Prehod
Prehod iz Excela na samodejno izdelavo urnika
Preglednice niso neumen način sestavljanja urnika. So način, ki preneha delovati pri predvidljivi velikosti, iz razlogov, ki jih je vredno razumeti, preden jih zamenjate.
Zakaj Excel deluje, dokler ne preneha
Preglednica je prilagodljiva, vsem razumljiva in ne vsiljuje strukture, ki je niste želeli. Za majhno ustanovo z enim administratorjem, ki ima celotno sliko v glavi, je resnično učinkovita.
Odpove pri treh konkretnih stvareh, ki se vse pojavijo hkrati, ko ustanova raste: ne more preverjati omejitev, zato se konflikti iščejo na oko; nima enega vira resnice, zato se različica, razposlana v torek, in različica, urejana v četrtek, razhajata; in ne more odgovarjati na vprašanja, zato nihče ne ve, kakšna je zasedenost učilnic.
Praktična meja je običajno nekje pri štiridesetih učiteljih ali v trenutku, ko mora isti urnik urejati druga oseba.
Kaj morate pripraviti
Programska oprema ni delo. Delo so podatki.
- Popis učilnic z dejanskimi zmogljivostmi. Služba za nepremičnine ima običajno boljše številke kot urnikarska služba. Preverite jih s seznamom prenov.
- Struktura študijskih programov in modulov. Običajno jo je mogoče izvoziti iz Vašega študentskega informacijskega sistema in je običajno bolj neurejena, kot se pričakuje.
- Evidenca zaposlenih z oddelki in pedagoško obremenitvijo. Hrani jo kadrovska služba in se ne bo ujemala s tem, kar verjame urnikarska služba.
- Vaš seznam omejitev, razvrščen. Večina ustanov ima pravila nekje zapisana. Skoraj nobena jih ni razvrstila na trda in mehka.
- Lanski urnik. Uporaben kot preverjanje smiselnosti, tudi če ga ne prenesete naprej.
Kaj res postane težje
Tu je poštenost koristnejša od navdušenja. Dve stvari res postaneta težji, vsaj na začetku.
Prvič, implicitna pravila morate narediti izrecna. V preglednici znanje, da določen profesor nikoli ne poučuje pred desetimi, živi v glavi administratorja. V sistemu ga je treba zapisati — kar je dolgoročno v vseh pogledih bolje, v prvem mesecu pa precej več dela.
Drugič, izjeme zahtevajo odločitev in ne pritisk na tipko. Preglasitev omejitve je namerna in zabeležena, medtem ko ste v preglednici preprosto vpisali nekaj drugega. V tem je smisel, a sprva deluje kot trenje.
Kaj pridobite
- Konflikti se odkrijejo ob nastanku, ne na oko
- Ena različica, zato nihče ne dela z zastarelo kopijo
- Dostopnost zbirajo predavatelji sami, ne po e-pošti
- Ponovno generiranje v manj kot minuti, ko se kaj spremeni
- Podatki o zasedenosti učilnic in obremenitvi, ki jih lahko predstavite odboru
- Objava na spletu, mobilnih napravah, informacijskih zaslonih in po e-pošti iz enega vira
- Obvestila o spremembah, ki prispejo natanko do prizadetih
Pametna pot v uvedbo
Ne selite vsega naenkrat. Vzemite eno fakulteto, po možnosti z zmerno zapletenim urnikom, in jo en cikel vodite vzporedno. Težave s podatki boste odkrili v obvladljivem obsegu in imeli boste delujoč primer za oddelke, ki se upirajo.
Izvozite predmete, učilnice in predavatelje ene fakultete v Excel in jih uvozite — naša podpora preizkusnim uporabnikom brezplačno pomaga pri preslikavi stolpcev. Prenesite preizkusno različico.
Če želite postavitve stolpcev preveriti sami, preden se karkoli zavežete, je Importing Companion popoln referenčni priročnik za uvoz — 112 strani, ki zajemajo vsak uvoz CSV in vsako kodo prilagojenega uvoza, s točnimi stolpci, ki jih posamezen pričakuje, in vzorčno datoteko. Objavljen je brezplačno in je najhitrejši način, da Vam tisti, ki vzdržuje Vaše podatke, pove, kaj se bo čisto preslikalo in kaj ne.
Želite videti, kako deluje?
Rezervirajte 45-minutno spletno predstavitev, na kateri bomo postopek prikazali na primeru urnikovnega problema Vaše ustanove.