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Von Excel zur automatisierten Stundenplanung
Tabellenkalkulationen sind kein dummer Weg, einen Stundenplan zu erstellen. Sie sind ein Weg, der ab einer vorhersehbaren Größe nicht mehr funktioniert, aus Gründen, die man verstehen sollte, bevor man sie ersetzt.
Warum Excel funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert
Eine Tabellenkalkulation ist flexibel, allgemein verständlich und erzwingt keine Struktur, die Sie nicht selbst vorgegeben haben. Für eine kleine Hochschule mit einer einzigen Verwaltungskraft, die das ganze Bild im Kopf hat, ist sie tatsächlich effizient.
Sie scheitert an drei konkreten Punkten, die mit dem Wachstum einer Hochschule alle zugleich auftreten: Sie kann Bedingungen nicht prüfen, sodass Konflikte mit bloßem Auge gesucht werden; es gibt keine einzige verlässliche Datenquelle, sodass die am Dienstag verteilte Version und die am Donnerstag bearbeitete auseinanderlaufen; und sie kann keine Fragen beantworten, sodass niemand weiß, wie hoch die Raumauslastung ist.
Die praktische Schwelle liegt meist bei etwa vierzig Lehrenden oder in dem Moment, in dem eine zweite Person denselben Stundenplan bearbeiten muss.
Was Sie vorbereiten müssen
Die Software ist nicht die Arbeit. Die Daten sind es.
- Raumbestand mit realen Kapazitäten. Das Gebäudemanagement hat meist bessere Zahlen als das Stundenplanbüro. Gleichen Sie sie mit einer Renovierungsliste ab.
- Studiengang- und Modulstruktur. Meist aus Ihrem Studierendeninformationssystem extrahierbar und meist unordentlicher als erwartet.
- Personaldaten mit Fachbereichen und Lehrdeputaten. Die Personalabteilung führt diese, und sie stimmen nicht mit dem überein, was das Stundenplanbüro annimmt.
- Ihre klassifizierte Bedingungsliste. Die meisten Hochschulen haben Regeln irgendwo aufgeschrieben. Fast keine hat sie als hart oder weich klassifiziert.
- Der Stundenplan des Vorjahres. Nützlich als Plausibilitätsprüfung, auch wenn Sie ihn nicht übernehmen.
Was tatsächlich schwieriger wird
Ehrlichkeit ist hier nützlicher als Begeisterung. Zwei Dinge werden zumindest anfangs tatsächlich schwieriger.
Erstens müssen implizite Regeln explizit gemacht werden. In einer Tabellenkalkulation lebt das Wissen, dass ein bestimmter Professor nie vor zehn Uhr unterrichtet, im Kopf der Verwaltungskraft. In einem System muss es aufgeschrieben werden — was langfristig in jeder Hinsicht besser und im ersten Monat erheblich mehr Arbeit ist.
Zweitens erfordern Ausnahmen eine Entscheidung statt eines Tastendrucks. Das Außerkraftsetzen einer Bedingung geschieht bewusst und wird protokolliert, während man in einer Tabellenkalkulation einfach etwas anderes eingetippt hat. Das ist der Sinn der Sache, fühlt sich aber anfangs wie Reibung an.
Was Sie gewinnen
- Konflikte werden erkannt, während sie entstehen, statt mit bloßem Auge gefunden zu werden
- Eine einzige Version, sodass niemand mit einer veralteten Kopie arbeitet
- Verfügbarkeiten, die von den Lehrenden selbst erfasst werden statt per E-Mail
- Neugenerierung in unter einer Minute, wenn sich etwas ändert
- Raumauslastungs- und Arbeitsbelastungszahlen, die Sie einem Gremium vorlegen können
- Veröffentlichung auf Web, Mobilgeräten, Beschilderung und E-Mail aus einer einzigen Quelle
- Änderungsbenachrichtigungen, die genau die betroffenen Personen erreichen
Ein vernünftiger Einstieg
Migrieren Sie nicht alles auf einmal. Nehmen Sie eine Fakultät, idealerweise eine mit einem mäßig schwierigen Stundenplan, und betreiben Sie sie einen Zyklus lang parallel. Sie entdecken Ihre Datenprobleme in überschaubarem Umfang und haben ein funktionierendes Beispiel für die Fachbereiche, die sich sträuben.
Exportieren Sie die Lehrveranstaltungen, Räume und Lehrenden einer Fakultät nach Excel und importieren Sie diese Datei — unser Support-Team unterstützt Testnutzer kostenlos bei der Zuordnung der Spalten. Testversion herunterladen.
Wenn Sie die Spaltenlayouts lieber selbst prüfen möchten, bevor Sie sich zu irgendetwas verpflichten, ist der Importing Companion die vollständige Importreferenz — 112 Seiten, die jeden CSV-Import und jeden benutzerdefinierten Importcode abdecken, mit den genauen Spalten, die jeweils erwartet werden, und einer Beispieldatei. Er wird kostenlos veröffentlicht und ist der schnellste Weg für diejenigen, die Ihre Daten pflegen, herauszufinden, was sich sauber zuordnen lässt und was nicht.
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