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Verwaltung und Zulassung

Studierendenverwaltung

Der Kern, auf dem alle anderen Module stehen: Studiengänge, Fächer, das Curriculum und die Studierendenakte. Er ist immer an, er beginnt mit dem, was Wise Timetable schon weiß, und jede Änderung wird mit wer und wann festgehalten.

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  • Mit einer Aktion aus dem Stundenplan übernommen
  • Ein Vokabular für alle Status, jeder Chip erklärt
  • Jede Änderung festgehalten, Feld für Feld

Was es tut

  • Studiengänge, über den Stundenplan hinaus. Ein Studiengang beginnt im Stundenplan, wo seine Jahre und Studienrichtungen angelegt sind; Wise Ed fügt hinzu, was der Stundenplan nicht weiß: Zyklus und Art des Studiums, die Leistungspunkte, die nationalen Klassifikationscodes (in Slowenien KLASIUS), den verliehenen Titel, die Akkreditierungsdaten, Studienform und Unterrichtssprache.
  • Ein Fächerkatalog. Code jedes Fachs, sein Name in der Sprache der Hochschule und auf Englisch, seine ECTS, seine Stunden nach Art — Vorlesung, Seminar, Übung, Sonstiges und Selbststudium —, die verantwortliche Person aus den Lehrenden des Stundenplans, wie es geprüft wird, und ein Link zu seiner Beschreibung.
  • Das Curriculum, Jahr für Jahr. Welches Fach in welchem Jahr und welcher Richtung gelehrt wird, Pflicht oder Wahl, in welchem Semester, mit den Summen der Leistungspunkte je Jahr und Semester darunter — niemand rechnet sie mit dem Taschenrechner nach.
  • Die Studierendenakte. Persönliche Daten, mit der nationalen Kennnummer nach der Regel des Landes der Hochschule geprüft — in Slowenien die EMŠO, deren Prüfziffer, Geburtsdatum und Geschlecht mit der Akte verglichen werden; und die Einschreibungen Jahr für Jahr, jede mit ihrer Art (erstmalig, fortgesetzt, Wiederholung, Zusatzjahr, Wechsel), ihrer Studienform und, an einer Hochschule mit mehreren Standorten, ihrem Standort.
  • Ein Verlauf von allem. Die Seite der Studierenden zeigt, was ihnen in irgendeinem Modul geschehen ist, das Neueste oben — Einschreibungen, Prüfungen, Anträge, Rechnungen, Dokumente und Änderungen —, jede Zeile mit wer sie eingetragen hat.
  • Ein Vokabular für alle Status. Bewerbung, Einschreibeformular, Antrag, Prüfungsliste, Rechnung: auf jedem Bildschirm dieselben wenigen Wörter, und jeder Chip hat einen Hinweis, was er bedeutet und wer am Zug ist.
  • Codelisten, die die Hochschule pflegt. Arten von Studiengängen, Studienformen, Arten der Einschreibung und Prüfungsformen sind Listen der Hochschule, für ihr Land vorbelegt, mit Wörtern in jeder Sprache — ebenso die Notenskala. Ein ausgeschalteter Wert bleibt auf jedem Datensatz lesbar, der ihn trägt.

Studienänderungen, Kontakte und Dokumente

Was Studierenden während des Studiums geschieht, jeweils als eine Aktion mit Verlauf.

  • Geführte Studienänderungen. Ein Wechsel in einen anderen Studiengang — oder in ein anderes Jahr, eine andere Richtung oder Studienform desselben —, eine Exmatrikulation, ein Abschluss, eine Beurlaubung und die Rückkehr: jeweils eine Aktion, mit Datum, dem Grund aus der Liste der Hochschule und der Nummer des Bescheids. Der Status ändert sich mit ihr, ein Wechsel verschiebt die Einschreibung, und offene, noch nicht in Rechnung gestellte Forderungen können im selben Schritt storniert werden; bereits Berechnetes regelt eine Gutschrift oder ein Erlass. Die Akte behält den Verlauf.
  • Notfallkontakte — wen man in welcher Reihenfolge anruft: ein Name, wer die Person für die Studierenden ist, zwei Telefonnummern und eine E-Mail. Keine Erziehungsberechtigten: sie melden sich nie an und bekommen nie etwas geschickt. Studierende halten ihre Kontakte im Portal selbst aktuell, außer die Hochschule schaltet das ab; das Protokoll hält fest, dass sich ein Kontakt geändert hat, nie Name oder Nummer.
  • Dokumente und Voraussetzungen. Bescheinigungen und andere Dokumente je Person, in den Arten der Hochschule: ein Scan (PDF, PNG oder JPEG) oder nur die Daten eines am Schalter gesehenen Originals, mit Gültigkeit. Das Sekretariat markiert jedes als geprüft oder mit Grund abgelehnt; eine Art, die die Hochschule von allen verlangt, zeigt sich in der Akte als in Ordnung, fehlend, abgelaufen oder ungeprüft, und eine Liste zeigt die Dokumente aller Studierenden, die auf Prüfung warten oder bald ablaufen. Jedes Öffnen eines Scans wird protokolliert.
  • Der Studienbeginn — wo eine Hochschule mehr als einmal im Jahr einschreibt — an der Einschreibung, sodass Preise und Forderungen dem Studienbeginn und der Kohorte folgen können. Eine Hochschule mit einem Studienbeginn sieht ihn nie.

Wie eine Hochschule es füllt

  1. Aus dem Stundenplan übernehmen

    Eine Aktion in der Übersicht bringt die Studiengänge, die Fächer, das Curriculum, wie der Stundenplan es kennt, und die Studierenden dieses Jahres mit ihrer Einschreibung. Der Bildschirm zählt zuerst, was er hinzufügen würde, und er fügt nur hinzu: Ein zweiter Klick ändert nichts, was schon da ist.

  2. Ergänzen, was der Stundenplan nicht weiß

    Zyklus, Codes und Leistungspunkte eines Studiengangs; ECTS und Stunden eines Fachs; die persönlichen Daten der Studierenden — eingetippt oder aus einer Datei über den Import-Assistenten.

  3. Die Aufgabenliste auf die Lücken zeigen lassen

    Die Startseite zählt aktive Studierende ohne gültige nationale Kennnummer, zwei Akten mit derselben Nummer, aktive Studierende ohne Einschreibung in diesem Jahr und Fächer in keinem Curriculum — jeweils einen Klick von genau dieser Liste entfernt. Ab dann arbeiten Zulassung und Stundenplan-Abgleich auf derselben Akte.

Regeln, die sagen warum

Der Bildschirm benennt das Ungewöhnliche und fragt; das Sekretariat entscheidet. Abgelehnt wird nur, was die Datenbank nicht aufnehmen kann: ein zweites Fach mit demselben Code, eine zweite Studierende mit derselben Matrikelnummer.

  • Gefragt, nicht verweigert: eine nationale Kennnummer, die nicht aufgeht, eine verantwortliche Person, die der Stundenplan nicht mehr hat, ein Jahr über die Dauer des Studiengangs hinaus, eine Richtung, die der Stundenplan in einem anderen Jahr hat, ein inaktives Fach im Curriculum.
  • Jede Änderung festgehalten, Feld für Feld, mit wer und wann. Die nationale Kennnummer und die Steuernummer werden nur als „geändert“ protokolliert, nie in den Verlauf kopiert — eine zweite Kopie wäre ein zweiter Ort, aus dem sie entweichen könnten.
  • Verlauf in der Sprache der lesenden Person. Eine Verlaufszeile wird als das gespeichert, was geschah und mit welchen Werten, und jeder Bildschirm formuliert sie für seine Leserin.
  • Ein reformiertes Curriculum steht neben dem alten. Jede Zeile trägt das Jahr, ab dem sie gilt, und der Studienfortschritt misst alle an der Version ihrer ersten Einschreibung.
  • Der Stundenplan wird gelesen, nicht geschrieben. Wise Ed liest Studiengänge, Lehrende und Lehrveranstaltungen des Stundenplans und schreibt nur seine eigenen Tabellen, über ein Konto, das nichts anderes schreiben kann.
  • Wer was sieht, wählt die Hochschule. Ohne Rollen sieht das ganze Sekretariat die Akten; mit Rollen sieht man die Bildschirme, die die eigene Rolle öffnet, und eine Rolle lässt sich auf Standorte beschränken.

Fragen zur Studierendenverwaltung

Müssen wir unsere Studiengänge neu eintippen?

Nein. Sie leben schon in Wise Timetable, mit ihren Jahren und Richtungen; Sie ergänzen nur, was der Stundenplan nicht hält.

Können wir die Codelisten selbst ändern?

Ja. Sie gehören der Hochschule und werden auf dem Bildschirm der Codelisten gepflegt. Eine Änderung an Codes, die Datensätze schon tragen, fragt zuerst und sagt, wie viele es sind; die Datensätze behalten ihre Codes, so dass ein heute geschriebener Datensatz in zehn Jahren gleich lautet.

Wohin kommt die nationale Kennnummer einer Studierenden?

In die Akte, geprüft, und verwendet auf den Dokumenten und nationalen Meldungen, die sie brauchen. Der Verlauf sagt nur, dass sie sich geändert hat, und auch das Protokoll eines Imports behält sie nicht.

Arbeitet zusammen mit

Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.

Prüfungen und Noten

Prüfungslisten, Online-Noteneingabe, Regeln, die sagen warum, Abschluss und Notenspiegel.

Studienfortschritt

Alle Studierenden gegen das, was der Abschluss verlangt, mit Was-wäre-wenn und prüfbarem Bericht.

Studierendenakte

Besondere Status, Unterstützung, Disziplinarverfahren und Anwesenheitshinweise.

Standorte

Mehrere Standorte an einer Hochschule: Studierende, Studiengänge, Dokumente und Rechte je Standort.

Weitere Module

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