Email în masă cu adevărat personalizat

Ce se trimite și când

• Orare personalizate către cadrele didactice la începutul fiecărui semestru
• Programe personalizate către grupele de studenți
• Înștiințări de modificare exact către persoanele pe care le afectează modificarea
• Confirmări, aprobări și respingeri ale rezervărilor
• Mementouri automate către cadrele didactice care nu și-au transmis disponibilitatea
• Mementouri de orar înainte de orele de predare

De la cine pleacă scrisorile

O scrisoare la care un cadru didactic nu poate răspunde este jumătate de scrisoare. Unde ajung răspunsurile este decizia școlii, luată pe o singură filă.

Fiecare scrisoare trimisă de aplicația web — scrisorile de rezervare, răspunsurile la rezervările care necesită aprobare, scrisorile de test — trece printr-o singură decizie, luată la Setări ▸ Notificări pe site-ul de orar al școlii de către administratorii acesteia. Începând cu Wise Timetable 15.4.76, la fel și scrisorile pe care un planificator le trimite de pe desktop.

Există trei variante. Dacă nu este completat nimic, scrisorile pleacă din căsuța poștală Wise Timetable, iar răspunsurile ajung la noi. Cu o adresă de răspuns, ele pleacă în continuare din căsuța noastră, dar răspunsurile ajung la serviciul de orare — fără parolă, fără nimic de configurat în altă parte și, pentru majoritatea școlilor, întreg răspunsul. Cu propria căsuță poștală a școlii completată, adresa ei apare în câmpul De la, iar răspunsurile sunt ale ei.

Desktopul nu află niciodată parola acelei căsuțe: predă fiecare scrisoare finalizată serverului Wise Timetable prin portul web obișnuit, iar serverul o trimite cu contul școlii — astfel încât o rețea universitară care blochează porturile de poștă de ieșire nu mai contează. Scrisoarea săptămânală către cadrele didactice trece pe același drum odată cu următoarea versiune a serverului de poștă; până atunci pleacă din căsuța poștală Wise Timetable.

• Orice server de poștă care acceptă o parolă. Microsoft 365 este smtp.office365.com, port 587, STARTTLS; Gmail și Google Workspace sunt smtp.gmail.com, 465 cu SSL sau 587 cu STARTTLS. O parolă de aplicație este mai bună decât cea de zi cu zi a căsuței poștale.
• Parola se scrie o singură dată și nu mai este afișată niciodată — nici pe acel ecran, nici în altă parte — deoarece este sigilată cu o cheie care există doar pe serverul nostru.
• Un singur email de test vă spune adevărul. Pleacă exact prin setările salvate, iar o respingere este afișată în roșu, cuvânt cu cuvânt, până când o scrisoare ajunge din nou.
• Microsoft 365: întrebați mai întâi serviciul IT. Multe organizații dezactivează trimiterea cu parolă (SMTP AUTH), iar Microsoft a anunțat că o dezactivează implicit în organizațiile existente la sfârșitul lunii decembrie 2026, deși administratorul unei organizații o poate reactiva. Adresa de răspuns funcționează în ambele cazuri: nu necesită deloc parolă.

Scrisori de rezervare, formulate de facultate

Când o sală este rezervată sau o rezervare este anulată, persoanele vizate află despre aceasta în cuvintele proprii ale facultății.

Cu opțiunea Trimite mesaj bifată în formularul de rezervare, salvarea sau ștergerea unei rezervări trimite o scrisoare la adresele tastate în câmpul său Email, la sălile rezervate care au o adresă proprie și, cu opțiunea Către cadre didactice bifată, către fiecare cadru didactic din rezervare. Fiecare primește o scrisoare proprie, astfel încât nimeni nu vede adresa altcuiva, iar o adresă greșită nu le oprește pe celelalte.

Există două scrisori, una pentru o rezervare salvată și una pentru una ștearsă, fiecare cu un subiect și un text pe care facultatea le scrie pe fila Notificări. Cuvintele între paranteze unghiulare — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> și celelalte — sunt înlocuite cu detaliile rezervării. Un câmp gol trimite scrisoarea încorporată, în slovenă, croată sau engleză, după limba ecranului pe care a fost făcută rezervarea.

• O scrisoare nu anulează niciodată o rezervare. Rezervarea este salvată înainte de a fi scrisă orice scrisoare, astfel încât un server de poștă lent sau care refuză nu o poate pierde și nimeni nu rezervă aceeași sală de două ori crezând că prima încercare a eșuat.
• Dacă bifa este pusă de la început este decizia facultății, stabilită o singură dată pe aceeași filă.
• Răspunsurile ajung la persoana care a rezervat atunci când scrisoarea pleacă din căsuța noastră poștală și nu este stabilită nicio adresă de răspuns — un cadru didactic care cere mutarea la unsprezece îi scrie ei, nu serviciului.