Migrare
Trecerea de la Excel la orarul automatizat
Foile de calcul nu sunt un mod prost de a construi un orar. Sunt un mod care încetează să funcționeze la o dimensiune previzibilă, din motive care merită înțelese înainte de a le înlocui.
De ce funcționează Excel, până când nu mai funcționează
O foaie de calcul este flexibilă, înțeleasă de toată lumea și nu impune nicio structură pe care nu ați cerut-o. Pentru o instituție mică, cu un singur administrator care are întreaga imagine în minte, este cu adevărat eficientă.
Eșuează în trei privințe concrete, care apar toate odată cu creșterea instituției: nu poate verifica constrângerile, deci suprapunerile se descoperă din ochi; nu are o sursă unică de adevăr, deci versiunea circulată marți și cea editată joi diverg; și nu poate răspunde la întrebări, deci nimeni nu știe care este gradul de utilizare a sălilor.
Pragul practic se situează de obicei în jurul a patruzeci de cadre didactice sau în momentul în care o a doua persoană trebuie să editeze același orar.
Ce trebuie să pregătiți
Software-ul nu este munca. Datele sunt.
- Inventarul sălilor, cu capacități reale. Serviciul administrativ-patrimonial are de obicei cifre mai bune decât biroul de orare. Verificați-le față de o listă a renovărilor.
- Structura programelor de studii și a modulelor. De obicei poate fi extrasă din sistemul informatic al studenților și este de obicei mai încâlcită decât se așteaptă.
- Fișele personalului, cu departamentele și normele didactice. Le deține departamentul de resurse umane și nu vor coincide cu ceea ce crede biroul de orare.
- Lista dumneavoastră de constrângeri, clasificată. Majoritatea instituțiilor au reguli scrise undeva. Aproape niciuna nu le-a clasificat în obligatorii sau flexibile.
- Orarul anului trecut. Util ca verificare de bun-simț, chiar dacă nu îl reportați.
Ce devine cu adevărat mai dificil
Sinceritatea este aici mai utilă decât entuziasmul. Două lucruri devin într-adevăr mai dificile, cel puțin la început.
În primul rând, trebuie să explicitați regulile implicite. Într-o foaie de calcul, știința că un anumit profesor nu predă niciodată înainte de ora zece se află în mintea administratorului. Într-un sistem, trebuie consemnată — ceea ce este mai bine pe termen lung în toate privințele și considerabil mai multă muncă în prima lună.
În al doilea rând, excepțiile necesită o decizie, nu o simplă apăsare de tastă. Suspendarea unei constrângeri este deliberată și înregistrată, în timp ce într-o foaie de calcul pur și simplu ați tastat altceva. Acesta este scopul, dar la început se simte ca o fricțiune.
Ce câștigați
- Suprapunerile sunt detectate în momentul creării, nu descoperite din ochi
- O singură versiune, astfel încât nimeni să nu lucreze cu o copie depășită
- Disponibilitatea o introduc singure cadrele didactice, nu prin email
- Regenerare în mai puțin de un minut atunci când se schimbă ceva
- Cifre privind gradul de utilizare a sălilor și norma didactică pe care le puteți prezenta unei comisii
- Publicare pe web, mobil, panouri informative și email dintr-o singură sursă
- Notificări de modificare care ajung exact la persoanele afectate
O cale de intrare rezonabilă
Nu migrați totul deodată. Alegeți o facultate, de preferință una cu un orar moderat de dificil, și rulați-o în paralel timp de un ciclu. Veți descoperi problemele datelor dumneavoastră la o scară gestionabilă și veți avea un exemplu funcțional de arătat departamentelor care opun rezistență.
Exportați în Excel disciplinele, sălile și cadrele didactice ale unei facultăți și importați-le — echipa noastră de asistență îi ajută pe utilizatorii de probă să asocieze coloanele, fără cost. Descărcați versiunea de probă.
Dacă preferați să verificați singuri structura coloanelor înainte de a vă angaja, Importing Companion este referința completă pentru import — 112 pagini care acoperă fiecare import CSV și fiecare cod de import personalizat, cu coloanele exacte așteptate de fiecare și un fișier-exemplu. Este publicat gratuit și este cea mai rapidă cale prin care cel care întreține datele dumneavoastră poate afla ce se va asocia fără probleme și ce nu.
Doriți să vedeți cum funcționează?
Rezervați o prezentare online de 45 de minute și o vom parcurge împreună, pornind de la problema de programare proprie instituției dumneavoastră.