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Finanzen und Personal

Finanzen

Wise Ed stellt die Rechnungen selbst aus, ordnet ihnen die Zahlungen zu und übergibt jeden Zeitraum an die Buchhaltung der Hochschule. Forderungen entstehen aus dem, was geschah — eine Einschreibung, ein bezahlter Prüfungsversuch, eine Bescheinigung, ein Antrag — und Ermäßigungen, Stipendien, Erstattungen und ausgezahlte Förderung stehen daneben, unter denselben Regeln.

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  • Rechnungsnummern ohne Lücken
  • Ein Zahlungs-QR-Code auf jeder Rechnung
  • Zahlungen im Kontoauszug von selbst gefunden

Was es tut

  • Forderungen aus dem, was geschah. Die Studiengebühr des Jahres in Raten, aus den Einschreibungen und der Preisliste des Jahres; ein bezahlter Prüfungsversuch, erhoben, wenn das Modul Prüfungen danach fragt; eine Bescheinigung; die Gebühr eines Antrags; oder eine von Hand getippte Zeile.
  • Eine Preisliste je Jahr, in der der Preis einer Person die Zeile ist, die am genauesten passt — zuerst Studiengang, dann Jahr, Studienform und Art des Studiums — und Ratenpläne, deren Anteile 100 % ergeben.
  • Ein ganzes Jahr auf einmal belasten, zuerst mit Vorschau, und die Rechnungen für fällig gewordene Raten in einem Schritt ausgestellt: eine Rechnung je zahlender Stelle.
  • Ein Unternehmen kann für seine Studierenden zahlen. Ein Arbeitgeber, ein Förderer oder ein Ministerium wird einmal angelegt und im Konto einer Person gewählt. Auf der Seite der zahlenden Stelle stellt das Sekretariat eine Rechnung für alle offenen Forderungen ihrer Studierenden in einem Zeitraum aus — zuerst mit Anzahl und Betrag, dann ausgestellt.
  • Das Konto einer Person auf einer Seite: Forderungen, Rechnungen, Zahlungen und der Saldo.
  • Währung, Mehrwertsteuer und Zahlungswege je Hochschule. Die Währung kommt aus dem Land der Hochschule und bleibt auf jeder ausgestellten Rechnung. Die Hochschule sagt, ob sie umsatzsteuerpflichtig ist, welche Sätze sie anbietet und welcher Befreiungshinweis gedruckt wird, in den Worten ihrer Buchhaltung.

Rechnungen, die bleiben, wie sie ausgestellt wurden

Eine Rechnung kann Jahre später von einer Prüfung gelesen werden; sie wird also einmal ausgestellt und nie umgeschrieben.

  • Nummern ohne Lücken. Ein Entwurf hat keine Nummer. Die Nummer wird beim Ausstellen vergeben; zwei Personen, die in derselben Sekunde „Ausstellen“ drücken, bekommen aufeinanderfolgende Nummern, und ein Schritt, der auf halbem Weg scheitert, hinterlässt keine Lücke.
  • Eine ausgestellte Rechnung wird nie gelöscht oder geändert. Ein Fehler wird mit einer Gutschrift berichtigt, die eine eigene Folge hat und die genannte Rechnung mindert oder storniert.
  • Eine Rechnungsfolge, ein Aussteller und eine IBAN je Hochschule, wie viele Standorte sie auch hat.
  • Ein Zahlungs-QR-Code auf jeder Rechnung. In Slowenien der UPN-QR mit dem vollständigen gedruckten Formular; für eine Hochschule im Euroraum der EPC-QR, den jede SEPA-Banking-App liest; in Serbien der IPS-QR. Die Banking-App der zahlenden Person liest ihn, also kann der Verwendungszweck nicht vertippt werden.
  • Eine E-Rechnung im nationalen Format für Unternehmen und öffentliche Stellen — in Slowenien e-SLOG 2.0 — als XML heruntergeladen und vom Sekretariat weitergegeben.

Vom Kontoauszug zur Buchhaltung

  1. Der Kontoauszug kommt

    Aus dem Online-Banking als camt.053 (ISO 20022) heruntergeladen. Eine schon eingelesene Buchung wird erkannt und nicht doppelt hinzugefügt.

  2. Zahlungen finden ihre Rechnungen

    Über die Referenz, dann über eine Rechnungsnummer im Text, dann über Betrag und Name. Eine Zahlung, die zu mehreren Rechnungen oder zu keiner passt, wartet in der Aufgabenliste; eine Überzahlung wird als Guthaben für die nächste Rechnung behalten.

  3. Was überfällig ist, wird aufgelistet

    Am längsten überfällig zuerst, mit Mahnschreiben als ein PDF für die angehakten Rechnungen, jedes Schreiben mit eigenem Zahlungscode. Das Sekretariat druckt oder versendet sie; aus Wise Ed wird nichts versendet.

  4. Der Zeitraum geht an die Buchhaltung

    Rechnungen, Rechnungszeilen und Zahlungen eines Zeitraums als CSV oder Excel, und Dateien für das Buchhaltungsprogramm (ERP) der Hochschule mit seinen Konten und Kostenstellen. Listen als Dateien herauszunehmen ist ein eigenes Recht in den Rollen der Hochschule, und jeder Export wird protokolliert.

Finanzielle Förderung

Ermäßigungen und Stipendien kommen vor der Rechnung, Erstattungen und ausgezahlte Förderung nach der Zahlung. Keines berührt eine ausgestellte Rechnung.

  • Ermäßigungen und Stipendien sind Regeln: ein Prozentsatz oder ein Betrag weniger auf die genannten Posten, für eine Person, die Inhaber eines Sonderstatus, einen Studiengang oder alle, solange gültig. Wenn eine Forderung erhoben wird, fügt die Regel ihre Minderung daneben hinzu — eine eigene Zeile auf derselben Rechnung. Ein Stipendium kann den Förderer nennen, der es finanziert.
  • Erstattungen und Auszahlungen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Geld, das an eine Person ausgezahlt wird — die Erstattung eines Guthabens oder Förderung — wird beantragt, von jemand anderem genehmigt, in eine SEPA-Überweisungsdatei (pain.001) für die Bank gelegt und als bezahlt markiert. Eine Erstattung nimmt das Guthaben bei der Genehmigung, kann also nicht doppelt ausgezahlt werden.
  • Getrennt für die Buchhaltung. Die Buchungszeilen der Auszahlungen sind eine eigene Datei, nie Teil des allgemeinen Buchhaltungsexports.
  • Ein Erlass ist eine Entscheidung über schon geschuldetes Geld: „ihr die zweite Rate erlassen“, „irrtümlich berechnet“, „der Dekan hat die Säumnisgebühr erlassen“ — ganz oder teilweise, mit Grund. Standardmäßig genehmigt eine zweite Person, und die Hochschule kann kleine Beträge sofort durchlassen. Eine offene Forderung wird gemindert oder storniert; auf einer ausgestellten Rechnung wird der Erlass zu einer Gutschrift, einem Entwurf, bis die Buchhaltung sie freigibt. Ein Erlass ist nie höher als das noch zu Zahlende, gibt also nie Geld zurück — das ist eine Erstattung.

Wer was schuldet, je Person und je Jahrgang

  • Salden des Jahres, eine Zeile je eingeschriebener Person: auf ihren Rechnungen geschuldet, davon überfällig, belastet, aber noch nicht in Rechnung gestellt, ihr Guthaben und der Saldo — eingegrenzt nach Studiengang, Jahr, Studienform, Jahrgang, Aufnahme und Standort, mit den Summen des ganzen Filters und einer Tabelle je Studiengang und Jahrgang.
  • Das Jahr in Zahlen: belastet, Ermäßigungen und Stipendien, erlassen, in Rechnung gestellt, gutgeschrieben, eingegangen, noch offen und überfällig — Monat für Monat.
  • Was ein Unternehmen oder Förderer für eine Person schuldet, ist Schuld des Unternehmens, getrennt gezählt, nie im Saldo der Person.
  • Forderungen nach Aufnahme und Jahrgang. Ein ganzes Jahr zu belasten kann auf eine Aufnahme oder einen Jahrgang eingegrenzt werden, und eine Preisliste kann sich nach Aufnahme unterscheiden.

Wer was sieht

  • Studierende sehen ihre Rechnungen im Studierendenportal, mit dem Zahlungs-QR-Code zum Bezahlen.
  • Ein zahlendes Unternehmen sieht die an es gerichteten Rechnungen, mit Zahlungscode und Mahnungen, über den Zugang für Dritte.
  • Mehrere Standorte. An einer Hochschule mit zwei oder mehr Standorten kann jede Finanzliste und der ERP-Bildschirm auf einen Standort eingegrenzt werden, und die Summen folgen. Wessen Rolle auf einen Standort begrenzt ist, sieht und bearbeitet nur dessen Studierende — geprüft auf dem Server, nicht nur am Bildschirm.
  • Jede Änderung ist festgehalten: jede Rechnung, Zahlung und Forderung hat ihren eigenen Verlauf.

Noch nicht

  • Online-Kartenzahlung ist nicht gebaut, und Wise Ed hat keine Registrierkasse. Eine bar oder mit Karte angenommene Zahlung kann erfasst werden, und der Bildschirm sagt, dass ein Barbeleg eine fiskalisch geprüfte Kasse braucht.
  • Das kroatische Zahlungsformular HUB-3 ist nicht gebaut; eine kroatische Hochschule, die in Euro abrechnet, bekommt den EPC-QR-Code.
  • E-Rechnungen außerhalb Sloweniens werden je Land gebaut, wenn die erste Hochschule dort sie braucht. E-Rechnungen werden noch nicht elektronisch signiert und nicht über einen Dienstleister versendet: das Sekretariat lädt das XML herunter.

Fragen zu Finanzen

Stellt es Rechnungen aus oder verfolgt es sie nur?

Es stellt sie aus: eigene lückenlose Nummerierung, ein PDF mit Zahlungs-QR-Code, die Zahlungen aus dem Kontoauszug zugeordnet, Gutschriften für Fehler, und die Rechnungen und Zahlungen eines Zeitraums für die Buchhaltung exportiert.

Kann ein Unternehmen eine Rechnung für alle seine Studierenden bekommen?

Ja. Das Unternehmen wird einmal als zahlende Stelle angelegt und in den Konten seiner Studierenden gewählt; ihre Forderungen gehen dann an es, und das Sekretariat stellt eine Rechnung für einen Zeitraum aus, eine Zeile je Forderung mit dem Namen der Person.

Was geschieht mit einer Zahlung, die niemand zuordnen kann?

Sie wartet in der Aufgabenliste. Das Sekretariat sieht die Rechnungen, zu denen sie gehören könnte — derselbe Betrag oder ein Käufer, dessen Name ein Wort mit dem der zahlenden Person teilt — und ordnet sie von Hand zu.

Können Studierende mit Karte zahlen?

Online noch nicht. Sie zahlen per Überweisung, über den QR-Code auf der Rechnung, der die ganze Zahlung ausfüllt.

Arbeitet zusammen mit

Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.

Prüfungen und Noten

Prüfungslisten, Online-Noteneingabe, Regeln, die sagen warum, Abschluss und Notenspiegel.

Zugang für Dritte

Eltern, Zahlende und Förderer sehen jeweils nur, was die Studierenden erlauben.

Standorte

Mehrere Standorte an einer Hochschule: Studierende, Studiengänge, Dokumente und Rechte je Standort.

Weitere Module

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Buchen Sie eine Online-Präsentation. Wir gehen durch, wie Ihr Studierendensekretariat heute arbeitet, und zeigen Ihnen dieselbe Arbeit in Wise Ed — mit Ihren Studiengängen, nicht mit Demodaten.

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