Masovna e-pošta koja je stvarno personalizirana

Što se šalje i kada

• Personalizirani rasporedi nastavnicima na početku svakog semestra
• Personalizirani rasporedi studentskim grupama
• Obavijesti o promjenama točno onim osobama koje promjena zahvaća
• Potvrde, odobrenja i odbijanja rezervacija
• Automatski podsjetnici nastavnicima koji nisu unijeli svoju dostupnost
• Podsjetnici na raspored prije nastave

Od koga dolaze pisma

Pismo na koje nastavnik ne može odgovoriti pola je pisma. Kamo idu odgovori odluka je škole, donesena na jednoj kartici.

Svako pismo koje web aplikacija šalje — pisma o rezervacijama, odgovori na rezervacije koje trebaju odobrenje, probna pisma — prolazi kroz jednu odluku, koju administratori donose pod Settings ▸ Notifications na rasporedu same škole. Od sustava Wise Timetable 15.4.76 tako je i s pismima koja planer šalje s desktopa.

Postoje tri odgovora. Ako ništa nije ispunjeno, pisma odlaze iz poštanskog sandučića sustava Wise Timetable, a odgovori stižu nama. S adresom za odgovore i dalje odlaze iz našeg sandučića, ali odgovori idu uredu za raspored — bez lozinke, bez ičega za postaviti drugdje, a za većinu škola to je cijeli odgovor. S ispunjenim vlastitim poštanskim sandučićem škole, u retku Pošiljatelj je njezina vlastita adresa, a odgovori su njezini.

Desktop nikad ne sazna lozinku tog sandučića: svako gotovo pismo predaje poslužitelju sustava Wise Timetable preko uobičajenog web priključka, a poslužitelj ga šalje računom škole — pa mreža sveučilišta koja blokira izlazne poštanske priključke prestaje biti važna. Tjedno pismo nastavnicima prelazi na isti put sljedećim izdanjem poštanskog poslužitelja; do tada odlazi iz sandučića sustava Wise Timetable.

• Svaki poštanski poslužitelj koji prima lozinku. Microsoft 365 je smtp.office365.com, priključak 587, STARTTLS; Gmail i Google Workspace su smtp.gmail.com, 465 sa SSL-om ili 587 sa STARTTLS-om. Lozinka aplikacije bolja je od svakodnevne lozinke sandučića.
• Lozinka se upisuje jednom i nikad se više ne prikazuje — ni na tom zaslonu ni igdje drugdje — jer je zapečaćena ključem koji postoji samo na našem poslužitelju.
• Jedna probna e-poruka govori istinu. Odlazi točno kroz spremljene postavke, a odbijanje se prikazuje crveno, riječ po riječ, dok pismo opet ne prođe.
• Microsoft 365: najprije pitajte IT. Mnoge organizacije isključuju slanje lozinkom (SMTP AUTH), a Microsoft je najavio da će ga u postojećim organizacijama isključiti prema zadanim postavkama krajem prosinca 2026., iako ga administrator organizacije može ponovno uključiti. Adresa za odgovore radi u oba slučaja: ne treba nikakvu lozinku.

Pisma o rezervacijama, formulirana od strane fakulteta

Kad se dvorana rezervira ili rezervacija otkaže, osobe na koje se odnosi saznaju to riječima samog fakulteta.

Uz označeno Send mail na obrascu za rezervaciju, spremanje ili brisanje rezervacije šalje pismo na adrese upisane u polje Email, na rezervirane dvorane koje imaju vlastitu adresu i, uz označeno To lecturers, svakom nastavniku na rezervaciji. Svatko od njih dobiva vlastito pismo, pa nitko ne vidi tuđu adresu, a jedna pogrešna adresa ne zaustavlja ostale.

Postoje dva pisma, jedno za spremljenu rezervaciju i jedno za izbrisanu, svako s predmetom i tekstom koji fakultet piše na kartici Notifications. Riječi u šiljastim zagradama — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> i ostale — zamjenjuju se podacima rezervacije. Prazno polje šalje ugrađeno pismo, na slovenskom, hrvatskom ili engleskom prema jeziku zaslona na kojem je rezervacija napravljena.

• Pismo nikad ne poništava rezervaciju. Rezervacija se sprema prije nego što se napiše ijedno pismo, pa spor ili odbijajući poštanski poslužitelj ne može je izgubiti, a nitko ne rezervira istu dvoranu dvaput vjerujući da prvi pokušaj nije uspio.
• Hoće li polje na početku biti označeno odluka je fakulteta, postavljena jednom na istoj kartici.
• Odgovori idu osobi koja je rezervirala kad pismo odlazi iz našeg sandučića, a adresa za odgovore nije postavljena — nastavnik koji traži da se premjesti na jedanaest piše njoj, a ne uredu.