Prijam i upis
Natječaji, prijave, rang-lista, upisni list na webu i potvrde.
Financije i zaposlenici
Financije
Wise Ed sam izdaje račune, povezuje uplate s njima i svako razdoblje predaje računovođi škole. Zaduženja nastaju iz onoga što se dogodilo — upisa, plaćenog izlaska na ispit, potvrde, zamolbe — a popusti, stipendije, povrati i isplaćena pomoć stoje pokraj njih, po istim pravilima.
- Brojevi računa bez rupa
- QR kod za plaćanje na svakom računu
- Uplate se same pronalaze u bankovnom izvodu
Što radi
- Zaduženja iz onoga što se dogodilo. Godišnja školarina u ratama, iz upisa i cjenika godine; plaćeni izlazak na ispit, kad ga zatraži modul ispita; potvrda; naknada za zamolbu; ili stavka upisana ručno.
- Cjenik po godinama, u kojem studentova cijena dolazi iz stavke koja mu najtočnije odgovara — najprije program, zatim godina, način i vrsta studija — i planovi otplate čiji udjeli daju zbroj 100 %.
- Zaduživanje cijele godine odjednom, najprije uz pregled, a računi za dospjele rate izdaju se u jednom koraku: jedan račun po platitelju.
- Za studente može platiti tvrtka. Poslodavac, sponzor ili ministarstvo postavi se jednom i odabere na financijskoj kartici studenta. Sa stranice platitelja studentska služba izdaje jedan račun za sva otvorena zaduženja njegovih studenata u razdoblju — najprije sazna koliko ih je i na koji iznos, a zatim ga izda.
- Financijska kartica studenta na jednoj stranici: zaduženja, računi, uplate i saldo.
- Valuta, PDV i načini plaćanja po školi. Valuta dolazi iz zemlje škole i ostaje na svakom izdanom računu. Škola kaže je li obveznik PDV-a, koje stope nudi i koja se odredba o oslobođenju ispisuje, riječima svog računovođe.
Računi ostaju kakvi su izdani
Račun može čitati inspektor i nakon više godina, pa se izdaje jednom i nikad ne prepisuje.
- Brojevi bez rupa. Skica nema broj. Broj se dodjeljuje pri izdavanju, pa dvije djelatnice koje u istoj sekundi pritisnu Izdaj dobiju uzastopne brojeve, a korak koji zapne napola ne ostavlja rupu.
- Izdani se račun nikad ne briše niti mijenja. Pogreška se ispravlja odobrenjem, koje ima vlastiti niz i umanjuje ili poništava račun na koji se odnosi.
- Jedan niz računa, jedan izdavatelj i jedan IBAN po školi, koliko god lokacija imala.
- QR kod za plaćanje na svakom računu. U Sloveniji UPN QR s cijelim ispisanim obrascem; za školu u europodručju EPC QR koji čita svaka SEPA bankovna aplikacija; u Srbiji IPS QR. Kod čita platiteljeva bankovna aplikacija, pa se poziv na broj ne može pogrešno upisati.
- E-račun u nacionalnom formatu za tvrtke i javna tijela — u Sloveniji e-SLOG 2.0 — koji se preuzima kao XML i koji studentska služba dalje prosljeđuje.
Od bankovnog izvoda do računovođe
Stiže izvod
Preuzet iz e-bankarstva kao camt.053 (ISO 20022). Transakcija koja je već uvezena prepoznaje se i ne dodaje dvaput.
Uplate pronalaze svoje račune
Po pozivu na broj, zatim po broju računa u opisu plaćanja, zatim po iznosu i imenu. Uplata koja odgovara za više računa ili nijednom čeka na popisu zadataka; preplata se čuva kao pretplata za sljedeći račun.
Dospjelo se navodi na popisu
Najdulje dospjelo prvo, s opomenama pripremljenima kao jedan PDF za označene račune, svaka s vlastitim kodom za plaćanje. Studentska služba ih ispisuje ili šalje; iz Wise Eda ne odlazi ništa.
Razdoblje ide računovođi
Računi, stavke računa i uplate razdoblja u CSV-u ili Excelu te datoteke za računovodstveni program škole (ERP) s njezinim kontima i mjestima troška. Izvoz popisa u datoteke zasebno je pravo u ulogama škole, a svaki se izvoz bilježi.
Financijska pomoć
Popusti i stipendije dolaze prije računa, povrati i isplaćena pomoć nakon uplate. Ni jedno ni drugo ne dira izdani račun.
- Popusti i stipendije su pravila: postotak ili iznos manje na stavkama koje navode, za jednog studenta, nositelje posebnog statusa, program ili sve, dok vrijede. Kad nastane zaduženje, pravilo pokraj njega dodaje svoje umanjenje — zasebnu stavku na istom računu. Stipendija može navesti sponzora koji je financira.
- Povrati i isplate po načelu četiri oka. Novac isplaćen studentu — povrat pretplate ili pomoć — traži se, odobrava ga netko drugi, stavlja se u datoteku SEPA naloga (pain.001) za banku i označava kao isplaćen. Povrat pri odobrenju preuzima pretplatu, pa se ne može isplatiti dvaput.
- Odvojeno za računovođu. Knjiženja isplata zasebna su datoteka, nikad dio općeg izvoza za računovodstvo.
- Otpisi su odluke o novcu koji se već duguje: „oprostite joj drugu ratu”, „naplaćeno greškom”, „dekan je oprostio zateznu naknadu” — u cijelosti ili djelomično, s razlogom. Zadano odobrava druga osoba, a škola može male iznose propustiti odmah. Otvoreno zaduženje se smanjuje ili poništava; na izdanom računu otpis postaje odobrenje, nacrt dok ga računovodstvo ne pusti. Otpis nikad nije veći od onoga što je još za platiti, pa nikad ne vraća novac — to je povrat.
Tko koliko duguje, po studentu i po generaciji
- Stanja godine, jedan redak za svakog upisanog studenta: dug na njegovim računima, od toga dospjelo, zaduženo a još nefakturirano, preplata i saldo — po programu, godini, načinu, generaciji, upisnom roku i lokaciji, sa zbrojevima cijelog filtra i tablicom po programu i generaciji.
- Godina u brojkama: zaduženo, popusti i stipendije, otpisano, fakturirano, odobrenja, primljeno, još otvoreno i dospjelo — mjesec po mjesec.
- Ono što za studenta duguje tvrtka ili sponzor dug je tvrtke, broji se zasebno, nikad u saldu studenta.
- Zaduženja po upisnom roku i generaciji. Zaduživanje cijele godine može se ograničiti na jedan upisni rok ili jednu generaciju, a cjenik se može razlikovati po upisnom roku.
Tko što vidi
- Studenti vide svoje račune na studentskom portalu, s QR kodom za plaćanje.
- Tvrtka koja plaća vidi račune naslovljene na nju, s kodom za plaćanje i opomenama, kroz pristup trećih strana.
- Više lokacija. U školi s dvije lokacije ili više svaki popis financija i zaslon ERP-a mogu se suziti na lokaciju, a zbrojevi to prate. Djelatnica čija je uloga ograničena na lokaciju vidi i radi samo sa studentima te lokacije — provjereno na poslužitelju, ne samo na zaslonu.
- Svaka je promjena zabilježena: svaki račun, uplata i zaduženje čuvaju vlastitu povijest.
Što još ne radi
- Online plaćanje karticom nije izrađeno, a Wise Ed nema fiskalnu blagajnu. Uplata primljena u gotovini ili karticom može se zabilježiti, a zaslon kaže da gotovinski račun traži fiskaliziranu blagajnu.
- Hrvatska uplatnica HUB-3 nije izrađena; hrvatska škola, koja račune izdaje u eurima, dobiva EPC QR kod.
- E-računi izvan Slovenije izrađuju se za svaku zemlju posebno, kad ih zatreba prva škola u njoj. E-računi još nisu elektronički potpisani i ne šalju se preko posrednika: studentska služba preuzima XML.
Pitanja o financijama
Izdaje li račune ili ih samo prati?
Izdaje ih: vlastita numeracija bez rupa, PDF s QR kodom za plaćanje, uplate povezane s bankovnog izvoda, odobrenja za pogreške te računi i uplate razdoblja izvezeni za računovođu.
Može li tvrtka dobiti jedan račun za sve svoje studente?
Da. Tvrtka se jednom postavi kao platitelj i odabere na financijskim karticama svojih studenata; njihova se zaduženja tada naplaćuju njoj, a studentska služba izdaje jedan račun za razdoblje, sa stavkom po zaduženju i imenom studenta na njoj.
Što se događa s uplatom koju nitko ne može povezati?
Čeka na popisu zadataka. Studentska služba vidi račune kojima bi mogla pripadati — isti iznos ili kupac čije ime dijeli riječ s imenom platitelja — i povezuje je ručno.
Mogu li studenti platiti karticom?
Online još ne. Plaćaju virmanom, iz QR koda na računu, koji popuni cijeli nalog za plaćanje.
Radi zajedno s
Svaki modul radi i sam. S ovima može više.
Ispiti i ocjene
Ispitni zapisnici, upis ocjena na webu, pravila koja kažu zašto, zaključivanje i prijepis.
Pristup trećih strana
Roditelji, platitelji i sponzori, svatko vidi samo ono što student dopusti.
Zamolbe i rješenja
Zamolbe studenata s prilozima, odgovorene numeriranim rješenjima.
Lokacije
Više lokacija izvođenja u jednoj školi: studenti, programi, isprave i prava po lokaciji.
Pogledajte Wise Ed na svojoj školi
Zatražite online prezentaciju. Proći ćemo kako vaša studentska služba radi danas i pokazati vam isti posao u Wise Edu — s vašim programima, a ne s demonstracijskim podacima.