Skelbimas

Masinis el. paštas, kuris iš tikrųjų personalizuotas

Keturiems šimtams dėstytojų išsiųsti tą patį fakulteto tvarkaraščio PDF nėra komunikacija. Wise Timetable el. paštu automatiškai išsiunčia kiekvienam jo paties tvarkaraštį.

Užsisakykite internetinę demonstraciją Atsisiųsti nemokamą bandomąją versiją

Kas siunčiama ir kada

Personalizuoti tvarkaraščiai dėstytojams kiekvieno semestro pradžioje
Personalizuoti tvarkaraščiai studentų grupėms
Pakeitimų pranešimai tiksliai tiems, ką pakeitimas liečia
Užsakymų patvirtinimai, tvirtinimai ir atmetimai
Automatiniai priminimai dėstytojams, kurie nepateikė savo prieinamumo
Tvarkaraščio priminimai prieš dėstymo užsiėmimus

Masinio el. pašto konfigūracija Wise Timetable personalizuotiems tvarkaraščiams siųsti dėstytojams ir studentų grupėms — Kiekvienas gavėjas gauna savo tvarkaraštį, o ne viso fakulteto priedą.

Kodėl čia svarbi automatizacija

Priminimo funkciją įstaigos nuvertina. Atvėrus užsakymo sistemą dėstytojams pateikti savo laisvas valandas, maždaug trečdalis į pirmą prašymą neatsakys. Jų vaikymasis rankomis yra tai, kur tvarkaraščių skyrius praranda savaitę.

Vienas automatinis priminimas, skirtas tik dar neatsakiusiems, atgauna didžiąją tos savaitės dalį. Pažiūrėkite, kaip vyksta prieinamumo rinkimas.

Nuo ko ateina laiškai

Laiškas, į kurį dėstytojas negali atsakyti, yra pusė laiško. Kur keliauja atsakymai, sprendžia mokykla, vienu skirtuku.

Kiekvienas žiniatinklio programos siunčiamas laiškas — užsakymo laiškai, atsakymai į tvirtinimo reikalaujančius užsakymus, bandomieji laiškai — eina per vieną sprendimą, kurį mokyklos administratoriai priima mokyklos tvarkaraščio svetainėje skiltyje Settings ▸ Notifications. Nuo Wise Timetable 15.4.76 taip pat ir laiškai, kuriuos planuotojas siunčia iš stalinės programos.

Yra trys atsakymai. Nieko neužpildžius, laiškai išsiunčiami iš Wise Timetable pašto dėžutės, o atsakymai ateina mums. Su atsakymo adresu jie vis tiek išsiunčiami iš mūsų pašto dėžutės, bet atsakymai keliauja tvarkaraščių skyriui — jokio slaptažodžio, nieko nereikia nustatyti kitur, ir daugumai mokyklų tai visas atsakymas. Užpildžius mokyklos savo pašto dėžutę, eilutėje From yra jos pačios adresas, o atsakymai ateina jai.

Stalinė programa niekada nesužino tos pašto dėžutės slaptažodžio: ji perduoda kiekvieną baigtą laišką Wise Timetable serveriui per įprastą žiniatinklio prievadą, o serveris išsiunčia jį mokyklos paskyra — todėl universiteto tinklas, blokuojantis išeinančio pašto prievadus, nebeturi reikšmės. Savaitinis laiškas dėstytojams pereina tuo pačiu keliu su kitu pašto serverio leidimu; iki tol jis išsiunčiamas iš Wise Timetable pašto dėžutės.

Bet koks pašto serveris, priimantis slaptažodį. Microsoft 365 yra smtp.office365.com, prievadas 587, STARTTLS; Gmail ir Google Workspace yra smtp.gmail.com, 465 su SSL arba 587 su STARTTLS. Programos slaptažodis yra geresnis nei kasdienis pašto dėžutės slaptažodis.
Slaptažodis įrašomas vieną kartą ir daugiau niekada nerodomas — nei tame ekrane, nei niekur kitur — nes jis užšifruojamas raktu, esančiu tik mūsų serveryje.
Vienas bandomasis el. laiškas pasako tiesą. Jis išsiunčiamas tiksliai pagal išsaugotus nustatymus, o atsisakymas rodomas raudonai, žodis žodin, kol laiškas vėl praeina.
Microsoft 365: pirmiausia paklauskite IT. Daugelis organizacijų išjungia slaptažodžio siuntimą (SMTP AUTH), o Microsoft paskelbė, kad 2026 m. gruodžio pabaigoje jį išjungs pagal numatytuosius nustatymus esamose organizacijose, nors organizacijos administratorius gali jį vėl įjungti. Atsakymo adresas veikia bet kuriuo atveju: jam slaptažodžio visai nereikia.

Kiekvienas dėstytojas gauna savo savaitę kartą per savaitę

Savaitinis laiškas eina per dėstytojų sąrašą po vieną žmogų: kiekviename laiške yra to dėstytojo savaitė ir nuoroda, atverianti jo tvarkaraštį būtent tai savaitei, o dėstytojas, neturintis nieko suplanuota, praleidžiamas. Yra du darbai, kitos savaitės tvarkaraštis ir šios savaitės, kiekvienas įjungiamas ar išjungiamas atskirai, su sava diena ir valanda.

Laišką rašo pati mokykla, tame pačiame skirtuke: bendrą tekstą visiems ir, kur nori, laišką kiekvienai kalbai — vietos žymekliai užpildo kiekvieno dėstytojo vardą, savaitę ir jo paties nuorodą. Vienas tikras bandomasis laiškas išsiunčiamas Jūsų pasirinktu adresu, prieš jį pamatant trims šimtams žmonių. Savaitinių tvarkaraščių siuntimas dėstytojams el. paštu tai apžvelgia.

Užsakymo laiškai, suformuluoti fakulteto

Kai auditorija užsakoma ar užsakymas atšaukiamas, tie, ko tai liečia, apie tai išgirsta fakulteto pačių žodžiais.

Pažymėjus Send mail užsakymo formoje, išsaugojus ar ištrynus užsakymą išsiunčiamas laiškas adresais, įvestais jo Email lauke, užsakytoms auditorijoms, turinčioms savo adresą, o su pažymėtu To lecturers kiekvienam užsakymo dėstytojui. Kiekvienas gauna savo laišką, todėl niekas nemato kieno nors kito adreso, o vienas blogas adresas nesustabdo likusių.

Yra du laiškai, vienas išsaugotam užsakymui ir vienas ištrintam, kiekvienas su tema ir tekstu, kuriuos fakultetas parašo skirtuke Notifications. Žodžiai laužtiniuose skliaustuose — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> ir kiti — pakeičiami užsakymo duomenimis. Tuščias laukas išsiunčia įtaisytą laišką slovėnų, kroatų arba anglų kalba pagal ekrano, kuriame užsakymas padarytas, kalbą.

Laiškas niekada neatšaukia užsakymo. Užsakymas išsaugomas prieš rašant bet kokį laišką, todėl lėtas ar atsisakantis pašto serveris jo neprarastų ir niekas neužsako tos pačios auditorijos dukart manydamas, kad pirmasis bandymas nepavyko.
Ar langelis iš pradžių pažymėtas, sprendžia fakultetas, nustatoma vieną kartą tame pačiame skirtuke.
Atsakymai keliauja užsakiusiam asmeniui, kai laiškas išsiunčiamas iš mūsų pašto dėžutės ir nenustatytas atsakymo adresas — dėstytojas, prašantis perkelti į vienuoliktą, rašo jam, o ne skyriui.

Pamatykite Wise Timetable su savo duomenimis

Užsisakykite 45 minučių internetinę prezentaciją. Pereisime per jūsų įstaigos planavimo problemą, parodysime, kaip Wise Timetable ją sprendžia, ir atsakysime į viską, ką jūsų komanda nori išbandyti.