Kompletan vodič
Kako napraviti univerzitetski raspored
Proces, redosledom kojim se zaista odvija, sa iskreno označenim delovima koji troše najviše vremena. Pisan za matičare i referente za raspored, a ne za računarske naučnike.
Pre svega: odlučite šta znači jedan raspored
Prva odluka je strukturna i skoro svi pogreše bar jednom. Jedan raspored treba da pokriva sve što deli resurse. Ako dva fakulteta koriste iste prostorije, isto osoblje ili iste module, pripadaju jednom rasporedu čak i ako u praksi raspoređuju nezavisno.
Njihovo razdvajanje daje dva rasporeda koja se moraju ručno usklađivati svaki put kada se bilo koji promeni, što je upravo posao koji pokušavate da eliminišete. Razdvajajte samo tamo gde je granica stvarna: bez zajedničkih prostorija, bez zajedničkog osoblja, sa zasebnim objavljivanjem.
Šest faza
Izgradite strukturu
Programi, godine, studijska područja, moduli i hijerarhija koja ih povezuje. To je kostur o koji visi sve ostalo, a pogrešno postavljanje je skupo ispraviti kasnije. Uvezite ga iz studentskog informacionog sistema ako možete.
Učitajte resurse
Prostorije sa stvarnim kapacitetima i opremom, zgrade sa stvarnim vremenima putovanja između njih, nastavnici sa svojim katedrama i nastavnim opterećenjem. Služba za imovinu i kadrovska služba obično imaju bolje podatke od kancelarije za raspored.
Prikupite raspoloživost
Faza koja jede kalendar. Nemojte je obavljati e-poštom. Otvorite veb sistem za rezervacije svom nastavnom osoblju i neka sami unesu svoje slobodne sate, a zatim jednim automatskim podsetnikom potražite one koji nisu odgovorili umesto stotinu telefonskih poziva.
Definišite ograničenja
Razdvojite pravila koja se nikada ne smeju prekršiti od želja koje biste voleli da se ispune. Tretiranje svake želje kao apsolutne jedini je najčešći razlog zbog kojeg se raspored pokaže nerešivim.
Generišite, pa se prepirite sa rezultatom
Zaključajte sve što se zaista ne može pomeriti, generišite i pogledajte šta je ispalo. Napravite dve ili tri varijante sa različitim prioritetima i uporedite ih prema podacima o iskorišćenosti i opterećenju, a ne prema utisku.
Proverite, pa objavite
Neka nastavnici provere sopstvene rasporede pre objavljivanja — mnogo je jeftinije ispraviti primedbu sada nego u prvoj nedelji. Zatim objavite na svim kanalima odjednom iz jednog izvora.
Gde vreme zaista odlazi
Ne tamo gde većina ustanova očekuje.
Zamolite kancelariju za raspored da proceni napor i obično će opisati generisanje i rešavanje sukoba kao težak deo. Izmerite to i odgovor je skoro uvek prikupljanje dostupnosti: dve do tri nedelje jurenja, zatim ručni unos podataka, zatim ispravke koje stižu nakon što se tabela zatvori.
Zato samoposlužno unošenje raspoloživosti menja račun više nego što to može bilo koje algoritamsko poboljšanje. Ako generisanje već traje manje od minuta, ubrzavanje ne donosi ništa. Ukidanje trosedmične faze prikupljanja donosi tri nedelje.
Drugi najveći potrošač vremena je integracija sa sistemima koji nisu projektovani da međusobno komuniciraju. Planirajte je izričito u budžetu i na vreme saznajte koji od Vaših sistema imaju upotrebljive API-je.
Najčešće greške
- Tretiranje želja kao čvrstih ograničenja. Ako je sve nepovredivo, ništa nije rešivo, a narednih četrnaest dana ćete provesti poništavajući sopstvena pravila.
- Prikupljanje raspoloživosti putem e-pošte. Ne skalira se preko četrdesetak zaposlenih, a podaci zastare pre nego što budu uneseni.
- Deljenje jednog rasporeda na više njih. Svaki zajednički resurs pretvara se u ručno usklađivanje koje ćete obavljati svake nedelje.
- Objavljivanje pre nego što nastavnici provere. Primedbe koje stignu nakon objave koštaju mnogo više od primedbi koje stignu pre nje.
- Objavljivanje PDF-a. Studenti ga u septembru snime ekranom i još ga gledaju u martu, nakon tri promene učionica.
- Nikada ne merite iskorišćenost. Raspoređujete dva najskuplja resursa Vaše ustanove, a ne dobijate nikakve podatke o tome koliko dobro.
Realan vremenski okvir
Za prvo uvođenje, cloud infrastruktura može biti pokrenuta za jedan dan, a obuka traje od tri do pet dana. Čitav ciklus — struktura, resursi, raspoloživost, ograničenja, generisanje, provera, objava — obično traje nekoliko nedelja, a određuju ga Vaši podaci i Vaše integracije, a ne softver.
U narednim godinama je znatno kraći, jer se prošlogodišnja struktura prenosi dalje i pažnju zahtevaju samo izmene.
Želite da vidite kako ovo radi?
Rezervišite onlajn prezentaciju od 45 minuta i prođićemo kroz nju na primeru problema izrade rasporeda u Vašoj ustanovi.