badge indique combien de réservations attendent une décision.
Trois décisions
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Confirm | Les réservations sont acceptées et apparaissent partout à la fois. |
| Deny, keep booking | La personne est informée du refus, mais la réservation reste, en occupant la salle le temps que quelqu’un règle l’affaire. |
| Deny and delete | Refusée et supprimée. WBS demande d’abord confirmation ; cela ne peut pas être annulé. |
Un courrier par personne
Send a letter to the person (activé par défaut) informe chaque auteur de la décision - un courrier par personne, quel que soit le nombre de ses réservations dans le lot. Une phrase de votre cru peut être ajoutée : la salle est en travaux de peinture cette semaine-là transforme un refus en réponse. Décochez-le pour vider un ancien arriéré.
La formulation des courriers de validation et de refus est celle de l’établissement : un objet et un texte pour chacun, définis sous Settings, Notifications.
- Une réservation en attente n’est vue que par son auteur et par les administrateurs
- Elle occupe déjà sa salle : personne d’autre ne peut réserver la même heure pendant qu’elle attend
- Une réservation modifiée attend de nouveau ; la salle reste retenue
- Les réservations d’une personne de confiance peuvent passer sans file d’attente
Les courriers avec les mots de l’établissement
Sous Settings, Notifications, les courriers de validation et de refus ont un bloc propre : un objet et un texte pour chacun, à partir de la formulation intégrée. Changez les mots, utilisez les variables <NAME>, <BOOKINGS>, <NOTE> et <SCHOOL> pour insérer dans le texte la personne, les réservations, votre propre phrase et l’établissement, puis enregistrez. Back to the built-in letter supprime la version de l’établissement, et le texte intégré suit toute amélioration ultérieure. Une variable mal orthographiée est refusée à l’enregistrement et n’atteint donc jamais un destinataire.
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