Migration
Changer de système de planification : ce qui doit réellement être transféré
Les données sont la moitié facile. Ce qui casse, c'est ce qui est en dehors du logiciel — les liens que les gens ont mis en favoris, le flux dont dépend un autre département, et les habitudes de tous ceux qui maîtrisaient déjà l'ancien système.
Si vous quittez un système précis
Cet article porte sur la décision elle-même, quel que soit le système que vous utilisez. Il existe aussi une page par système en place, rédigée dans le vocabulaire de ce système et honnête sur ce que nous ne faisons pas : Scientia Syllabus Plus, Untis, CELCAT et TimeEdit.
Commencez par séparer quatre choses différentes
On en parle généralement comme d'un seul projet. Elles n'ont presque rien en commun.
La structure — programmes, années, parcours, modules, groupes et la hiérarchie qui les relie. C'est le squelette, c'est la partie la plus susceptible d'exister déjà dans votre système d'information étudiant, et c'est celle qu'il vaut mieux transférer depuis celui-ci plutôt que depuis l'ancien système de planification.
Les ressources — salles avec leurs capacités et équipements réels, bâtiments, personnel avec ses départements. Le service immobilier et les RH détiennent généralement de meilleures données que l'un ou l'autre système de planification, et une migration est une occasion rare de les corriger pendant que quelqu'un y prête attention.
L'emploi du temps de cette année — les cours effectivement placés. Il vaut la peine d'être importé, et s'importe vite, mais c'est le moins précieux des quatre : celui de l'an prochain est généré, pas copié.
Tout ce qui pointe vers l'ancien système — les liens, les flux, les écrans, les intégrations. C'est la moitié oubliée dans le plan et dont on se souvient la première semaine.
Ce qui se transfère bien
- Tout ce qui est une liste. Salles, personnel, modules, programmes, groupes. Presque tous les systèmes les exportent, et lorsque ce n'est pas le cas, la base de données sous-jacente le peut généralement.
- Les contraintes, une fois reclassées. Elles se transfèrent rarement telles quelles, et c'est un avantage : la migration est le moment de distinguer les règles qui doivent être respectées des préférences souhaitées, ce que la plupart des établissements n'ont jamais fait. La distinction, avec des exemples.
- L'emploi du temps actuel, comme point de départ pour le premier trimestre, le temps que chacun trouve ses marques.
- Les disponibilités, si vous les avez par écrit. Les disponibilités du personnel collectées au fil des ans constituent un véritable savoir institutionnel et méritent d'être reprises.
Ce qui ne se transfère pas, et ne doit pas l'être
La solution générée l'an dernier. Elle encode les contraintes de l'an dernier, les effectifs de l'an dernier et les salles de l'an dernier. Régénérer à partir de la structure est plus rapide que de réconcilier une réponse vieille d'un an, et c'est le premier test honnête pour savoir si vos contraintes ont jamais été correctement consignées.
Les contournements. Tout emploi du temps ancien contient des arrangements qui existent parce que l'ancien logiciel ne savait pas faire quelque chose : un module scindé en trois parce que le système ne pouvait pas exprimer un rythme bimensuel, une salle fictive inventée pour porter une contrainte. Les reprendre, c'est reprendre une limitation que vous payez pour laisser derrière vous. Trouvez-les, et demandez-vous à quoi ils servaient.
Le tableur privé de quelqu'un. Il y en a toujours un, il est généralement porteur, et la migration est le moment où il doit entrer dans le système ou être délibérément abandonné.
Ce qui casse en dehors du logiciel
Rien de cela n'est un problème de données, et tout cela est le lundi matin de quelqu'un.
- Les liens en favoris. Des étudiants et du personnel ont enregistré l'URL de leur propre emploi du temps, parfois il y a des années. Si le nouveau se trouve ailleurs, décidez ce que fait l'ancienne adresse — la rediriger, ou laisser une page expliquant où aller. Ne faire ni l'un ni l'autre est la blessure auto-infligée la plus courante lors d'une migration.
- Les abonnements de calendrier. Toute personne qui a abonné son téléphone à son emploi du temps a un flux qui cessera discrètement de se mettre à jour plutôt que d'échouer visiblement. Elle ne s'en apercevra qu'après avoir raté quelque chose.
- Les écrans et l'affichage dynamique. Les écrans de hall sont généralement configurés une seule fois, par quelqu'un qui est parti depuis, et pointent vers une URL que personne n'a regardée depuis trois ans.
- Les flux vers d'autres systèmes. L'environnement d'apprentissage virtuel, le système de présence, la borne de réservation de salles, le rapport que quelqu'un des finances lance chaque trimestre. Demandez par écrit à chaque département ce qu'il tire de l'emploi du temps, avant la bascule et non après.
- Les personnes qui maîtrisaient l'ancien système. Deux ou trois collègues étaient rapides dans l'ancien système. Pendant un trimestre, ils seront plus lents, et ce seront eux à qui l'on demandera de tout résoudre. Prévoyez-le plutôt que d'en être surpris.
Un ordre qui fonctionne
Recenser ce qui pointe vers l'emploi du temps
Avant tout travail technique. Chaque lien, flux, écran et intégration, avec un nom en face. Cette liste est le véritable périmètre du projet et elle n'est jamais aussi courte que prévu.
Transférer la structure, depuis le système d'information étudiant si possible
Programmes, années, parcours, modules, groupes. Si votre système d'information étudiant les contient, importez-les de là plutôt que de l'ancien système de planification, et vous avez fixé la source de vérité en même temps.
Transférer les ressources, et les corriger
Salles et capacités depuis le service immobilier, personnel depuis les RH. Attendez-vous à trouver des salles qui n'existent plus et des capacités qui ont changé en même temps que le mobilier.
Importer l'emploi du temps actuel et le publier en lecture seule
Cela donne à chacun quelque chose de familier à regarder, et c'est le moyen le plus rapide de découvrir ce que vous avez mal fait : les gens reconnaissent leurs propres enseignements.
Reconstruire les contraintes en strictes et souples
Pas un exercice de traduction. Chaque règle est classée délibérément, et celles que personne ne peut justifier sont abandonnées.
Générer en parallèle, pendant un trimestre, et comparer
Faites fonctionner le nouveau système à côté de l'ancien pendant un seul trimestre avant de vous engager. Comparez sur le taux d'utilisation des salles et la charge du personnel, pas sur l'impression.
Basculer les liens en dernier, et tous en même temps
Redirections, flux, écrans et abonnements le même jour, à partir de l'inventaire de la première étape.
Combien de temps cela prend
L'infrastructure n'est pas la contrainte. Nous mettons en place l'hébergement, importons l'emploi du temps existant d'un établissement et mettons ses pages web en place en quelques jours — cette partie est routinière, et c'est ce que nous faisons mieux que quiconque sur notre marché.
Le reste, ce sont vos données et vos intégrations. Un premier cycle complet — structure, ressources, disponibilités, contraintes, génération, vérification, publication — s'étend généralement sur quelques semaines, et le poste le plus lourd est la collecte des disponibilités du personnel plutôt que quoi que ce soit que fasse le logiciel. Les années suivantes sont considérablement plus courtes, car la structure est reconduite et seuls les changements demandent de l'attention.
Le résumé honnête : le logiciel est rarement ce qui allonge une migration. Quiconque vous dit le contraire vous vend la moitié facile.
Questions à poser à tout éditeur que vous évaluez
- Pouvez-vous importer notre emploi du temps existant, et dans quel format en avez-vous besoin ?
- Qu'advient-il des liens que nos étudiants ont déjà enregistrés ?
- Votre interface d'intégration est-elle documentée publiquement, afin que nos développeurs puissent en juger avant que nous nous engagions ? La nôtre l'est.
- Pouvons-nous faire fonctionner les deux systèmes en parallèle pendant un trimestre ?
- À quoi ressemble la deuxième année — quelle part de ce travail se répète ?
Envie de voir cela fonctionner ?
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