Sprejem in vpis
Razpisi, prijave, razvrstitev, spletni vpisni list in potrdila.
Finance in zaposleni
Finance
Wise Ed račune izda sam, plačila poveže z njimi in vsako obdobje preda računovodstvu šole. Obveznosti nastanejo iz tega, kar se je zgodilo — vpis, plačljivo opravljanje izpita, potrdilo, prošnja —, ob njih pa so po istih pravilih popusti, štipendije, vračila in izplačana pomoč.
- Številke računov brez lukenj
- Plačilna koda QR na vsakem računu
- Plačila se v bančnem izpisku najdejo sama
Kaj naredi
- Obveznosti iz tega, kar se je zgodilo. Letošnja šolnina v obrokih, iz vpisov in cenika leta; plačljivo opravljanje izpita, ko ga naroči modul izpitov; potrdilo; pristojbina za prošnjo; ali postavka, vpisana ročno.
- Cenik za vsako leto, kjer je cena za študenta tista vrstica, ki zanj najnatančneje velja — najprej program, nato letnik, način in vrsta študija —, in obročni načrti, katerih deleži se seštejejo v 100 %.
- Obremenitev celega leta naenkrat, najprej s predogledom, računi za zapadle obroke pa se izdajo v enem koraku: en račun na plačnika.
- Za svoje študente lahko plača podjetje. Delodajalec, sponzor ali ministrstvo se nastavi enkrat in izbere na študentovem kontu. S strani plačnika referat izda en račun za vse odprte obveznosti njegovih študentov v obdobju — najprej izve, za koliko študentov in kolikšen znesek, nato izda.
- Konto enega študenta na eni strani: obveznosti, računi, plačila in saldo.
- Valuta, DDV in načini plačila po šoli. Valuta pride iz države šole in ostane na vsakem izdanem računu. Šola pove, ali je zavezanka za DDV, katere stopnje ponuja in katera klavzula o oprostitvi se natisne, v besedah svojega računovodje.
Računi, ki ostanejo taki, kot so bili izdani
Račun lahko čez leta prebere inšpektor, zato se izda enkrat in nikoli ne prepiše.
- Številke brez lukenj. Osnutek nima številke. Številko dobi račun ob izdaji, zato dve referentki, ki v isti sekundi pritisneta Izdaj, dobita zaporedni številki, korak, ki se ustavi na pol poti, pa ne pusti luknje.
- Izdan račun se nikoli ne izbriše ali spremeni. Napaka se popravi z dobropisom, ki ima svojo serijo in zmanjša ali stornira račun, ki ga navaja.
- Ena serija računov, en izdajatelj in en IBAN na šolo, ne glede na to, koliko lokacij ima.
- Plačilna koda QR na vsakem računu. V Sloveniji UPN QR s celotnim natisnjenim obrazcem; za šolo v evrskem območju EPC QR, ki ga prebere vsaka bančna aplikacija SEPA; v Srbiji IPS QR. Kodo prebere plačnikova bančna aplikacija, zato sklica ni mogoče zatipkati.
- E-račun v nacionalnem formatu za podjetja in javne organe — v Sloveniji e-SLOG 2.0 —, prenesen kot XML, ki ga referat preda naprej.
Od bančnega izpiska do računovodje
Izpisek pride
Prenesen iz e-bančništva kot camt.053 (ISO 20022). Transakcija, ki je že uvožena, se prepozna in ne doda dvakrat.
Plačila najdejo svoje račune
Po sklicu, nato po številki računa v besedilu, nato po znesku in imenu. Plačilo, ki ustreza več računom ali nobenemu, čaka na seznamu opravil; preplačilo ostane kot dobroimetje za naslednji račun.
Zapadlo je na seznamu
Najdlje zapadlo najprej, z opomini, pripravljenimi kot en PDF za odkljukane račune, vsak opomin s svojo plačilno kodo. Referat jih natisne ali pošlje; iz Wise Ed se ne pošlje nič.
Obdobje gre k računovodji
Računi, postavke računov in plačila obdobja v CSV ali Excelu ter datoteke za računovodski program šole (ERP) z njenimi konti in stroškovnimi mesti. Izvoz seznamov v datoteke je posebna pravica v vlogah šole, vsak izvoz pa se zabeleži.
Finančna pomoč
Popusti in štipendije pridejo pred računom, vračila in izplačana pomoč po plačilu. Nič od tega se ne dotakne izdanega računa.
- Popusti in štipendije so pravila: odstotek ali znesek, odštet od postavk, ki jih navajajo, za enega študenta, imetnike posebnega statusa, program ali vse, dokler veljajo. Ko nastane obveznost, pravilo ob njej doda svoje znižanje — svojo vrstico na istem računu. Štipendija lahko navede sponzorja, ki jo financira.
- Vračila in izplačila po načelu štirih oči. Denar, izplačan študentu — vračilo dobroimetja ali pomoč —, se zahteva, odobri ga nekdo drug, gre v datoteko nakazil SEPA (pain.001) za banko in se označi kot izplačan. Vračilo porabi dobroimetje ob odobritvi, zato ga ni mogoče izplačati dvakrat.
- Ločeno za računovodjo. Knjižbe izplačil so posebna datoteka, nikoli del splošnega izvoza za računovodstvo.
- Odpisi so odločitve o denarju, ki je že dolgovan: „odpustite ji drugi obrok“, „zaračunano pomotoma“, „dekan je odpustil zamudnino“ — v celoti ali delno, z razlogom. Privzeto odobri druga oseba, šola pa lahko majhne zneske spusti takoj. Odprta obveznost se zniža ali prekliče; na izdanem računu odpis postane dobropis, osnutek, dokler ga računovodstvo ne sprosti. Odpis nikoli ni večji od tistega, kar je še treba plačati, zato nikoli ne vrača denarja — to je vračilo.
Kdo dolguje koliko, po študentih in generacijah
- Stanja leta, ena vrstica za vsakega vpisanega študenta: dolg na njegovih računih, od tega zapadlo, zaračunano, a še ne fakturirano, dobroimetje in saldo — po programu, letniku, načinu, generaciji, vpisnem roku in lokaciji, s seštevki celotnega filtra in tabelo po programih in generacijah.
- Leto v številkah: zaračunano, popusti in štipendije, odpisano, fakturirano, dobropisi, prejeto, še odprto in zapadlo — mesec za mesecem.
- Kar za študenta dolguje podjetje ali sponzor, je dolg podjetja, štet posebej, nikoli v saldu študenta.
- Obveznosti po vpisnem roku in generaciji. Zaračunavanje celega leta je mogoče omejiti na en vpisni rok ali eno generacijo, cenik pa se lahko po vpisnem roku razlikuje.
Kdo vidi kaj
- Študenti vidijo svoje račune na študentskem portalu, s plačilno kodo QR, s katero plačajo.
- Podjetje, ki plačuje, vidi račune, naslovljene nanj, s plačilno kodo in opomini, prek dostopa tretjih oseb.
- Več lokacij. Na šoli z dvema lokacijama ali več je mogoče vsak seznam financ in zaslon ERP zožiti na lokacijo, vsote pa sledijo. Referentka, katere vloga je omejena na lokacijo, vidi in obravnava le študente te lokacije — preverjeno na strežniku, ne le na zaslonu.
- Vsaka sprememba je zabeležena: vsak račun, plačilo in obveznost ima svojo zgodovino.
Česa še ni
- Spletno plačilo s kartico ni izdelano, Wise Ed pa nima davčne blagajne. Plačilo v gotovini ali s kartico je mogoče vnesti, zaslon pa pove, da gotovinski račun potrebuje davčno potrjeno blagajno.
- Hrvaški plačilni nalog HUB-3 ni izdelan; hrvaška šola, ki izdaja račune v evrih, dobi kodo EPC QR.
- E-računi zunaj Slovenije nastanejo za vsako državo posebej, ko jih potrebuje prva šola v njej. E-računi še niso elektronsko podpisani in se ne pošiljajo prek ponudnika: referat prenese XML.
Vprašanja o financah
Ali račune izdaja ali jih samo spremlja?
Izdaja jih: lastno številčenje brez lukenj, PDF s plačilno kodo QR, plačila, povezana iz bančnega izpiska, dobropisi za napake ter računi in plačila obdobja, izvoženi za računovodstvo.
Ali lahko podjetje dobi en račun za vse svoje študente?
Da. Podjetje se enkrat nastavi kot plačnik in izbere na kontih njegovih študentov; njihove obveznosti se tedaj zaračunajo njemu, referat pa izda en račun za obdobje, z eno vrstico za vsako obveznost in imenom študenta na njej.
Kaj se zgodi s plačilom, ki ga nihče ne more povezati?
Čaka na seznamu opravil. Referat vidi račune, h katerim bi lahko spadalo — isti znesek ali kupec, katerega ime ima kakšno besedo skupno s plačnikovim —, in ga poveže ročno.
Ali lahko študenti plačajo s kartico?
Po spletu še ne. Plačajo z nakazilom, s kodo QR na računu, ki izpolni celoten plačilni nalog.
Deluje skupaj z
Vsak modul deluje sam. S temi zmore več.
Izpiti in ocene
Izpitni zapisniki, spletni vpis ocen, pravila, ki povedo zakaj, zaključevanje in prepis.
Dostop tretjih oseb
Starši, plačniki in sponzorji, vsak vidi le, kar študent dovoli.
Prošnje in odločbe
Prošnje študentov s prilogami in odgovori z oštevilčenimi odločbami.
Lokacije
Več lokacij izvajanja v eni šoli: študenti, programi, listine in pravice po lokacijah.
Oglejte si Wise Ed na svoji šoli
Naročite spletno predstavitev. Pregledali bomo, kako vaš referat dela danes, in vam isto delo pokazali v Wise Ed — z vašimi programi, ne s predstavitvenimi podatki.