Anfragen und Kampagnen
Das Webformular für Anfragen, Besuche im Sekretariat, Kampagnen und Studienberatung mit Wiedervorlagen.
Verwaltung und Zulassung
Zulassung und Einschreibung
Von der Ausschreibung bis zur eingeschriebenen Studierenden, und jedes Jahr danach. Bewerbungen kommen aus dem Export des nationalen Bewerbungssystems oder werden am Schalter eingetippt; das Sekretariat bewertet, ordnet und entscheidet, und jedes folgende Jahr schreiben sich die Studierenden online ein, auf dem Handy. Vor der Ausschreibung sind die Fragen der Menschen Anfragen mit einer Beraterin; eine damit verknüpfte Bewerbung zeigt Beraterin und Kampagne.
- Eine Vorschau vor jeder Sammelaktion
- Bescheide vorbereitet, nie von selbst verschickt
- Bescheinigungen, die jeder per QR-Code prüfen kann
Von der Ausschreibung zur eingeschriebenen Studierenden
Die Ausschreibung öffnen
Die Studiengänge und ihre Plätze je Kontingent — Staatsangehörige des Landes der Hochschule und der EU sowie alle anderen, getrennt gereiht —, die Runden mit ihren Daten, die Kriterien mit ihren Gewichten und die Dokumente, die alle mitbringen müssen. Die Ausschreibung des nächsten Jahres beginnt als Kopie dieser.
Die Bewerbungen hereinholen
Aus dem Export des nationalen Bewerbungssystems (in Slowenien eVŠ) oder jeder anderen Tabelle, CSV oder Excel, gelesen über eine Spaltenzuordnung, die die Hochschule einmal festlegt und Wise Ed sich merkt — oder am Schalter eingetippt. Nichts wird geschrieben, bevor das Sekretariat die Vorschau gesehen hat.
Reihen und entscheiden
Die Rangliste jedes Studiengangs, Gleichstände gezeigt, mit der Platzgrenze darin. Die ersten Plätze werden nach Anzeige der Liste in einer Aktion zugelassen; ein Gleichstand an der Grenze wird von Hand entschieden. Wer wann entschieden hat, wird gespeichert, und die Bescheide werden als PDF vorbereitet, die das Sekretariat auf seinem Weg verschickt.
Einschreiben
Wer zugelassen ist, wird Studierende über dieselbe Akte, die das Sekretariat von Hand führt, mit der nächsten Nummer der Matrikelfolge der Hochschule — und der Einschreibegebühr, wo die Hochschule eine erhebt.
Die Online-Einschreibung
Jedes Jahr danach füllen die Studierenden das Einschreibeformular auf dem Handy oder im Web aus, finden die Angaben des Vorjahres schon vor, wählen Wahlfächer über das Wahlfachmodul von Wise Timetable und bestätigen mit einem Einmalcode an ihr Postfach. Das Sekretariat prüft, fragt nach, wenn etwas fehlt, und genehmigt: Die Änderungen gehen in die Akte und die Einschreibung wird angelegt. Eine Hochschule, die noch ein unterschriebenes Papier will, sagt das in einer Einstellung.
Nächstes Jahr, und Bescheinigungen
Wer ins nächste Jahr darf und warum die anderen nicht, mit den Ausgewählten in einer Aktion eingeschrieben — oder mit dem Online-Formular angeschrieben. Immatrikulationsbescheinigungen werden sofort als PDF ausgestellt, im Format der Hochschule nummeriert, mit einem QR-Code zu einer öffentlichen Prüfung; auch von den Studierenden selbst, wo die Hochschule es erlaubt.
Was das Sekretariat bekommt
- Punkte auf einer Skala. Die Punkte jedes Kriteriums werden durch seine Höchstpunktzahl geteilt und gewichtet, so landen Ergebnisse auf verschiedenen Skalen auf einer Skala von 0 bis 100; eine Schwelle je Studiengang hält alle darunter auf, auch wenn Plätze frei sind.
- Bis zu drei Wünsche je Person, in ihrer Reihenfolge. Die Zulassung zu einem höheren Wunsch verschiebt die Person dorthin; wer schon für einen höheren Wunsch zugelassen ist, behält ihn.
- Eine Dokumenten-Checkliste. Eine Bewerbung, die auf Dokumente wartet, geht von selbst zurück in die Prüfung, wenn das letzte abgehakt ist.
- Dieselbe Datei zweimal ändert nichts, was das Sekretariat entschieden hat — nie den Status oder die Entscheidung einer Bewerbung.
- Was die Studierenden geändert haben, Feld für Feld. Im Einschreibeformular sieht das Sekretariat jedes geänderte Feld neben dem Wert der Akte, kann jedes einzelne weglassen und eine Frage genau an das Feld stellen, um das es geht.
- Forderungen, wo Finanzen an ist: eine Einschreibegebühr, Studiengebühren in Teilzeit bei der Einschreibung, eine Gebühr je Bescheinigung, zu den Preisen des Finanzmoduls.
Regeln und Rechte
Alles Ungewöhnliche wird erfragt, nicht verweigert: fehlende Dokumente bei einer zugelassenen Person, ein Gleichstand auf dem letzten Platz, mehr Zulassungen als Plätze, eine nationale Kennnummer, die nicht aufgeht, eine Studierende, die schon ein Jahr wiederholt hat.
- Jede Sammelaktion zeigt zuerst ihre Liste — wer, was und warum — und schreibt nichts, bevor das Sekretariat bestätigt.
- Abgelehnt wird nur, was die Daten nicht aufnehmen können: eine zweite Bewerbung mit derselben Bewerbungsnummer in einer Ausschreibung, eine schon vergebene Matrikelnummer.
- Der Name steht nicht im Formular. Ein geänderter Name braucht einen Nachweis, also kommt er als Antrag.
- Studierende erreichen nur ihr eigenes Formular. Es wird über ihre eigene Anmeldung gefunden, nie über eine Nummer in einer Adresse.
- Eine Bescheinigung wird nie bearbeitet. Eine irrtümlich ausgestellte wird widerrufen, und ihre öffentliche Prüfung sagt das dann. Die Prüfung zeigt nur, was die Bescheinigung selbst sagt.
Noch nicht
Bewerbende können sich noch nicht direkt bei Wise Ed bewerben und ihre Dokumente selbst hochladen. Bewerbungen kommen aus dem Export des nationalen Bewerbungssystems, aus jeder anderen Tabelle oder werden vom Sekretariat eingetippt.
Fragen zu Zulassung und Einschreibung
Unser Land hat kein nationales Bewerbungssystem. Können wir die Zulassung trotzdem nutzen?
Ja. Der Import liest jede CSV- oder Excel-Datei mit Bewerbungen, erkennt die Spalten an ihren Namen und fragt einmal nach dem Rest; die Datei des nächsten Jahres liest er ohne Frage. Bewerbungen lassen sich auch am Schalter eintippen.
Verschickt Wise Ed die Bescheide?
Nein. Es bereitet sie als ein PDF vor, aus den Texten, die die Hochschule einmal schreibt, in der Dokumentensprache der Hochschule oder einer anderen. Die Hochschule verschickt sie auf ihrem Weg.
Wer entscheidet, wer ins nächste Jahr darf?
Die Bedingungen schlagen es vor: die ECTS, die man zum Verlassen eines Jahres braucht, je Studiengang oder als allgemeine Regel der Hochschule, mit den Punkten aus den Prüfungslisten. Das Sekretariat kann eine Person von Hand ankreuzen, und das Kreuz wird protokolliert. Eine zweite Wiederholung eines Jahres wird erfragt, nie verweigert.
Arbeitet zusammen mit
Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.
Studierendenverwaltung
Studiengänge, Fächer, das Curriculum und die Studierendenakte, jede Änderung festgehalten.
Finanzen
Preisliste, Raten, Rechnungen mit Zahlungs-QR-Code, Zahlungen, Hilfe und Auszahlungen.
Studierendenportal
„Mein Studium“ auf dem Handy: was ansteht, Fortschritt, Rechnungen, Dokumente, Anträge.
Auf Wise Timetable gebaut
Warum ein Sekretariat auf den Daten des Stundenplans kann, was andere nicht können.
Nationale Meldung
Meldungen an das Register des Landes, Paket für Paket, jedes Problem in klaren Worten.
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