Migracija
Prelazak s Excela na automatizirano planiranje rasporeda
Tabele nisu glup način izrade rasporeda. To je način koji prestaje raditi pri predvidivoj veličini, iz razloga koje vrijedi razumjeti prije nego ih zamijenite.
Zašto Excel radi, sve dok ne prestane
Tabela je fleksibilna, svima razumljiva i ne nameće strukturu koju niste tražili. Za malu ustanovu s jednim administratorom koji cijelu sliku drži u glavi, zaista je efikasna.
Podbacuje u tri konkretne stvari, koje sve stižu zajedno kako ustanova raste: ne može provjeravati ograničenja, pa se kolizije nalaze okom; nema jedinstven izvor istine, pa se verzija razaslana u utorak i verzija uređivana u četvrtak razilaze; i ne može odgovarati na pitanja, pa niko ne zna kolika je iskorištenost prostorija.
Praktični prag je obično negdje oko četrdeset nastavnika ili trenutak kad drugoj osobi zatreba uređivanje istog rasporeda.
Šta morate pripremiti
Softver nije posao. Posao su podaci.
- Popis prostorija sa stvarnim kapacitetima. Služba za objekte obično ima bolje brojke od službe za raspored. Provjerite ih prema popisu renoviranja.
- Struktura programa i predmeta. Obično se može izvući iz studentskog informacionog sistema i obično je neurednija nego što se očekuje.
- Evidencija osoblja s odsjecima i nastavnim opterećenjem. Drže je kadrovi i neće se podudarati s onim što misli služba za raspored.
- Vaš popis ograničenja, razvrstan. Većina ustanova ima pravila negdje zapisana. Gotovo nijedna ih nije razvrstala na tvrda i meka.
- Prošlogodišnji raspored. Koristan kao provjera ispravnosti čak i ako ga ne prenosite dalje.
Šta zaista postaje teže
Iskrenost je ovdje korisnija od oduševljenja. Dvije stvari postaju teže, barem na početku.
Prvo, morate implicitna pravila učiniti eksplicitnim. U tabeli znanje da određeni profesor nikad ne predaje prije deset živi u glavi administratora. U sistemu se mora zapisati — što je dugoročno bolje u svakom pogledu, a u prvom mjesecu znatno više posla.
Drugo, izuzeci traže odluku, a ne pritisak na tipku. Zaobilaženje ograničenja je namjerno i evidentirano, dok ste u tabeli jednostavno upisali nešto drugo. U tome je smisao, ali isprva djeluje kao trenje.
Šta dobijate
- Kolizije otkrivene čim nastanu, a ne okom
- Jedna verzija, pa niko ne radi sa zastarjelom kopijom
- Dostupnost koju unose sami nastavnici umjesto emailom
- Ponovno generisanje za manje od minute kad se nešto promijeni
- Iskorištenost prostorija i opterećenje nastavnika u brojkama koje možete iznijeti pred komisiju
- Objava na web, mobilne uređaje, ekrane i email iz jednog izvora
- Obavještenja o promjenama koja stižu tačno do onih koje se tiču
Razuman početak
Ne migrirajte sve odjednom. Uzmite jedan fakultet, po mogućnosti s umjereno zahtjevnim rasporedom, i vodite ga paralelno jedan ciklus. Svoje probleme s podacima otkrit ćete u podnošljivom obimu, a imat ćete radni primjer za odsjeke koji se opiru.
Izvezite predmete, prostorije i nastavnike jednog fakulteta u Excel i uvezite to — naš tim za podršku pomaže probnim korisnicima da povežu kolone bez naknade. Preuzmite probnu verziju.
Ako biste radije sami provjerili rasporede kolona prije bilo kakve obaveze, Importing Companion je kompletan priručnik za uvoz — 112 stranica koje pokrivaju svaki CSV uvoz i svaki prilagođeni kod uvoza, s tačnim kolonama koje svaki očekuje i primjerom datoteke. Objavljen je besplatno i najbrži je način da Vam onaj ko održava Vaše podatke kaže šta će se čisto povezati, a šta neće.
Želite li vidjeti kako ovo radi?
Rezervirajte 45-minutnu online prezentaciju i proći ćemo kroz sve na primjeru problema rasporeda Vaše ustanove.