Migration
Das Stundenplansystem wechseln: was tatsächlich umziehen muss
Die Daten sind die leichte Hälfte. Was bricht, sind die Dinge außerhalb der Software — die Links, die Leute als Lesezeichen gespeichert haben, der Feed, von dem eine andere Abteilung abhängt, und die Gewohnheiten aller, die im alten System bereits sicher waren.
Wenn Sie ein benanntes System verlassen
Dieser Artikel behandelt die Entscheidung selbst, welches System Sie auch nutzen. Außerdem gibt es eine Seite pro etabliertem System, in dessen eigener Begrifflichkeit geschrieben und ehrlich darüber, was wir nicht leisten: Scientia Syllabus Plus, Untis, CELCAT und TimeEdit.
Beginnen Sie damit, vier verschiedene Dinge zu trennen
Sie werden meist als ein Projekt besprochen. Sie haben fast nichts miteinander gemein.
Die Struktur — Studiengänge, Jahre, Studienrichtungen, Module, Gruppen und die Hierarchie, die sie verbindet. Das ist das Gerüst, es ist der Teil, der am ehesten bereits in Ihrem Studierendeninformationssystem existiert, und es ist der Teil, den man von dort statt aus dem alten Stundenplansystem übernehmen sollte.
Die Ressourcen — Räume mit realen Kapazitäten und Ausstattung, Gebäude, Personal mit seinen Fachbereichen. Gebäudemanagement und Personalabteilung haben meist bessere Daten als beide Stundenplansysteme, und eine Migration ist eine seltene Gelegenheit, sie zu korrigieren, solange jemand aufmerksam ist.
Der Stundenplan dieses Jahres — die tatsächlich platzierten Veranstaltungen. Der Import lohnt sich und geht schnell, aber es ist der am wenigsten wertvolle der vier Teile: Der des nächsten Jahres wird generiert, nicht kopiert.
Alles, was auf das alte System verweist — die Links, die Feeds, die Bildschirme, die Integrationen. Das ist die Hälfte, die im Plan vergessen und in der ersten Woche erinnert wird.
Was sich gut übertragen lässt
- Alles, was eine Liste ist. Räume, Personal, Module, Studiengänge, Gruppen. Fast jedes System exportiert diese, und wo nicht, kann es die darunterliegende Datenbank meist.
- Bedingungen, nachdem sie neu klassifiziert wurden. Sie lassen sich selten wörtlich übertragen, und das ist ein Vorteil: Die Migration ist der Moment, die Regeln, die gelten müssen, von den Präferenzen zu trennen, die Sie gern hätten, was die meisten Hochschulen noch nie getan haben. Der Unterschied, mit Beispielen.
- Der aktuelle Stundenplan als Ausgangspunkt für das erste Semester, während die Leute sich einfinden.
- Verfügbarkeiten, wenn Sie sie schriftlich haben. Über Jahre erhobene Verfügbarkeiten des Personals sind echtes institutionelles Wissen und es lohnt sich, sie mitzunehmen.
Was nicht übertragen wird und nicht werden sollte
Die generierte Lösung des Vorjahres. Sie enthält die Bedingungen des Vorjahres, die Kohortengrößen des Vorjahres und die Räume des Vorjahres. Die Neugenerierung aus der Struktur ist schneller, als eine Jahre alte Antwort abzugleichen, und sie ist der erste ehrliche Test, ob Ihre Bedingungen je ordentlich aufgeschrieben waren.
Behelfslösungen. Jeder langlebige Stundenplan enthält Regelungen, die existieren, weil die alte Software etwas nicht konnte: ein Modul, das in drei geteilt wurde, weil das System keine Möglichkeit hatte, ein vierzehntägiges Muster auszudrücken, ein erfundener Raum, der eine Bedingung hält. Sie mitzunehmen heißt, eine Einschränkung mitzunehmen, für deren Überwindung Sie zahlen. Finden Sie sie und fragen Sie, wozu sie dienten.
Die private Tabellenkalkulation von irgendwem. Es gibt immer eine, sie ist meist tragend, und die Migration ist der Moment, in dem sie Teil des Systems werden oder bewusst ausgemustert werden muss.
Der Teil, der außerhalb der Software bricht
Nichts davon ist ein Datenproblem, und alles davon ist jemandes Montagmorgen.
- Als Lesezeichen gespeicherte Links. Studierende und Personal haben eine URL zu ihrem eigenen Stundenplan gespeichert, manchmal vor Jahren. Wenn der neue woanders liegt, entscheiden Sie, was die alte Adresse tut — weiterleiten oder eine Seite hinterlassen, die erklärt, wohin man gehen soll. Keines von beidem zu tun, ist die häufigste selbstverschuldete Wunde bei einer Migration.
- Kalenderabonnements. Wer sein Telefon auf seinen Stundenplan abonniert hat, besitzt einen Feed, der stillschweigend aufhört, sich zu aktualisieren, statt sichtbar zu scheitern. Sie merken es erst, wenn sie etwas verpassen.
- Bildschirme und Beschilderung. Foyer-Displays werden meist einmal konfiguriert, von jemandem, der inzwischen gegangen ist, und verweisen auf eine URL, die seit drei Jahren niemand angesehen hat.
- Feeds in andere Systeme. Die Lernplattform, das Anwesenheitssystem, das Raumbuchungs-Terminal, der Bericht, den jemand in der Finanzabteilung jedes Quartal erstellt. Fragen Sie jede Abteilung schriftlich, was sie aus dem Stundenplan bezieht, vor der Umstellung und nicht danach.
- Die Leute, die sicher waren. Zwei oder drei Kolleginnen waren im alten System schnell. Für ein Semester werden sie langsamer sein, und sie werden diejenigen sein, die alles lösen sollen. Planen Sie dies ein, statt davon überrascht zu werden.
Eine Reihenfolge, die funktioniert
Erfassen, was auf den Stundenplan verweist
Vor allem Technischen. Jeder Link, Feed, Bildschirm und jede Integration, mit einem Namen daneben. Diese Liste ist der tatsächliche Umfang des Projekts, und sie ist nie so kurz wie erwartet.
Die Struktur übernehmen, wenn möglich aus dem SIS
Studiengänge, Jahre, Studienrichtungen, Module, Gruppen. Wenn Ihr Studierendeninformationssystem sie enthält, importieren Sie von dort statt aus dem alten Stundenplansystem, und Sie haben zugleich die maßgebliche Datenquelle festgelegt.
Die Ressourcen übernehmen und korrigieren
Räume und Kapazitäten vom Gebäudemanagement, Personal aus der Personalabteilung. Rechnen Sie damit, Räume zu finden, die es nicht mehr gibt, und Kapazitäten, die sich mit der Möblierung geändert haben.
Den aktuellen Stundenplan importieren und schreibgeschützt veröffentlichen
Das gibt allen etwas Vertrautes zum Ansehen und ist der schnellste Weg herauszufinden, was Sie falsch gemacht haben: Die Leute erkennen ihre eigene Lehre.
Bedingungen als hart und weich neu aufbauen
Keine Übersetzungsübung. Jede Regel wird bewusst klassifiziert, und die, die niemand begründen kann, werden verworfen.
Parallel für ein Semester generieren und vergleichen
Betreiben Sie das neue System ein einzelnes Semester lang neben dem alten, bevor Sie sich festlegen. Vergleichen Sie nach Raumauslastung und Personalbelastung, nicht nach Eindruck.
Die Links zuletzt umstellen, und zwar alle auf einmal
Weiterleitungen, Feeds, Bildschirme und Abonnements an einem Tag, anhand der Bestandsliste aus Schritt eins.
Wie lange es dauert
Die Infrastruktur ist nicht der Engpass. Wir richten das Hosting ein, importieren den vorhandenen Stundenplan einer Hochschule und stellen ihre Webseiten innerhalb weniger Tage bereit — das ist Routine, und darin sind wir besser als jeder andere in unserem Markt.
Der Rest sind Ihre Daten und Ihre Integrationen. Ein erster vollständiger Zyklus — Struktur, Ressourcen, Verfügbarkeit, Bedingungen, Generierung, Prüfung, Veröffentlichung — dauert typischerweise einige Wochen, und der größte Einzelposten ist die Erhebung der Verfügbarkeit des Personals und nicht etwas, was die Software tut. Die Folgejahre sind erheblich kürzer, weil die Struktur übernommen wird und nur die Änderungen Aufmerksamkeit erfordern.
Die ehrliche Zusammenfassung: Die Software ist selten das, was eine Migration lang macht. Wer etwas anderes behauptet, verkauft Ihnen die leichte Hälfte.
Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, den Sie evaluieren
- Können Sie unseren vorhandenen Stundenplan importieren, und in welchem Format benötigen Sie ihn?
- Was geschieht mit den Links, die unsere Studierenden bereits gespeichert haben?
- Ist Ihre Integrationsschnittstelle öffentlich dokumentiert, sodass unsere Entwickler sie beurteilen können, bevor wir uns festlegen? Unsere ist es.
- Können wir beide Systeme ein Semester lang parallel betreiben?
- Wie sieht das zweite Jahr aus — wie viel dieser Arbeit wiederholt sich?
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