Išsamus vadovas
Kaip sudaryti universiteto tvarkaraštį
Procesas ta tvarka, kuria jis iš tikrųjų vyksta, sąžiningai pažymint dalis, kurios atima daugiausia laiko. Parašyta registratoriams ir tvarkaraščių pareigūnams, o ne informatikams.
Pirmiausia: nuspręskite, ką reiškia vienas tvarkaraštis
Pirmasis sprendimas yra struktūrinis, ir beveik visi bent kartą apsiriks. Vienas tvarkaraštis turėtų apimti viską, kas dalijasi ištekliais. Jei du fakultetai naudoja tas pačias auditorijas, tuos pačius darbuotojus ar tuos pačius modulius, jie turi būti viename tvarkaraštyje, net jei praktiškai planuoja nepriklausomai.
Juos suskaidžius gaunami du tvarkaraščiai, kuriuos reikia derinti ranka kaskart, kai kuris nors pasikeičia, o tai būtent tas darbas, kurį bandote pašalinti. Skaidykite tik ten, kur riba tikra: jokių bendrų auditorijų, jokių bendrų darbuotojų, atskiras skelbimas.
Šeši etapai
Sukurkite struktūrą
Programos, kursai, studijų sritys, moduliai ir hierarchija, juos jungianti. Tai karkasas, nuo kurio kabo viskas kita, o jo klaidos vėliau brangiai taisyti. Importuokite jį iš savo studentų informacinės sistemos, jei galite.
Įkelkite išteklius
Auditorijos su tikromis talpomis ir įranga, pastatai su tikrais kelionės laikais tarp jų, dėstytojai su savo katedromis ir dėstymo krūviais. Nekilnojamasis turtas ir personalas paprastai turi geresnius duomenis nei tvarkaraščių biuras.
Surinkite prieinamumą
Etapas, kuris suėda kalendorių. Nedarykite to el. paštu. Atverkite dėstančiam personalui interneto rezervavimo sistemą ir leiskite jiems patiems įvesti savo laisvas valandas, tada vaikykitės neatsakiusių vienu automatiniu priminimu, o ne šimtu skambučių.
Apibrėžkite apribojimus
Atskirkite taisykles, kurios niekada negali būti sulaužytos, nuo pageidavimų, kuriuos norėtumėte patenkinti. Kiekvieno pageidavimo traktavimas kaip absoliutaus yra dažniausia priežastis, kodėl tvarkaraštis pasirodo neišsprendžiamas.
Generuokite, tada ginčykitės su rezultatu
Užrakinkite viską, kas tikrai negali judėti, generuokite ir pažiūrėkite, kas išėjo. Sukurkite du ar tris variantus su skirtingais prioritetais ir palyginkite juos pagal išnaudojimo ir krūvio skaičius, o ne pagal įspūdį.
Patikrinkite, tada skelbkite
Leiskite dėstytojams patikrinti savo tvarkaraščius prieš paskelbimą — daug pigiau išspręsti prieštaravimą dabar nei pirmąją savaitę. Tada skelbkite į visus kanalus vienu metu iš vieno šaltinio.
Kur iš tikrųjų dingsta laikas
Ne ten, kur tikisi dauguma įstaigų.
Paprašykite tvarkaraščių biuro įvertinti pastangas ir jie dažniausiai kaip sunkiausią dalį apibūdins generavimą ir konfliktų sprendimą. Išmatuokite ir atsakymas beveik visada yra prieinamumo rinkimas: dvi ar trys savaitės vaikymosi, po to rankinis duomenų įvedimas, po to pataisymai, atkeliaujantys uždarius skaičiuoklę.
Todėl savitarnos prieinamumas keičia skaičiavimus labiau nei bet koks algoritmo patobulinimas. Jei generavimas jau trunka mažiau nei minutę, jo pagreitinimas nieko neuždirba. Panaikinus trijų savaičių duomenų rinkimo etapą, sutaupomos trys savaitės.
Antras pagal dydį laiko vartotojas yra integracija su sistemomis, kurios nebuvo sukurtos tarpusavyje bendrauti. Numatykite tam atskirą biudžetą ir iš anksto išsiaiškinkite, kurios Jūsų sistemos turi naudotinas API.
Dažniausios klaidos
- Pageidavimų laikymas griežtais apribojimais. Jei viskas neliečiama, nieko neįmanoma išspręsti, o artimiausias dvi savaites praleisite perrašinėdami savo pačių taisykles.
- Prieinamumo rinkimas el. paštu. Tai netinka, kai personalo daugiau nei apie keturiasdešimt žmonių, o duomenys pasensta dar prieš juos įvedant.
- Vieno tvarkaraščio skaidymas į kelis. Kiekvienas bendras išteklius virsta rankiniu suderinimu, kurį darysite kas savaitę.
- Skelbimas, kol dėstytojai nepatikrino. Prieštaravimai, gauti po paskelbimo, kainuoja gerokai daugiau nei gauti prieš jį.
- PDF paskelbimas. Studentai jį nufotografuoja rugsėjį ir vis dar žiūri į jį kovą, po trijų auditorijų pakeitimų.
- Niekada nematuoti išnaudojimo. Planuojate dvi brangiausias savo institucijos išteklių rūšis ir negaunate jokių duomenų apie tai, kaip gerai tai daroma.
Realistiškas laiko planas
Pirmą kartą diegiant, debesijos infrastruktūra gali veikti per dieną, o mokymai trunka nuo trijų iki penkių dienų. Visas ciklas — struktūra, ištekliai, prieinamumas, apribojimai, generavimas, patikra, paskelbimas — paprastai trunka kelias savaites, o jo trukmę lemia Jūsų duomenys ir integracijos, ne programinė įranga.
Vėlesniais metais jis gerokai trumpesnis, nes praėjusių metų struktūra perkeliama, o dėmesio reikia tik pakeitimams.
Norite pamatyti, kaip tai veikia?
Užsisakykite 45 minučių trukmės internetinę prezentaciją, ir mes viską peržiūrėsime remdamiesi Jūsų institucijos tvarkaraščių sudarymo uždaviniu.