Migracija
Prelazak sa Excel-a na automatsko planiranje rasporeda
Tabele nisu glup način za izradu rasporeda. To je način koji prestaje da funkcioniše pri predvidljivoj veličini, iz razloga koje vredi razumeti pre nego što ih zamenite.
Zašto Excel funkcioniše, dok ne prestane
Tabela je fleksibilna, svima razumljiva i ne nameće strukturu koju niste tražili. Za malu ustanovu s jednim administratorom koji celu sliku drži u glavi, zaista je efikasna.
Zakazuje u tri konkretne stvari, a sve se javljaju zajedno kako ustanova raste: ne može proveravati ograničenja, pa se sukobi pronalaze okom; nema jedinstveni izvor istine, pa se verzija razaslana u utorak i verzija izmenjena u četvrtak razilaze; i ne može odgovarati na pitanja, pa niko ne zna kolika je iskorišćenost učionica.
Praktični prag je obično negde oko četrdeset nastavnika ili trenutak kada drugoj osobi zatreba da uređuje isti raspored.
Šta morate pripremiti
Posao nije softver. Posao su podaci.
- Popis učionica sa stvarnim kapacitetima. Služba za imovinu obično ima bolje brojke od službe za raspored. Uporedite ih sa spiskom renoviranja.
- Struktura programa i predmeta. Obično se može izvući iz Vašeg studentskog informacionog sistema i obično je neurednija nego što se očekuje.
- Kadrovska evidencija s katedrama i nastavnim opterećenjem. Drži je služba za ljudske resurse i neće se poklapati s onim što služba za raspored veruje.
- Vaš spisak ograničenja, razvrstan. Većina ustanova ima pravila negde zapisana. Skoro nijedna ih nije razvrstala na čvrsta i meka.
- Prošlogodišnji raspored. Koristan kao provera zdravog razuma čak i ako ga ne prenosite dalje.
Šta zaista postaje teže
Iskrenost je ovde korisnija od entuzijazma. Dve stvari postaju teže, bar u početku.
Prvo, morate eksplicitno izraziti nepisana pravila. U tabeli znanje da određeni profesor nikada ne predaje pre deset živi u glavi administratora. U sistemu mora biti zapisano — što je dugoročno bolje u svakom pogledu, a prvog meseca znatno više posla.
Drugo, izuzeci zahtevaju odluku, a ne pritisak na taster. Zaobilaženje ograničenja je namerno i evidentirano, dok ste u tabeli jednostavno ukucali nešto drugo. U tome je smisao, ali se u početku oseća kao trenje.
Šta dobijate
- Sukobi se otkrivaju dok nastaju, a ne okom
- Jedna verzija, pa niko ne radi sa zastarelom kopijom
- Raspoloživost prikupljaju sami nastavnici umesto e-poštom
- Ponovno generisanje za manje od minuta kada se nešto promeni
- Iskorišćenost učionica i opterećenje o kojima možete izvestiti komisiju
- Objava na vebu, mobilnim uređajima, digitalnim displejima i e-poštom iz jednog izvora
- Obaveštenja o izmenama koja stižu tačno do onih na koje se odnose
Razuman početak
Ne migrirajte sve odjednom. Uzmite jedan fakultet, idealno onaj s umereno zahtevnim rasporedom, i vodite ga paralelno jedan ciklus. Svoje probleme s podacima otkrićete na obuhvatnoj razmeri, a imaćete i radni primer za katedre koje se opiru.
Izvezite predmete, učionice i nastavnike jednog fakulteta u Excel i uvezite ih — naš tim za podršku pomaže probnim korisnicima da povežu kolone bez naknade. Preuzmite probnu verziju.
Ako biste pre bilo kakve obaveze radije sami proverili rasporede kolona, Importing Companion je potpuni vodič za uvoz — 112 stranica koje pokrivaju svaki CSV uvoz i svaku šifru prilagođenog uvoza, sa tačnim kolonama koje svaki očekuje i primerom datoteke. Objavljen je besplatno i najbrži je način da Vam onaj ko održava Vaše podatke kaže šta će se čisto povezati, a šta neće.
Želite da vidite kako ovo radi?
Rezervišite onlajn prezentaciju od 45 minuta i prođićemo kroz nju na primeru problema izrade rasporeda u Vašoj ustanovi.