Beziehungen und Alumni
Von der ersten Anfrage bis zu den Alumni-Jahren, mit gespeicherten Einwilligungen.
Verwaltung und Zulassung
Anfragen und Kampagnen
Bevor sich jemand bewirbt, fragt er etwas. Wise Ed nimmt die Frage auf, wo immer sie gestellt wird — auf der Website der Hochschule, am Schalter, auf einer Bildungsmesse —, legt sie auf eine Seite pro Person, gibt sie an eine Studienberaterin und erinnert sie, wann sie zurückrufen soll. Wenn die Person sich bewirbt, weiß die Bewerbung schon, woher sie kam.
- Ein Formular, das Wise Ed bereitstellt, oder eingebettet in die Website der Hochschule
- Jede Anfrage innerhalb einer Minute bei einer Beraterin, nach der Regel der Hochschule
- Kampagnen, die sagen, wie viele Anfragen und Bewerbungen sie gebracht haben
- Teil des Moduls Beziehungen: wird mit ihm eingeschaltet
Was es tut
- Das Webformular für Anfragen, auf zwei Wegen. Eine Seite, die Wise Ed bereitstellt und die über einen Link erreichbar ist, oder dasselbe Formular in einem Rahmen auf der Website der Hochschule — das Sekretariat kopiert den Einbettungscode aus den Einstellungen des Formulars und nennt die Websites, die es zeigen dürfen.
- Die Hochschule entscheidet, was sie fragt. Name und E-Mail immer; Telefon, Land, gewünschter Studiengang, Studienbeginn, wie man von der Hochschule erfahren hat und eine Nachricht — jeweils Pflicht, freiwillig oder weggelassen. Einleitung, Dankestext und Einwilligungstext in jeder der dreizehn Sprachen des Sekretariats.
- Einwilligungen kreuzt die fragende Person selbst an, jede mit Datum und als Nachweis gespeichert, mit Link auf die Datenschutzhinweise der Hochschule. Ein Double-Opt-in ist ein Schalter: Die Anfrage wartet dann auf den Link in einer Bestätigungs-E-Mail.
- Dieselbe E-Mail ist dieselbe Person. Eine zweite Anfrage von einer Adresse, die die Hochschule schon hat, wird ein neuer Eintrag auf der Zeitleiste dieser Person, nicht eine zweite Person.
- Besuche am Schalter in einem kleinen Formular. Wer ins Sekretariat kommt, ist in Sekunden erfasst, als Besuch, betreut von der Beraterin am Schalter; eine schon bekannte E-Mail oder Telefonnummer wird erfragt — „zur Person hinzufügen, die sie hat?“ —, nie verweigert.
- Kampagnen: die Bildungsmesse, der Tag der offenen Tür, die Herbstkampagne in sozialen Medien. Jede hat einen Code, den ihre Links tragen, so dass jede Anfrage über diesen Link der Kampagne zugeordnet wird. Die Liste zeigt, wie viele Personen sie gebracht hat, wie viele davon sich beworben haben und — wo Kosten eingetragen sind — die Kosten pro Anfrage.
- Ein Bildschirm für das Formular, mit dem Link zur bereitgestellten Seite, einem Link je laufender Kampagne, dem Einbettungscode und einer Vorschau — und mit dem, was die letzten sieben Tage gebracht haben: neue Personen, Anfragen zu schon bekannten Personen, solche, die auf Bestätigung warten, und abgewiesene. Die Abteilung, die die Hochschule wählt, wird über jede neue Anfrage informiert.
Studienberatung
Die Beratung ist eine eigene Rolle auf dem Bildschirm Rollen. Nur wer sie hat, wird angeboten, wenn eine Anfrage jemandem anvertraut werden soll; hat die Hochschule nur eine Beraterin, nennt das Formular sie einfach.
- Zugeteilt nach der Regel der Hochschule: aus (Anfragen warten in der Liste Nicht zugeteilt), der Reihe nach unter den Beraterinnen und Beratern, oder der Reihe nach unter denen, die für den gewünschten Studiengang eingetragen sind. Eine Anfrage aus dem Webformular hat ihre Beraterin innerhalb einer Minute.
- Neu zuteilen ist eine Aktion für eine oder viele Personen, an eine andere Beraterin oder zurück in die Liste — immer mit Grund, gespeichert mit wer und wann.
- Wiedervorlagen kommen dorthin, wo die Beraterin hinschaut: in die Aufgabenliste des Sekretariats und einmal am Tag, zur Uhrzeit der Hochschule, eine Liste je Beraterin mit allem, was heute fällig oder überfällig ist — im Posteingang und per E-Mail, wenn die Hochschule die Morgenliste einschaltet.
- Wenn die Person sich bewirbt, zeigt die Bewerbung ihre Beraterin und Kampagne, und ihre Seite in Beziehungen und Alumni geht von dort weiter.
Von der ersten Frage zur Bewerbung
Jemand fragt
Auf der Website der Hochschule, über den Link einer Kampagne, am Telefon oder am Schalter.
Eine Seite für die Person
Mit Quelle, Kampagne, gewünschtem Studiengang, Nachricht und Einwilligungen — und mit der Beraterin, die die Regel der Hochschule bestimmt hat.
Die Beraterin antwortet
Jeder Anruf, jede E-Mail und jedes Treffen auf der Zeitleiste der Person, mit dem Datum der nächsten Wiedervorlage. Die Phase — in Kontakt, beim Tag der offenen Tür, beworben — ist die Liste der Hochschule.
Die Person bewirbt sich
Die Bewerbung ist mit der Person verknüpft; ab der Einschreibung ist sie Studierende, mit ihrer Geschichte.
Die Leitung sieht es
Auswertungen verfolgen jede Interessentin von der ersten Anfrage über Kontakt, Bewerbung und Zulassung bis zur Einschreibung — nach Quelle, Kampagne und Beratung, und die offenen Anfragen, mit denen zu lange niemand Kontakt aufgenommen hat.
Schutz, und wer was sieht
- Kein Roboter füllt das Formular unbemerkt aus: Grenzen je Adresse und je Hochschule pro Stunde, ein verstecktes Feld, das nur Roboter ausfüllen, eine Mindestzeit zum Ausfüllen und jedes Formular nur einmal verwendbar. Jede Abweisung ist ein klarer Satz für die fragende Person und eine Zeile mit Grund, die das Sekretariat lesen kann.
- Die Internetadresse der fragenden Person wird nie gespeichert — nur ein Fingerabdruck davon, der nach 30 Tagen gelöscht wird.
- Nichts ändert sich, bevor das Sekretariat es einschaltet. Das Formular ist standardmäßig aus und hat eine Vorschau; das Einschalten ohne Datenschutzhinweis wird erfragt, nicht verweigert.
- Beratung und Sekretariat sehen die Personen, die ihre Rolle öffnet, eine auf einen Standort beschränkte Mitarbeiterin nur ihren Standort, und jedes Öffnen der Seite einer Person wird protokolliert.
Fragen zu Anfragen und Kampagnen
Brauchen wir für das Formular eine eigene Website?
Nein. Die bereitgestellte Seite funktioniert schon mit einem Link — auf einem Plakat, in einem Newsletter, hinter einem QR-Code auf einer Messe. Wo die Hochschule eine Website hat, kann dasselbe Formular dort eingebettet werden.
Können Anfragen auch aus anderen Systemen kommen?
Ja. Die öffentliche API und Zapier legen eine Person im CRM als Interessentin an oder aktualisieren sie — siehe Integrationen.
Ist die Beratungsrolle Pflicht?
Nein. Ohne Beratung warten die Anfragen in der Liste Nicht zugeteilt auf die Person, die sie bearbeitet, wie bisher; die Regel ist eine Einstellung der Hochschule.
Was erhält die fragende Person?
Einen Dank in der Sprache des Formulars und — mit Double-Opt-in — zuerst eine Bestätigungs-E-Mail. Niemand erfährt, ob die Hochschule die Adresse schon kannte.
Arbeitet zusammen mit
Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.
Zulassung und Einschreibung
Ausschreibungen, Bewerbungen, Rangliste, Online-Einschreibung und Bescheinigungen.
Nachrichten
Direkte und Abteilungsnachrichten, Ankündigungen, Hinweise und SMS.
Auswertungen
Eine Übersicht für die Leitung, Zulassung ab der ersten Anfrage, Prüfungen, Auslastung und Frühwarnung.
Integrationen
Öffentliche API, Zapier, Webhooks, Moodle und LTI, Microsoft-Anmeldung, Buchhaltung.
Sehen Sie Wise Ed an Ihrer eigenen Hochschule
Buchen Sie eine Online-Präsentation. Wir gehen durch, wie Ihr Studierendensekretariat heute arbeitet, und zeigen Ihnen dieselbe Arbeit in Wise Ed — mit Ihren Studiengängen, nicht mit Demodaten.