Migrazione
Dal foglio Excel alla pianificazione automatica dell’orario
I fogli di calcolo non sono un modo stupido di costruire un orario. Sono un modo che smette di funzionare a una dimensione prevedibile, per ragioni che vale la pena comprendere prima di sostituirli.
Perché Excel funziona, finché non funziona più
Un foglio di calcolo è flessibile, universalmente compreso e non impone alcuna struttura che non abbiate richiesto. Per un piccolo ateneo con un solo amministratore che tiene in mente il quadro completo, è davvero efficiente.
Si inceppa su tre aspetti specifici, che si presentano tutti insieme al crescere dell'istituzione: non può verificare i vincoli, quindi i conflitti si trovano a occhio; non ha un'unica fonte di verità, quindi la versione diffusa il martedì e quella modificata il giovedì divergono; e non può rispondere a domande, quindi nessuno sa quale sia l'utilizzo delle aule.
La soglia pratica si colloca di solito intorno ai quaranta docenti o nel momento in cui una seconda persona deve modificare lo stesso orario.
Che cosa occorre preparare
Il software non è il lavoro. Lo sono i dati.
- Inventario delle aule con le capienze reali. L'ufficio tecnico di solito ha numeri migliori dell'ufficio orari. Verificateli rispetto a un elenco delle ristrutturazioni.
- Struttura dei programmi e dei moduli. Di solito estraibile dal Vostro sistema informativo degli studenti, e di solito più disordinata del previsto.
- Anagrafiche del personale con dipartimenti e carichi didattici. Le detiene l'ufficio del personale e non corrisponderanno a ciò che crede l'ufficio orari.
- Il Vostro elenco di vincoli, classificato. La maggior parte degli atenei ha regole scritte da qualche parte. Quasi nessuno le ha classificate come rigide o flessibili.
- L'orario dell'anno scorso. Utile come verifica di coerenza anche se non lo riportate avanti.
Che cosa diventa davvero più difficile
In questo caso l'onestà è più utile dell'entusiasmo. Due cose diventano effettivamente più difficili, almeno all'inizio.
In primo luogo, occorre rendere esplicite le regole implicite. In un foglio di calcolo, il fatto che un determinato professore non insegni mai prima delle dieci vive nella testa dell'amministratore. In un sistema deve essere scritto — il che è meglio sotto ogni aspetto nel lungo periodo e notevolmente più lavoro nel primo mese.
In secondo luogo, le eccezioni richiedono una decisione anziché un tasto premuto. Derogare a un vincolo è un atto deliberato e registrato, mentre in un foglio di calcolo si digitava semplicemente qualcos'altro. È proprio questo il punto, ma all'inizio sembra un attrito.
Che cosa si guadagna
- Conflitti rilevati nel momento in cui si creano anziché scoperti a occhio
- Una sola versione, così nessuno lavora su una copia obsoleta
- Disponibilità raccolta dai docenti stessi anziché via email
- Rigenerazione in meno di un minuto quando qualcosa cambia
- Dati sull'utilizzo delle aule e sui carichi di lavoro da presentare a un comitato
- Pubblicazione su web, mobile, segnaletica digitale ed email da un'unica fonte
- Notifiche di modifica che raggiungono esattamente le persone interessate
Un modo sensato di iniziare
Non migrate tutto in una volta. Prendete una facoltà, possibilmente con un orario moderatamente complicato, e fatela funzionare in parallelo per un ciclo. Scoprirete i problemi dei Vostri dati su scala gestibile e avrete un esempio funzionante da mostrare ai dipartimenti che oppongono resistenza.
Esportate in Excel i corsi, le aule e i docenti di una facoltà e importateli — il nostro team di supporto aiuta gratuitamente gli utenti in prova a mappare le colonne. Scaricate la versione di prova.
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