Masovna e-pošta koja je zaista lična

Šta se šalje i kada

• Lični rasporedi nastavnicima na početku svakog semestra
• Lični rasporedi studentskim grupama
• Obaveštenja o promenama tačno onima koje se promena tiče
• Potvrde, odobrenja i odbijanja rezervacija
• Automatski podsetnici nastavnicima koji nisu uneli svoju raspoloživost
• Podsetnici o rasporedu pre časova

Od koga dolaze pisma

Pismo na koje nastavnik ne može da odgovori je pola pisma. Kuda idu odgovori odluka je škole, doneta na jednoj kartici.

Svako pismo koje veb aplikacija šalje — pisma o rezervacijama, odgovori na rezervacije koje zahtevaju odobrenje, probna pisma — prolazi kroz jednu odluku, koju administratori donose pod Settings ▸ Notifications na sopstvenom sajtu rasporeda škole. Od verzije Wise Timetable 15.4.76 to važi i za pisma koja planer šalje sa desktopa.

Postoje tri odgovora. Kada ništa nije popunjeno, pisma polaze iz poštanskog sandučeta sistema Wise Timetable, a odgovori stižu nama. Sa adresom za odgovore pisma i dalje polaze iz našeg sandučeta, ali odgovori idu službi za raspored — bez lozinke, bez ičega za podešavanje na drugom mestu, i za većinu škola to je ceo odgovor. Kada je popunjeno sopstveno sanduče škole, njegova adresa je u polju Od, a odgovori su njegovi.

Desktop nikada ne saznaje lozinku tog sandučeta: svako gotovo pismo predaje serveru sistema Wise Timetable preko običnog veb porta, a server ga šalje nalogom škole — pa univerzitetska mreža koja blokira odlazne portove za poštu prestaje da bude važna. Nedeljno pismo nastavnicima prelazi na isti put sa sledećim izdanjem servera za poštu; do tada polazi iz sandučeta sistema Wise Timetable.

• Bilo koji server za poštu koji prima lozinku. Microsoft 365 je smtp.office365.com, port 587, STARTTLS; Gmail i Google Workspace su smtp.gmail.com, 465 sa SSL-om ili 587 sa STARTTLS-om. Lozinka aplikacije je bolja od svakodnevne lozinke sandučeta.
• Lozinka se upisuje jednom i nikada se više ne prikazuje — ni na tom ekranu ni bilo gde drugde — jer je zapečaćena ključem koji postoji samo na našem serveru.
• Jedna probna e-poruka govori istinu. Šalje se tačno preko sačuvanih podešavanja, a odbijanje se prikazuje crvenom bojom, reč po reč, sve dok pismo ponovo ne prođe.
• Microsoft 365: prvo pitajte IT. Mnoge organizacije isključuju slanje lozinkom (SMTP AUTH), a Microsoft je najavio da će ga u postojećim organizacijama isključiti podrazumevano krajem decembra 2026, mada ga administrator organizacije može ponovo uključiti. Adresa za odgovore radi u oba slučaja: ne treba joj nikakva lozinka.

Pisma o rezervacijama, u formulaciji fakulteta

Kada se prostorija rezerviše ili se rezervacija otkaže, ljudi koje se to tiče saznaju o tome rečima samog fakulteta.

Kada je na obrascu za rezervaciju označeno Send mail, čuvanje ili brisanje rezervacije šalje pismo na adrese ukucane u polje Email, na rezervisane prostorije koje imaju sopstvenu adresu i, uz označeno To lecturers, svakom nastavniku na rezervaciji. Svako od njih dobija sopstveno pismo, pa niko ne vidi ničiju tuđu adresu, a jedna pogrešna adresa ne zaustavlja ostale.

Postoje dva pisma, jedno za sačuvanu rezervaciju i jedno za obrisanu, svako sa naslovom i tekstom koje fakultet piše na kartici Notifications. Reči u uglastim zagradama — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> i ostale — zamenjuju se podacima rezervacije. Prazno polje šalje ugrađeno pismo, na slovenačkom, hrvatskom ili engleskom, prema jeziku ekrana na kojem je rezervacija napravljena.

• Pismo nikada ne poništava rezervaciju. Rezervacija se čuva pre nego što se napiše bilo koje pismo, pa spor ili odbijajući server za poštu ne može da je izgubi, a niko ne rezerviše istu prostoriju dvaput verujući da prvi pokušaj nije uspeo.
• Da li polje počinje označeno odlučuje fakultet, podešeno jednom na istoj kartici.
• Odgovori idu osobi koja je rezervisala kada pismo polazi iz našeg sandučeta i adresa za odgovore nije postavljena — nastavnik koji traži da se premesti na jedanaest piše njoj, a ne službi.