Migrering
Från Excel till automatiserad schemaläggning
Kalkylblad är inte ett dumt sätt att bygga ett schema. De är ett sätt som slutar fungera vid en förutsägbar storlek, av skäl som är värda att förstå innan ni ersätter dem.
Varför Excel fungerar, tills det inte gör det
Ett kalkylblad är flexibelt, förstås av alla och tvingar inte på er någon struktur ni inte bett om. För ett litet lärosäte med en administratör som har hela bilden i huvudet är det genuint effektivt.
Det brister på tre specifika punkter, som alla dyker upp samtidigt när ett lärosäte växer: det kan inte kontrollera villkor, så krockar upptäcks med blotta ögat; det har ingen enskild sanningskälla, så versionen som skickades runt på tisdagen och versionen som redigerades på torsdagen glider isär; och det kan inte besvara frågor, så ingen vet hur stor salsbeläggningen är.
Den praktiska gränsen ligger vanligtvis vid ungefär fyrtio undervisande anställda eller när en andra person behöver redigera samma schema.
Vad ni måste förbereda
Programvaran är inte arbetet. Data är det.
- Salsinventering med verkliga kapaciteter. Fastighetsavdelningen har oftast bättre siffror än schemaläggningskansliet. Kontrollera dem mot en lista över ombyggnader.
- Program- och kursstruktur. Kan oftast hämtas ur ert studieadministrativa system, och är oftast rörigare än väntat.
- Personaluppgifter med institutioner och undervisningsåtaganden. Personalavdelningen har dessa, och de stämmer inte med vad schemaläggningskansliet tror.
- Er villkorslista, klassificerad. De flesta lärosäten har regler nedskrivna någonstans. Nästan inga har klassificerat dem som hårda eller mjuka.
- Förra årets schema. Användbart som rimlighetskontroll även om ni inte för det vidare.
Vad som verkligen blir svårare
Ärlighet är mer användbart här än entusiasm. Två saker blir svårare, åtminstone till en början.
För det första måste ni göra outtalade regler uttalade. I ett kalkylblad finns vetskapen att en viss professor aldrig undervisar före tio i administratörens huvud. I ett system måste den skrivas ned — vilket på lång sikt är bättre i alla avseenden och betydligt mer arbete den första månaden.
För det andra kräver undantag ett beslut i stället för ett tangenttryck. Att åsidosätta ett villkor är medvetet och registreras, medan man i ett kalkylblad bara skrev in något annat. Det är poängen, men det känns först som friktion.
Det ni vinner
- Krockar upptäcks när de uppstår i stället för med blotta ögat
- En enda version, så ingen arbetar utifrån en föråldrad kopia
- Tillgänglighet som lärarna själva samlar in i stället för via e-post
- Omgenerering på under en minut när något ändras
- Salsbeläggning och arbetsbelastning i siffror som ni kan lägga fram för en nämnd
- Publicering till webb, mobil, skyltning och e-post från en enda källa
- Ändringsaviseringar som når precis de berörda
Ett förnuftigt sätt att komma igång
Migrera inte allt på en gång. Ta en fakultet, helst en med ett måttligt besvärligt schema, och kör den parallellt under en cykel. Ni upptäcker era dataproblem i hanterlig skala, och ni får ett fungerande exempel att visa de institutioner som gör motstånd.
Exportera en fakultets kurser, salar och lärare till Excel och importera det — vårt supportteam hjälper provanvändare att koppla kolumner utan kostnad. Ladda ned provversionen.
Om ni hellre vill kontrollera kolumnlayouterna själva innan ni binder er till något är Importing Companion den fullständiga importreferensen — 112 sidor som täcker varje CSV-import och varje anpassad importkod, med exakt de kolumner var och en förväntar sig och en exempelfil. Den publiceras gratis, och det är det snabbaste sättet för den som underhåller era data att tala om vad som kopplas rent och vad som inte gör det.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.