Cjeloviti vodič
Kako izraditi sveučilišni raspored
Proces, onim redoslijedom kojim se stvarno odvija, uz pošteno označene dijelove koji troše najviše vremena. Napisano za referade i referente za raspored, a ne za informatičare.
Prije svega ostalog: odlučite što znači jedan raspored
Prva odluka je strukturna i gotovo svatko je barem jednom pogriješi. Jedan raspored treba pokrivati sve što dijeli resurse. Ako dva fakulteta koriste iste prostorije, isto osoblje ili iste kolegije, pripadaju u jedan raspored čak i ako u praksi raspoređuju neovisno.
Njihovo razdvajanje daje dva rasporeda koje treba ručno usklađivati svaki put kad se bilo koji promijeni, a to je upravo posao koji želite ukloniti. Razdvajajte samo ondje gdje je granica stvarna: bez zajedničkih prostorija, bez zajedničkog osoblja, s odvojenom objavom.
Šest faza
Izgradite strukturu
Programi, godine, područja studija, kolegiji i hijerarhija koja ih povezuje. To je kostur o kojem sve ostalo visi i pogreška u njemu skupa je za kasnije ispravljanje. Uvezite ga iz studentskog informacijskog sustava ako možete.
Učitajte resurse
Prostorije sa stvarnim kapacitetima i opremom, zgrade sa stvarnim vremenima putovanja između njih, nastavnici s odsjecima i nastavnim opterećenjem. Uprava za objekte i ljudski resursi obično imaju bolje podatke nego ured za raspored.
Prikupite dostupnost
Faza koja pojede kalendar. Nemojte je raditi e-poštom. Otvorite web sustav rezervacija svom nastavnom osoblju i pustite ih da sami unesu svoje slobodne sate, a zatim jednim automatskim podsjetnikom, a ne stotinom telefonskih poziva, potjerajte one koji se ne odazovu.
Definirajte ograničenja
Odvojite pravila koja se nikad ne smiju prekršiti od želja koje biste željeli zadovoljiti. Tretiranje svake želje kao apsolutne najčešći je pojedinačni razlog zašto se raspored pokaže nerješivim.
Generirajte, pa se raspravljajte s njim
Zaključajte sve što se doista ne može pomaknuti, generirajte i pogledajte što je ispalo. Izradite dvije ili tri varijante s različitim prioritetima i usporedite ih po podacima o iskorištenosti i opterećenju, a ne po dojmu.
Provjerite, pa objavite
Pustite nastavnike da provjere vlastite rasporede prije objave — mnogo je jeftinije ispraviti prigovor sada nego u prvom tjednu. Zatim objavite na svim kanalima odjednom iz jednog izvora.
Kamo vrijeme zapravo odlazi
Ne ondje gdje većina ustanova očekuje.
Zamolite ured za raspored da procijeni trud i obično će generiranje i rješavanje sukoba opisati kao teški dio. Izmjerite i odgovor je gotovo uvijek prikupljanje dostupnosti: dva do tri tjedna jurenja, praćeno ručnim unosom podataka, praćeno ispravcima koji stižu nakon što se tablica zatvorila.
Zato samoposlužno unošenje raspoloživosti mijenja račun više nego bilo koje poboljšanje algoritma. Ako generiranje već traje manje od minute, ubrzavanje ne donosi ništa. Uklanjanje trotjedne faze prikupljanja štedi tri tjedna.
Drugi najveći potrošač vremena je integracija sa sustavima koji nisu osmišljeni za međusobnu komunikaciju. Planirajte je izričito i na vrijeme saznajte koji od Vaših sustava imaju upotrebljiv API.
Česte pogreške
- Tretiranje želja kao tvrdih ograničenja. Ako je sve neprikosnoveno, ništa se ne može riješiti, a sljedeća dva tjedna provest ćete poništavajući vlastita pravila.
- Prikupljanje raspoloživosti e-poštom. Ne skalira se preko četrdesetak djelatnika, a podaci zastare prije nego što se unesu.
- Dijeljenje jednog rasporeda na više njih. Svaki zajednički resurs pretvara se u ručno usklađivanje koje ćete raditi svaki tjedan.
- Objava prije nego što nastavnici provjere. Prigovori koji stignu nakon objave koštaju mnogo više od onih koji stignu prije nje.
- Objava PDF-a. Studenti ga u rujnu snime zaslonom i još ga gledaju u ožujku, tri promjene dvorane kasnije.
- Nikad ne mjeriti iskorištenost. Raspoređujete dva najskuplja resursa svoje ustanove, a ne dobivate nikakve podatke o tome koliko dobro.
Realan vremenski okvir
Kod prve implementacije cloud infrastruktura može biti pokrenuta za jedan dan, a obuka traje tri do pet dana. Cijeli ciklus — struktura, resursi, raspoloživost, ograničenja, generiranje, provjera, objava — obično traje nekoliko tjedana, a određuju ga Vaši podaci i integracije, a ne softver.
U sljedećim godinama znatno je kraći jer se prošlogodišnja struktura prenosi, a pažnju traže samo promjene.
Želite vidjeti kako to radi?
Rezervirajte 45-minutnu online prezentaciju i proći ćemo kroz nju na primjeru raspoređivanja Vaše vlastite ustanove.