Migracija
Promena sistema za raspored: šta zaista mora da se prenese
Podaci su lakša polovina. Ono što puca je izvan softvera — veze koje su ljudi sačuvali, feed od kojeg zavisi druga katedra i navike svih koji su već tečno radili u starom sistemu.
Ako napuštate imenovani sistem
Ovaj članak govori o samoj odluci, bez obzira na kom ste sistemu. Postoji i stranica za svaki postojeći sistem, napisana rečnikom tog sistema i iskreno o tome šta mi ne radimo: Scientia Syllabus Plus, Untis, CELCAT i TimeEdit.
Počnite razdvajanjem četiri različite stvari
O njima se obično raspravlja kao o jednom projektu. Nemaju gotovo ništa zajedničko.
Struktura — programi, godine, studijski putevi, predmeti, grupe i hijerarhija koja ih povezuje. To je kostur, deo koji najverovatnije već postoji u Vašem studentskom informacionom sistemu i deo koji vredi prenositi odatle, a ne iz starog sistema za raspored.
Resursi — učionice sa stvarnim kapacitetima i opremom, zgrade, osoblje sa katedrama. Služba za imovinu i kadrovska služba obično imaju bolje podatke od oba sistema za raspored, a migracija je retka prilika da se oni isprave dok neko posvećuje pažnju.
Ovogodišnji raspored — stvarno raspoređeni časovi. Vredi ih uvesti i uvoze se brzo, ali je to najmanje vredno od četiri: sledeće godine se generiše, ne kopira.
Sve što upućuje na stari sistem — veze, feedovi, ekrani, integracije. To je polovina koja se zaboravi u planu, a seti se u prvoj nedelji.
Šta se dobro prenosi
- Sve što je lista. Učionice, osoblje, predmeti, programi, grupe. Gotovo svaki sistem ih izvozi, a tamo gde ne izvozi, baza ispod njega obično može.
- Ograničenja, kada se preklasifikuju. Retko se prenose doslovno, i to je prednost: migracija je trenutak da se razvrsta pravila koja moraju važiti od želja koje biste voleli, što većina ustanova nikada nije uradila. Razlika, s primerima.
- Aktuelni raspored, kao polazna tačka za prvi semestar dok ljudi nalaze svoje mesto.
- Raspoloživost, ako je imate u pisanom obliku. Raspoloživost osoblja prikupljana godinama je pravo institucionalno znanje i vredi je preneti.
Šta se ne prenosi, i ne treba
Prošlogodišnje generisano rešenje. Ono kodira prošlogodišnja ograničenja, prošlogodišnje veličine kohorti i prošlogodišnje učionice. Ponovno generisanje iz strukture je brže od usklađivanja godinu dana starog odgovora, i prva je iskrena provera da li su Vaša ograničenja ikada ispravno zapisana.
Zaobilazna rešenja. Svaki dugovečni raspored sadrži aranžmane koji postoje jer stari softver nije mogao nešto da uradi: predmet podeljen na tri jer sistem nije imao način da izrazi dvonedeljni obrazac, izmišljena učionica uvedena radi držanja ograničenja. Prenošenje toga znači prenošenje ograničenja koje plaćate da ostavite iza sebe. Pronađite ih i pitajte čemu su služila.
Ičija privatna tabela. Uvek postoji jedna, obično je noseća, a migracija je trenutak kada mora postati deo sistema ili biti namerno ukinuta.
Deo koji puca izvan softvera
Ništa od ovoga nije problem podataka, a sve je nečije ponedeljničko jutro.
- Sačuvane veze. Studenti i osoblje su sačuvali URL svog rasporeda, ponekad pre godina. Ako novi živi drugde, odlučite šta stara adresa radi — preusmerava ili ostavlja stranicu s objašnjenjem kuda dalje. Ne uraditi ništa od toga je najčešća samonanesena rana u migraciji.
- Kalendarske pretplate. Svako ko je pretplatio telefon na svoj raspored ima feed koji će tiho prestati da se ažurira umesto da vidljivo zakaže. Neće primetiti dok nešto ne propusti.
- Ekrani i displeji. Ekrani u predvorjima obično se podese jednom, od strane nekoga ko je u međuvremenu otišao, i upućuju na URL koji niko nije pogledao tri godine.
- Feedovi ka drugim sistemima. Virtuelno okruženje za učenje, sistem prisustva, kiosk za rezervaciju učionica, izveštaj koji neko u finansijama pokreće svakog kvartala. Pitajte svaku katedru šta preuzima iz rasporeda, pisanim putem, pre prelaska, a ne posle.
- Ljudi koji su bili tečni. Dvoje-troje kolega bilo je brzo u starom sistemu. Jedan semestar će biti sporiji, a od njih će se tražiti da reše sve. Planirajte to umesto da Vas iznenadi.
Redosled koji funkcioniše
Popišite šta upućuje na raspored
Pre bilo čega tehničkog. Svaka veza, feed, ekran i integracija, s imenom uz njih. Ovaj spisak je stvarni obim projekta i nikada nije tako kratak kako se očekuje.
Prenesite strukturu, iz SIS-a gde je moguće
Programi, godine, putevi, predmeti, grupe. Ako Vaš studentski informacioni sistem to drži, uvezite odatle umesto iz starog sistema za raspored, čime ste istovremeno utvrdili izvor istine.
Prenesite resurse i ispravite ih
Učionice i kapaciteti iz službe za imovinu, osoblje iz kadrovske službe. Očekujte da nađete učionice koje više ne postoje i kapacitete koji su se promenili kada i nameštaj.
Uvezite aktuelni raspored i objavite ga samo za čitanje
Svima daje nešto poznato za gledanje i najbrži je način da saznate šta ste pogrešili: ljudi prepoznaju sopstvenu nastavu.
Ponovo izgradite ograničenja kao čvrsta i meka
Nije vežba prevođenja. Svako pravilo se namerno klasifikuje, a ona koja niko ne može da opravda odbacuju se.
Generišite paralelno, za jedan semestar, i uporedite
Pokrenite novi sistem uporedo sa starim jedan semestar pre obavezivanja. Poredite po iskorišćenosti učionica i opterećenju osoblja, a ne po utisku.
Veze prebacite poslednje, i sve odjednom
Preusmeravanja, feedovi, ekrani i pretplate u jednom danu, prema popisu iz prvog koraka.
Koliko traje
Infrastruktura nije ograničenje. Mi postavljamo hosting, uvozimo postojeći raspored ustanove i postavljamo njene veb stranice za nekoliko dana — taj deo je rutina i u njemu smo bolji od bilo koga na našem tržištu.
Ostalo su Vaši podaci i Vaše integracije. Prvi pun ciklus — struktura, resursi, raspoloživost, ograničenja, generisanje, provera, objava — obično traje nekoliko nedelja, a najveći pojedinačni potrošač je prikupljanje raspoloživosti osoblja, a ne išta što softver radi. Naredne godine su znatno kraće, jer se struktura prenosi dalje i pažnju zahtevaju samo izmene.
Iskreni sažetak: softver retko čini migraciju dugom. Svako ko tvrdi drugačije prodaje Vam lakšu polovinu.
Pitanja koja vredi postaviti svakome koga procenjujete
- Možete li uvesti naš postojeći raspored i u kom formatu Vam treba?
- Šta se dešava s vezama koje su naši studenti već sačuvali?
- Da li je Vaš interfejs za integraciju javno dokumentovan, da bi naši programeri mogli da ga procene pre obavezivanja? Naš jeste.
- Možemo li da vodimo oba sistema paralelno jedan semestar?
- Kako izgleda druga godina — koliko se od ovog posla ponavlja?
Želite da vidite kako ovo radi?
Rezervišite onlajn prezentaciju od 45 minuta i prođićemo kroz nju na primeru problema izrade rasporeda u Vašoj ustanovi.