Množična e-pošta, ki je res osebna

Kaj se pošlje in kdaj

• Osebni urniki predavateljem ob začetku vsakega semestra
• Osebni urniki študijskim skupinam
• Obvestila o spremembah natanko osebam, ki jih sprememba zadeva
• Potrditve, odobritve in zavrnitve rezervacij
• Samodejni opomniki predavateljem, ki niso oddali razpoložljivosti
• Opomniki o urniku pred urami pouka

Od koga prihajajo pisma

Pismo, na katerega predavatelj ne more odgovoriti, je pol pisma. Kam gredo odgovori, je odločitev šole, sprejeta na enem zavihku.

Vsako pismo, ki ga pošlje spletna aplikacija — pisma o rezervacijah, odgovori na rezervacije, ki potrebujejo odobritev, preizkusna pisma — gre skozi eno odločitev, ki jo skrbniki sprejmejo v Nastavitve ▸ Obvestila na urniški strani šole. Od različice Wise Timetable 15.4.76 tudi pisma, ki jih načrtovalec pošlje iz namiznega programa.

Odgovori so trije. Če ni nič izpolnjeno, pisma odidejo iz poštnega predala Wise Timetable, odgovori pa prihajajo k nam. Z naslovom za odgovore pisma še vedno odidejo iz našega predala, vendar odgovori gredo urniškemu referatu — brez gesla, brez nastavljanja drugje, in za večino šol je to celoten odgovor. Z izpolnjenim lastnim poštnim predalom šole je v vrstici Od njen lasten naslov, odgovori pa so njeni.

Namizni program nikoli ne izve gesla tega predala: vsako dokončano pismo preda strežniku Wise Timetable prek običajnih spletnih vrat, strežnik pa ga pošlje z računom šole — zato univerzitetno omrežje, ki blokira odhodna poštna vrata, ni več pomembno. Tedensko pismo predavateljem preide na isto pot z naslednjo izdajo poštnega strežnika; do takrat odhaja iz poštnega predala Wise Timetable.

• Kateri koli poštni strežnik, ki sprejme geslo. Microsoft 365 je smtp.office365.com, vrata 587, STARTTLS; Gmail in Google Workspace sta smtp.gmail.com, 465 z SSL ali 587 s STARTTLS. Geslo aplikacije je boljše od vsakdanjega gesla predala.
• Geslo se zapiše enkrat in se nikoli več ne prikaže — ne na tem zaslonu in ne nikjer drugje — ker je zapečateno s ključem, ki obstaja samo na našem strežniku.
• Eno preizkusno e-sporočilo pove resnico. Odide natanko prek shranjenih nastavitev, zavrnitev pa je prikazana z rdečo, beseda za besedo, dokler pismo znova ne pride skozi.
• Microsoft 365: najprej vprašajte IT. Mnoge organizacije izklopijo pošiljanje z geslom (SMTP AUTH), Microsoft pa je napovedal, da ga bo v obstoječih organizacijah ob koncu decembra 2026 privzeto izklopil, čeprav ga skrbnik organizacije lahko ponovno vklopi. Naslov za odgovore deluje v vsakem primeru: gesla sploh ne potrebuje.

Pisma o rezervacijah, v besedah fakultete

Ko je prostor rezerviran ali rezervacija preklicana, osebe, ki jih zadeva, o tem izvejo v besedah fakultete.

Z označenim Pošlji e-pošto v obrazcu za rezervacijo shranjevanje ali brisanje rezervacije pošlje pismo na naslove, vnesene v polje E-pošta, na rezervirane prostore, ki imajo lasten naslov, in z označenim Predavateljem vsakemu predavatelju na rezervaciji. Vsak od njih dobi svoje pismo, zato nihče ne vidi naslova nikogar drugega in en napačen naslov ne ustavi ostalih.

Pismi sta dve, ena za shranjeno rezervacijo in ena za izbrisano, vsaka z zadevo in besedilom, ki ju fakulteta napiše na zavihku Obvestila. Besede v lomljenih oklepajih — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> in druge — se nadomestijo s podatki rezervacije. Prazno polje pošlje vgrajeno pismo, v slovenščini, hrvaščini ali angleščini glede na jezik zaslona, na katerem je bila rezervacija opravljena.

• Pismo nikoli ne razveljavi rezervacije. Rezervacija je shranjena, preden je napisano katero koli pismo, zato je počasen ali zavračajoč poštni strežnik ne more izgubiti in nihče ne rezervira istega prostora dvakrat v prepričanju, da prvi poskus ni uspel.
• Ali je polje na začetku označeno, je odločitev fakultete, nastavljena enkrat na istem zavihku.
• Odgovori gredo osebi, ki je rezervirala, ko pismo odide iz našega predala in naslov za odgovore ni nastavljen — predavatelj, ki prosi za premik na enajsto, piše njej, ne referatu.