Studierendenverwaltung
Studiengänge, Fächer, das Curriculum und die Studierendenakte, jede Änderung festgehalten.
Für wen
Für das Studierendensekretariat
Das Sekretariat öffnet Wise Ed und sieht, was auf es wartet, das Älteste zuerst, mit einem Klick zum Bildschirm, der jede Zeile erledigt. Studierende reichen Formulare und Anträge online ein, Lehrende tragen ihre Noten und ihren Monat selbst ein, und der Kontoauszug ordnet sich den Rechnungen selbst zu. Was dem Sekretariat bleibt, ist das Entscheiden.
- Eine Aufgabenliste statt eines Stapels E-Mails
- Der Bildschirm fragt; das Sekretariat entscheidet, und der Grund bleibt
- Jedes Dokument nummeriert, mit einem Code, den jeder prüfen kann
Der Tag beginnt mit dem, was wartet
Jedes Modul, das die Hochschule nutzt, fügt seine Zeilen einer Liste auf der Startseite hinzu: eine Prüfungsliste, die niemand abgeschlossen hat, ein Antrag über seinem Ziel, eine Zahlung, die zu keiner Rechnung passt, eine Abschlussarbeit ohne benannte Kommission. Jede Zeile sagt, was wartet, zu wem und wie lange; das Überfällige ist markiert. Eine leere Liste heißt: die Arbeit ist getan.
Was sich im Sekretariat ändert
- Nichts wird doppelt getippt. Studiengänge, Fächer, das Curriculum und die Studierenden dieses Jahres kommen aus Wise Timetable, und die Studierenden gehen von selbst zurück in den Stundenplan.
- Studierende füllen ihre Formulare selbst aus. Das Einschreibeformular, eine Adressänderung und ein Antrag kommen online, bestätigt mit einem Code per E-Mail; das Sekretariat prüft, genehmigt oder fragt zurück.
- Lehrende tun ihren Teil. Sie tragen die Noten in ihre Prüfungslisten ein und geben ihren Monat aus dem Stundenplan ab; das Sekretariat schließt ab und genehmigt.
- Geld ordnet sich selbst zu. Der Kontoauszug wird importiert, und jede Zahlung wird über ihre Referenz zugeordnet; nur was nicht passt, wartet auf das Sekretariat.
- Anfragen kümmern sich um sich selbst, bis jemand antworten muss. Das Webformular für Anfragen und das Formular für Besuche am Schalter legen jede Interessentin auf eine Seite und geben sie an die Studienberatung, die jeden Morgen eine Liste von Wiedervorlagen bekommt. Siehe Anfragen und Kampagnen.
- Was einer Studierenden geschieht, ist eine Aktion: ein Wechsel, eine Exmatrikulation, eine Beurlaubung und die Rückkehr, jeweils mit Datum, Grund und Bescheid, in der Akte festgehalten.
- Eine Seite je Sache. Eine Studierende, eine Prüfungsliste, ein Antrag: alles dazu, mit Verlauf, auf einer eigenen Seite. Jede Liste hat eine Suche, Seiten und einen Export nach Excel.
- Der Bildschirm fragt, er verweigert nicht. Eine nationale Kennnummer, die nicht aufgeht, oder eine zweite Person gleichen Namens wird unter „Vor dem Speichern“ genannt; das Sekretariat wählt „Trotzdem speichern“ oder korrigiert. Abgelehnt wird nur, was die Daten nicht aufnehmen können.
Die Module, in denen das Sekretariat arbeitet
Jedes hat eine eigene Seite: was es tut, wie es abläuft und was es noch nicht kann.
Anfragen und Kampagnen
Das Webformular für Anfragen, Besuche im Sekretariat, Kampagnen und Studienberatung mit Wiedervorlagen.
Zulassung und Einschreibung
Ausschreibungen, Bewerbungen, Rangliste, Online-Einschreibung und Bescheinigungen.
Prüfungen und Noten
Prüfungslisten, Online-Noteneingabe, Regeln, die sagen warum, Abschluss und Notenspiegel.
Finanzen
Preisliste, Raten, Rechnungen mit Zahlungs-QR-Code, Zahlungen, Hilfe und Auszahlungen.
Anträge und Bescheide
Anträge der Studierenden mit Anlagen, beantwortet mit nummerierten Bescheiden.
Wer im Sekretariat was sieht
Die Administration von Wise Ed an der Hochschule baut Rollen aus Menüpunkten, jeder geschlossen, zum Ansehen oder zum Ansehen und Ändern geöffnet, und beschränkt eine Rolle auf bestimmte Standorte, wo die Hochschule mehrere hat.
- Eine Mitarbeiterin sieht nur, was ihre Rolle öffnet. Die Aufgabenliste zeigt nur Zeilen von Bildschirmen, die sie öffnen darf.
- Nichts wird still überschrieben. Eine Note wird durch einen neuen Eintrag korrigiert, eine Rechnung durch eine Gutschrift, ein Dokument durch eine neue Ausstellung; das Alte bleibt im Verlauf, mit wer und wann.
- Ansichten sensibler Daten werden protokolliert, etwa eines Unterstützungs- oder Disziplinareintrags in der Studierendenakte.
Fragen aus Studierendensekretariaten
Brauchen wir die Formulare noch auf Papier?
Nicht für das, was Wise Ed abdeckt. Studierende bestätigen ihr Einschreibeformular und ihre Anträge mit einem Einmalcode per E-Mail statt mit Unterschrift, und Bescheide, Bescheinigungen und Urkunden tragen einen Prüfcode, den jeder ohne Anmeldung prüfen kann.
Was, wenn der Fall einer Studierenden nicht in die Regeln passt?
Die Regeln sagen warum und bis wann, und das Sekretariat kann eine mit einem gespeicherten Grund beiseitelassen. Wise Ed entscheidet nicht für das Sekretariat; es sorgt dafür, dass die Entscheidung aufgeschrieben ist.
Wie lernen wir es?
Die Anleitung für das Sekretariat führt Schritt für Schritt durch die alltäglichen Aufgaben, und das Fragezeichen oben im Sekretariat öffnet die PDF-Anleitung (auf Englisch, wo es noch keine deutsche gibt).
Können wir mit einem Teil beginnen?
Ja. Verwaltung, Stundenplan-Abgleich und Einstellungen sind immer an; jedes andere Modul wird in einem Bereich ein- oder ausgeschaltet, und Ausschalten löscht nichts.
Sehen Sie Wise Ed an Ihrer eigenen Hochschule
Buchen Sie eine Online-Präsentation. Wir gehen durch, wie Ihr Studierendensekretariat heute arbeitet, und zeigen Ihnen dieselbe Arbeit in Wise Ed — mit Ihren Studiengängen, nicht mit Demodaten.