Die Plattform

Daten und Datenschutz

Ein Studierendenverwaltungssystem enthält nationale Identifikationsnummern, Noten, Geld und manchmal Gesundheitsdaten. Wise Ed lässt jede Person nur öffnen, was ihre Arbeit braucht, hält fest, wer was getan hat, hält die sensibelsten Daten aus jeder Integration heraus und lässt die Hochschule all ihre Daten herausnehmen, wann immer sie will.

Demo anfragen Frage zu Wise Ed

Rechte vom Server geprüft, nicht nur am Bildschirm verborgen
Jeder Blick auf Gesundheits- oder Nachteilsausgleichsdaten protokolliert
Der vollständige Export braucht niemanden bei Wise Technologies

Rollen aus dem Menü gebaut

Eine Rolle ist eine Liste der Menüpunkte, die sie öffnet, jeder als „ansehen“ oder „ansehen und ändern“. Wer Wise Ed an der Hochschule verwaltet, legt so viele Rollen an, wie die Hochschule braucht, und gibt einer Person eine oder mehrere.
Eine Rolle grenzt ein, sie erweitert nie. Wer überhaupt im Sekretariat arbeitet, wird weiterhin in der Akte der Person entschieden; eine Rolle sagt nur, welche Bildschirme diese Person öffnet.
Vom Server geprüft. Jeder Aufruf des Sekretariats passiert eine Prüfung, bevor etwas gelesen oder geschrieben wird; ein Bildschirm, der nicht im Menü steht, ist also auch durch Eintippen seiner Adresse nicht erreichbar.
Rollen je Standort. An einer Hochschule mit mehreren Standorten kann eine Rolle auf einige davon begrenzt werden: eine Person an einem Standort sieht nur dessen Studierende, in jeder Liste und jeder Akte.
Erfragt, bevor sich der Bildschirm aller ändert. Bis eine Hochschule ihre erste Rolle anlegt, sieht jede Person, was sie vorher sah; das Anlegen der ersten Rolle und das Löschen der letzten werden zuerst erfragt.
Lehrende und Studierende sind keine Nutzer des Sekretariats. Lehrende sehen ihre eigenen Prüfungslisten und Monate; Studierende sehen nur sich selbst.

Jede Änderung festgehalten

Wer, wann und was, für jede Änderung in jedem Modul, Feld für Feld, im eigenen Protokoll der Hochschule — formuliert in den dreizehn Sprachen des Sekretariats.
Nichts wird still umgeschrieben. Eine Note wird durch einen neuen Eintrag berichtigt, eine Rechnung durch eine Gutschrift, ein Dokument durch eine neue Ausstellung; das alte bleibt lesbar.
Auch Exporte werden protokolliert, und eine Liste zu exportieren ist ein eigenes Recht in den Rollen.

Gesundheit, Beratung und Nachteilsausgleich

Der strengste Teil von Wise Ed: besondere Kategorien personenbezogener Daten, getrennt vom Rest geführt.

Eigene Rechte. Beratungs- und Gesundheitseinträge, Disziplinarfälle und Unterlagen zum Nachteilsausgleich sind eigene Bildschirme in den Rollen. An einer Hochschule ohne Rollen öffnet sie nur, wer Wise Ed an der Hochschule verwaltet.
Jeder Blick protokolliert. Jeder Blick auf einen Gesundheits- oder Beratungseintrag, einen Disziplinarfall oder eine Unterlage zum Nachteilsausgleich wird festgehalten, mit jeder Änderung und jedem abgewiesenen Versuch — wer, wann und welcher Eintrag, nie der Text selbst.
Die Maßnahme reist, der Grund nicht. Prüfende lesen „Zusatzzeit 25 %, eigener Raum“ auf der Prüfungsliste; nie die Art des Eintrags, nie die Diagnose. Siehe Nachteilsausgleich.
Nie aus Wise Ed über eine Integration. API, Zapier und Webhooks lesen diese Daten überhaupt nicht, und Eltern, Zahlende und Förderer sehen nie einen Nachteilsausgleich.
Beendete Maßnahmen werden so lange aufbewahrt, wie die Hochschule entscheidet, standardmäßig 3 Jahre, und vom nächtlichen Lauf gelöscht, wenn diese Zeit vorbei ist.

Einwilligungen als Nachweis aufbewahrt, je Person und Zweck, nie umgeschrieben. Ein Segment oder ein Export von Beziehungen und Alumni lässt alle ohne Einwilligung aus; sie einzuschließen braucht einen Grund, der protokolliert wird.
Volljährige Studierende entscheiden, wer was sieht. Eltern, Zahlende und Förderer sehen nur, was die Person gewährt, je Person und je Teil des Studiums, und eine zurückgezogene Freigabe wirkt sofort. Siehe Zugang für Dritte.
Die studierende Person sieht, wer geschaut hat. Jeder Blick Dritter wird festgehalten, die Dritten werden darüber informiert, und die Person liest, wer was angesehen hat. Der Eintrag wird standardmäßig 3 Jahre aufbewahrt; die Hochschule kann es kürzer oder länger setzen.
Die eigenen Nachrichteneinstellungen der Studierenden werden geachtet, auch keine SMS; nur Hinweise, die die Hochschule als wichtig markiert, erreichen alle.

Datenschutz-Folgenabschätzungen

Zwei Vorlagen für den Datenschutzbeauftragten der Hochschule, für die zwei Teile von Wise Ed, die am häufigsten eine brauchen (auf Englisch). Jede ist ein Anfang, den die Hochschule selbst ergänzt.

Zugang für Dritte

Eltern, Zahlende und Förderer: was sie sehen, auf welcher Rechtsgrundlage und was die studierende Person steuert.

Nachteilsausgleich

Maßnahmen für Studierende mit besonderen Bedürfnissen: was aufbewahrt wird, wer es sieht und wie lange.

Der vollständige Export

Alles, was die Hochschule in Wise Ed führt, in einer ZIP-Datei, in offenen und dokumentierten Formaten — wann immer die Hochschule es will, ohne uns.

Wie Daten hereinkommen und wie Listen hinausgehen, steht unter Daten hinein und hinaus.

Ein Knopf. Der Server bereitet die Datei im Hintergrund vor, während das Sekretariat etwas anderes tut, und das Sekretariat lädt sie herunter, wenn sie fertig ist.
Eine CSV-Datei je Tabelle von Wise Ed, die Kataloge des Stundenplans, auf die die Akten zeigen, der Stundenplan selbst als datierte Stunden und Buchungen, und die Einträge der Studierendenmodule des Stundenplans.
Die echten Dateien: Anlagen von Anträgen, Abschlussarbeiten und Bescheiden, benannt nach der Zeile, die sie hält.
In der Datei beschrieben: ein README, eine Beschreibung jeder Tabelle und Spalte, schema.json für Programme und SHA256SUMS, eine Prüfsumme jeder Datei, die belegt, dass nichts geändert wurde.
Zugangsdaten bleiben zurück. Passwörter, Zugangsschlüssel und andere Geheimnisse sind keine Daten über jemanden; ihre Spalten bleiben leer, und eine Liste in der Datei nennt jede.
Ein eigenes Recht in den Rollen. An einer Hochschule ohne Rollen hat es nur, wer Wise Ed an der Hochschule verwaltet. Jede Anforderung und jeder Download steht im eigenen Protokoll der Hochschule.
7 Tage aufbewahrt, dann vom Server gelöscht.
90 Tage nach Ende einer Lizenz offen. In dieser Zeit führt jeder Bildschirm von Wise Ed zum Export, sodass die Hochschule ihre Daten noch herausnehmen kann.
Nie ausgeschaltet. Der Export liegt bei den eigenen Einstellungen der Hochschule, die kein Modulschalter verbergen kann.

Fragen zu Daten und Datenschutz

Kann eine Sachbearbeiterin nur ihren eigenen Standort sehen?

Ja. Eine auf einige Standorte begrenzte Rolle sieht nur deren Studierende, und der Server prüft das bei jedem Aufruf, nicht nur der Bildschirm.

Wer kann Gesundheitsdaten einer Person sehen?

Nur eine Person, deren Rolle diesen Bildschirm öffnet — an einer Hochschule ohne Rollen nur, wer Wise Ed verwaltet. Jeder Blick wird protokolliert. Prüfende sehen die Maßnahme, nie den Grund.

Geht etwas davon an Zapier oder unsere anderen Systeme?

Gesundheits-, Beratungs-, Nachteilsausgleichs- und Disziplinardaten nie. Für alles andere entscheidet die Hochschule, welche persönlichen Felder hinaus dürfen; siehe Integrationen.

Müssen wir Wise Technologies nach unseren Daten fragen?

Nein. Wer das Recht hat, drückt den Knopf und lädt die Datei herunter. Das bleibt bis 90 Tage nach Ende einer Lizenz möglich.

Gibt es eine Vorlage für unsere Datenschutz-Folgenabschätzung?

Zwei: eine für den Zugang für Dritte und eine für Nachteilsausgleich, oben verlinkt. Jede ist ein Anfang, den die Hochschule selbst ergänzt.

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