Migracija
Prelazak s Excela na automatizirano izrađivanje rasporeda
Proračunske tablice nisu glup način izrade rasporeda. To je način koji prestaje funkcionirati pri predvidljivoj veličini, iz razloga koje vrijedi razumjeti prije zamjene.
Zašto Excel funkcionira, sve dok ne prestane
Proračunska tablica je fleksibilna, svima razumljiva i ne nameće strukturu koju niste tražili. Za malu ustanovu s jednim administratorom koji cijelu sliku drži u glavi doista je učinkovita.
Zakaže na tri konkretne stvari, koje se sve pojave zajedno kako ustanova raste: ne može provjeravati ograničenja pa se sukobi nalaze okom; nema jedinstvenog izvora istine pa se verzija koja je kružila u utorak i verzija uređivana u četvrtak razilaze; i ne može odgovarati na pitanja pa nitko ne zna kolika je iskorištenost prostorija.
Praktična granica obično je negdje oko četrdeset nastavnika ili trenutak kad drugi čovjek treba uređivati isti raspored.
Što morate pripremiti
Softver nije posao. Posao su podaci.
- Popis prostorija sa stvarnim kapacitetima. Služba za imovinu obično ima bolje brojke od ureda za raspored. Usporedite ih s popisom obnova.
- Struktura programa i kolegija. Obično se može izvući iz Vašeg studentskog informacijskog sustava, i obično je neurednija nego što se očekuje.
- Evidencije djelatnika s odjelima i nastavnim opterećenjem. Drži ih služba za ljudske resurse i neće se podudarati s onim što misli ured za raspored.
- Vaš popis ograničenja, razvrstan. Većina ustanova ima pravila negdje zapisana. Gotovo nijedna ih nije razvrstala na tvrda i meka.
- Prošlogodišnji raspored. Koristan kao provjera smislenosti čak i ako ga ne prenosite dalje.
Što doista postaje teže
Iskrenost je ovdje korisnija od oduševljenja. Dvije stvari doista postaju teže, barem u početku.
Prvo, implicitna pravila morate učiniti izričitima. U proračunskoj tablici znanje da određeni profesor nikad ne predaje prije deset živi u glavi administratora. U sustavu mora biti zapisano — što je dugoročno bolje u svakom pogledu, a prvi mjesec znatno više posla.
Drugo, iznimke zahtijevaju odluku, a ne pritisak na tipku. Zaobilaženje ograničenja je namjerno i zabilježeno, dok ste u proračunskoj tablici jednostavno utipkali nešto drugo. U tome je smisao, ali u početku djeluje kao trenje.
Što dobivate
- Sukobi se otkrivaju čim nastanu, a ne okom naknadno
- Jedna verzija, pa nitko ne radi na zastarjeloj kopiji
- Raspoloživost koju sami unose nastavnici umjesto e-poštom
- Ponovno generiranje za manje od minute kad se nešto promijeni
- Iskorištenost prostorija i opterećenje nastavnika s brojkama koje možete iznijeti pred odbor
- Objava na webu, mobilnim uređajima, zaslonima i e-poštom iz jednog izvora
- Obavijesti o promjenama koje stižu točno do zahvaćenih ljudi
Razuman početak
Ne migrirajte sve odjednom. Uzmite jedan fakultet, idealno onaj s umjereno zahtjevnim rasporedom, i vodite ga paralelno jedan ciklus. Svoje ćete probleme s podacima otkriti na obuhvatljivoj razini, a imat ćete i radni primjer za pokazati odjelima koji se opiru.
Izvezite kolegije, prostorije i nastavnike jednog fakulteta u Excel i uvezite to — naša podrška probnim korisnicima besplatno pomaže pri povezivanju stupaca. Preuzmite probnu verziju.
Ako biste radije sami provjerili rasporede stupaca prije nego što se na bilo što obvežete, Importing Companion je cjelovit priručnik za uvoz — 112 stranica koje pokrivaju svaki CSV uvoz i svaku šifru prilagođenog uvoza, s točnim stupcima koje svaki očekuje i primjerom datoteke. Objavljen je besplatno i najbrži je način da Vam osoba koja održava Vaše podatke kaže što će se čisto povezati, a što neće.
Želite vidjeti kako to radi?
Rezervirajte 45-minutnu online prezentaciju i proći ćemo kroz nju na primjeru raspoređivanja Vaše vlastite ustanove.