Migrare
Schimbarea sistemului de orare: ce trebuie de fapt mutat
Datele sunt jumătatea ușoară. Lucrurile care se strică sunt cele din afara software-ului — linkurile pe care oamenii le-au salvat, fluxul de care depinde un alt departament și obiceiurile tuturor celor care stăpâneau deja vechiul sistem.
Dacă părăsiți un sistem cunoscut
Acest articol tratează decizia în sine, indiferent de sistemul pe care îl folosiți. Există și câte o pagină pentru fiecare sistem existent, scrisă în vocabularul propriu al acelui sistem și onestă cu privire la ce nu facem: Scientia Syllabus Plus, Untis, CELCAT și TimeEdit.
Începeți prin a separa patru lucruri diferite
De obicei sunt discutate ca un singur proiect. Nu au aproape nimic în comun.
Structura — programe, ani, trasee de studiu, module, grupe și ierarhia care le leagă. Este scheletul, este partea cel mai probabil existentă deja în sistemul dumneavoastră informatic al studenților și este partea care merită mutată de acolo, nu din vechiul sistem de orare.
Resursele — săli cu capacități și echipamente reale, clădiri, personal cu departamentele lui. Serviciul administrativ-patrimonial și resursele umane dețin de obicei date mai bune decât oricare dintre sistemele de orare, iar o migrare este o ocazie rară de a le corecta cât timp cineva este atent.
Orarul din acest an — orele efectiv plasate. Merită importat și se importă repede, dar este cel mai puțin valoros dintre cele patru: cel de anul viitor se generează, nu se copiază.
Tot ce trimite către vechiul sistem — linkurile, fluxurile, ecranele, integrările. Este jumătatea uitată în plan și amintită în prima săptămână.
Ce se transferă bine
- Orice este listă. Săli, personal, module, programe, grupe. Aproape orice sistem le exportă, iar acolo unde nu o face, baza de date de dedesubt de obicei o poate face.
- Constrângerile, după reclasificare. Rareori se transferă literal, iar acesta este un avantaj: migrarea este momentul de a separa regulile care trebuie respectate de preferințele dorite, ceea ce majoritatea instituțiilor nu au făcut niciodată. Distincția, cu exemple.
- Orarul curent, ca punct de plecare pentru primul semestru, cât timp oamenii se acomodează.
- Disponibilitatea, dacă o aveți în scris. Disponibilitatea personalului colectată de-a lungul anilor este cunoaștere instituțională reală și merită păstrată.
Ce nu se transferă și nici nu ar trebui
Soluția generată anul trecut. Ea codifică constrângerile, mărimile cohortelor și sălile de anul trecut. Regenerarea pornind de la structură este mai rapidă decât reconcilierea unui răspuns vechi de un an și este primul test onest al faptului că ați consemnat vreodată corect constrângerile.
Soluțiile ocolitoare. Fiecare orar de lungă durată conține aranjamente care există pentru că vechiul software nu putea face ceva: un modul împărțit în trei pentru că sistemul nu avea cum să exprime un tipar la două săptămâni, o sală fictivă inventată pentru a susține o constrângere. Preluarea lor înseamnă preluarea unei limitări pe care plătiți ca să o lăsați în urmă. Găsiți-le și întrebați la ce serveau.
Foaia de calcul privată a cuiva. Există întotdeauna una, de obicei este esențială, iar migrarea este momentul în care trebuie să devină parte a sistemului sau să fie scoasă din uz în mod deliberat.
Partea care se strică în afara software-ului
Nimic din aceasta nu este o problemă de date, iar totul este dimineața de luni a cuiva.
- Linkuri salvate. Studenții și personalul au salvat un URL către propriul orar, uneori cu ani în urmă. Dacă cel nou se află în altă parte, decideți ce face vechea adresă — redirecționați-o sau lăsați o pagină care explică unde să meargă. A nu face niciuna este cea mai frecventă rană autoprovocată dintr-o migrare.
- Abonamente la calendar. Oricine și-a abonat telefonul la orar are un flux care va înceta discret să se actualizeze, în loc să eșueze vizibil. Nu va observa până când nu pierde ceva.
- Ecrane și panouri informative. Afișajele din holuri sunt de obicei configurate o singură dată, de cineva care a plecat între timp, și indică un URL la care nu s-a uitat nimeni de trei ani.
- Fluxuri către alte sisteme. Mediul virtual de învățare, sistemul de prezență, chioșcul de rezervare a sălilor, raportul pe care cineva din Contabilitate îl rulează în fiecare trimestru. Întrebați fiecare departament ce preia din orar, în scris, înainte de comutare, nu după.
- Persoanele care stăpâneau sistemul. Doi sau trei colegi erau rapizi în vechiul sistem. Pentru un semestru vor fi mai lenți și tocmai ei vor fi cei cărora li se cere să rezolve totul. Planificați acest lucru, în loc să fiți luați prin surprindere.
O ordine care funcționează
Inventariați ce trimite către orar
Înaintea oricărui lucru tehnic. Fiecare link, flux, ecran și integrare, cu un nume în dreptul lui. Această listă este domeniul real al proiectului și nu este niciodată atât de scurtă pe cât se așteaptă.
Mutați structura, din sistemul informatic al studenților, acolo unde este posibil
Programe, ani, trasee, module, grupe. Dacă sistemul dumneavoastră informatic al studenților le deține, importați de acolo, nu din vechiul sistem de orare, și ați fixat totodată sursa unică de adevăr.
Mutați resursele și corectați-le
Săli și capacități de la serviciul administrativ-patrimonial, personal de la resurse umane. Așteptați-vă să găsiți săli care nu mai există și capacități care s-au schimbat odată cu mobilierul.
Importați orarul curent și publicați-l doar pentru citire
Le oferă tuturor ceva familiar de privit și este cea mai rapidă cale de a afla ce ați greșit: oamenii își recunosc propria predare.
Reconstruiți constrângerile ca obligatorii și flexibile
Nu este un exercițiu de traducere. Fiecare regulă este clasificată deliberat, iar cele pe care nimeni nu le poate justifica sunt eliminate.
Generați în paralel, pentru un semestru, și comparați
Rulați noul sistem alături de cel vechi pe durata unui singur semestru înainte de a vă angaja. Comparați după gradul de utilizare a sălilor și norma personalului, nu după impresie.
Comutați linkurile la sfârșit și toate deodată
Redirecționări, fluxuri, ecrane și abonamente într-o singură zi, pe baza inventarului din primul pas.
Cât durează
Infrastructura nu este constrângerea. Configurăm găzduirea, importăm orarul existent al unei instituții și punem la loc paginile ei web în câteva zile — această parte este rutină și este ceea ce facem mai bine decât oricine altcineva de pe piața noastră.
Restul îl constituie datele și integrările dumneavoastră. Un prim ciclu complet — structură, resurse, disponibilitate, constrângeri, generare, verificare, publicare — durează de obicei câteva săptămâni, iar cel mai mare consumator de timp este colectarea disponibilității personalului, nu ceva ce face software-ul. Anii următori sunt considerabil mai scurți, deoarece structura se reportează și doar modificările necesită atenție.
Rezumatul onest: software-ul este rareori ceea ce face o migrare lungă. Oricine vă spune altceva vă vinde jumătatea ușoară.
Întrebări care merită puse oricui evaluați
- Puteți importa orarul nostru existent și în ce format aveți nevoie de el?
- Ce se întâmplă cu linkurile pe care studenții noștri le-au salvat deja?
- Este interfața dumneavoastră de integrare documentată public, astfel încât dezvoltatorii noștri să o poată evalua înainte de a ne angaja? A noastră este.
- Putem rula ambele sisteme în paralel timp de un semestru?
- Cum arată al doilea an — cât din această muncă se repetă?
Doriți să vedeți cum funcționează?
Rezervați o prezentare online de 45 de minute și o vom parcurge împreună, pornind de la problema de programare proprie instituției dumneavoastră.