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Passer d’Excel à la planification automatisée
Les tableurs ne sont pas une façon stupide de construire un emploi du temps. C'est une méthode qui cesse de fonctionner à une taille prévisible, pour des raisons qu'il vaut la peine de comprendre avant de les remplacer.
Pourquoi Excel fonctionne, jusqu'à ce que ce ne soit plus le cas
Un tableur est flexible, universellement compris, et n'impose aucune structure que vous n'ayez demandée. Pour un petit établissement dont un seul administrateur garde toute la vision en tête, il est réellement efficace.
Il échoue sur trois points précis, qui surviennent tous ensemble à mesure que l'établissement grandit : il ne peut pas vérifier les contraintes, donc les conflits sont repérés à l'œil ; il n'a pas de source unique de vérité, donc la version diffusée le mardi et celle modifiée le jeudi divergent ; et il ne peut pas répondre à des questions, donc personne ne connaît le taux d'utilisation des salles.
Le seuil pratique se situe généralement autour de quarante enseignants ou au moment où une deuxième personne doit modifier le même emploi du temps.
Ce que vous devez préparer
Le logiciel n'est pas le travail. Les données le sont.
- Inventaire des salles avec leurs capacités réelles. Le service immobilier dispose généralement de meilleurs chiffres que le bureau des emplois du temps. Vérifiez-les à l'aide d'une liste des rénovations.
- Structure des programmes et des modules. Généralement extractible de votre système d'information étudiant, et généralement plus désordonnée que prévu.
- Dossiers du personnel avec départements et charges d'enseignement. Les RH les détiennent, et ils ne correspondront pas à ce que croit le bureau des emplois du temps.
- Votre liste de contraintes, classée. La plupart des établissements ont des règles écrites quelque part. Presque aucun ne les a classées en strictes ou souples.
- L'emploi du temps de l'an dernier. Utile comme contrôle de cohérence, même si vous ne le reconduisez pas.
Ce qui devient réellement plus difficile
L'honnêteté est ici plus utile que l'enthousiasme. Deux choses deviennent effectivement plus difficiles, du moins au début.
D'abord, il faut rendre explicites les règles implicites. Dans un tableur, le fait qu'un certain professeur n'enseigne jamais avant dix heures réside dans la tête de l'administrateur. Dans un système, il faut l'écrire — ce qui est préférable à long terme à tous égards et nettement plus de travail le premier mois.
Ensuite, les exceptions exigent une décision plutôt qu'une frappe au clavier. Contourner une contrainte est délibéré et consigné, alors que dans un tableur vous tapiez simplement autre chose. C'est voulu, mais cela ressemble d'abord à une friction.
Ce que vous y gagnez
- Des conflits détectés au moment où ils sont créés, et non repérés à l'œil
- Une seule version, pour que personne ne travaille sur une copie périmée
- Des disponibilités saisies par les enseignants eux-mêmes plutôt que collectées par email
- Une régénération en moins d'une minute lorsque quelque chose change
- Des chiffres de taux d'utilisation des salles et de charge de travail que vous pouvez présenter à un comité
- Une publication sur le web, le mobile, l'affichage dynamique et l'email à partir d'une source unique
- Des notifications de changement qui atteignent exactement les personnes concernées
Une approche raisonnable
Ne migrez pas tout en une seule fois. Prenez une faculté, idéalement une dont l'emploi du temps est modérément difficile, et exploitez-la en parallèle pendant un cycle. Vous découvrirez vos problèmes de données à une échelle maîtrisable, et vous disposerez d'un exemple fonctionnel à montrer aux départements réticents.
Exportez vers Excel les cours, les salles et les enseignants d'une faculté et importez ce fichier — notre équipe d'assistance aide gratuitement les utilisateurs d'essai à associer les colonnes. Télécharger la version d'essai.
Si vous préférez vérifier vous-même la disposition des colonnes avant de vous engager, le Importing Companion est la référence complète de l'importation — 112 pages couvrant chaque importation CSV et chaque code d'importation personnalisée, avec les colonnes exactes attendues par chacune et un fichier d'exemple. Il est publié gratuitement, et c'est le moyen le plus rapide pour la personne qui maintient vos données de vous dire ce qui s'associera sans difficulté et ce qui ne le fera pas.
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