Migração
Passar do Excel para o planeamento automatizado de horários
As folhas de cálculo não são uma forma tola de construir um horário. São uma forma que deixa de funcionar a partir de uma dimensão previsível, por razões que vale a pena compreender antes de as substituir.
Por que razão o Excel funciona, até deixar de funcionar
Uma folha de cálculo é flexível, universalmente compreendida e não impõe qualquer estrutura que não tenha pedido. Para uma instituição pequena, com um único administrador que tem o quadro completo na cabeça, é genuinamente eficiente.
Falha em três aspetos concretos, que surgem todos em conjunto à medida que a instituição cresce: não consegue verificar restrições, pelo que os conflitos são detetados à vista; não tem uma fonte única de verdade, pelo que a versão distribuída na terça-feira e a versão editada na quinta-feira divergem; e não consegue responder a perguntas, pelo que ninguém sabe qual é a taxa de utilização das salas.
O limiar prático situa-se geralmente por volta dos quarenta docentes ou no momento em que uma segunda pessoa precisa de editar o mesmo horário.
O que tem de preparar
O software não é o trabalho. Os dados é que são.
- Inventário de salas com capacidades reais. Os serviços de instalações costumam ter números melhores do que o gabinete de horários. Confronte-os com uma lista de remodelações.
- Estrutura de programas e disciplinas. Normalmente extraível do seu sistema de informação de estudantes, e normalmente mais desorganizada do que o esperado.
- Registos de pessoal com departamentos e cargas letivas. Os recursos humanos detêm-nos, e não coincidirão com aquilo em que o gabinete de horários acredita.
- A sua lista de restrições, classificada. A maioria das instituições tem regras escritas algures. Quase nenhuma as classificou como rígidas ou flexíveis.
- O horário do ano anterior. Útil como verificação de coerência, mesmo que não o transporte para o ano seguinte.
O que realmente fica mais difícil
A honestidade é aqui mais útil do que o entusiasmo. Duas coisas ficam de facto mais difíceis, pelo menos no início.
Primeiro, é preciso tornar explícitas as regras implícitas. Numa folha de cálculo, o conhecimento de que um determinado professor nunca leciona antes das dez está na cabeça do administrador. Num sistema, tem de ser escrito — o que é melhor em todos os aspetos a longo prazo e consideravelmente mais trabalhoso no primeiro mês.
Segundo, as exceções exigem uma decisão em vez de um toque de tecla. Contornar uma restrição é deliberado e fica registado, ao passo que numa folha de cálculo bastava escrever outra coisa. É esse o objetivo, mas ao início parece um atrito.
O que ganha
- Conflitos detetados no momento em que são criados, em vez de encontrados à vista
- Uma única versão, para que ninguém trabalhe a partir de uma cópia desatualizada
- Disponibilidade recolhida pelos próprios docentes, em vez de por email
- Regeneração em menos de um minuto quando algo muda
- Dados de utilização de salas e de carga de trabalho que pode apresentar a um conselho
- Publicação na web, em dispositivos móveis, em ecrãs de sinalética e por email a partir de uma única fonte
- Notificações de alterações que chegam exatamente às pessoas afetadas
Uma forma sensata de começar
Não migre tudo de uma vez. Escolha uma faculdade, idealmente com um horário moderadamente complicado, e execute-a em paralelo durante um ciclo. Descobrirá os problemas dos seus dados a uma escala gerível e terá um exemplo funcional para mostrar aos departamentos que oferecem resistência.
Exporte para Excel as disciplinas, salas e docentes de uma faculdade e importe-os — a nossa equipa de apoio ajuda os utilizadores de avaliação a mapear as colunas sem qualquer custo. Descarregue a versão de avaliação.
Se preferir verificar por si próprio a disposição das colunas antes de assumir qualquer compromisso, o Importing Companion é a referência completa de importação — 112 páginas que abrangem todas as importações CSV e todos os códigos de importação personalizada, com as colunas exatas que cada uma espera e um ficheiro de exemplo. É publicado gratuitamente e é a forma mais rápida de quem mantém os seus dados lhe dizer o que será mapeado sem problemas e o que não será.
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