Email massive davvero personalizzate

Che cosa viene inviato, e quando

• Orari personalizzati ai docenti all’inizio di ogni semestre
• Orari personalizzati ai gruppi di studenti
• Avvisi di modifica esattamente alle persone che la modifica riguarda
• Conferme, approvazioni e rifiuti delle prenotazioni
• Solleciti automatici ai docenti che non hanno inviato la propria disponibilità
• Promemoria dell’orario prima delle sessioni didattiche

Da chi arrivano le lettere

Una lettera a cui un docente non può rispondere è mezza lettera. Dove vanno le risposte lo decide la scuola, in una sola scheda.

Ogni lettera che l’applicazione web invia — le lettere di prenotazione, le risposte alle prenotazioni che richiedono approvazione, le lettere di prova — passa per un’unica decisione, presa in Impostazioni ▸ Notifiche sul sito dell’orario della scuola dai suoi amministratori. Dalla versione 15.4.76 di Wise Timetable vale lo stesso per le lettere che un pianificatore invia dal desktop.

Le risposte possibili sono tre. Senza compilare nulla, le lettere partono dalla casella di Wise Timetable e le risposte arrivano a noi. Con un indirizzo di risposta, partono comunque dalla nostra casella ma le risposte vanno alla segreteria orari — nessuna password, nulla da configurare altrove e, per la maggior parte delle scuole, è la risposta completa. Con la casella propria della scuola compilata, nel campo Da compare il suo indirizzo e le risposte sono sue.

Il desktop non conosce mai la password di quella casella: consegna ogni lettera finita al server di Wise Timetable attraverso la normale porta web, e il server la invia con l’account della scuola — così una rete universitaria che blocca le porte della posta in uscita smette di contare. La lettera settimanale ai docenti passerà per la stessa via con la prossima versione del server di posta; fino ad allora parte dalla casella di Wise Timetable.

• Qualsiasi server di posta che accetti una password. Microsoft 365 è smtp.office365.com, porta 587, STARTTLS; Gmail e Google Workspace sono smtp.gmail.com, 465 con SSL oppure 587 con STARTTLS. Una password per applicazione è meglio di quella di uso quotidiano della casella.
• La password viene scritta una sola volta e non viene più mostrata — né in quella schermata né altrove — perché è sigillata con una chiave che esiste solo sul nostro server.
• Un’email di prova dice la verità. Parte esattamente con le impostazioni salvate e un rifiuto viene mostrato in rosso, parola per parola, finché una lettera non passa di nuovo.
• Microsoft 365: chiedete prima all’IT. Molte organizzazioni disattivano l’invio con password (SMTP AUTH), e Microsoft ha annunciato che lo disattiverà per impostazione predefinita nelle organizzazioni esistenti a fine dicembre 2026, anche se l’amministratore di un’organizzazione può riattivarlo. L’indirizzo di risposta continua a funzionare in ogni caso: non richiede alcuna password.

Lettere di prenotazione, redatte dalla facoltà

Quando un’aula viene prenotata o una prenotazione viene annullata, le persone interessate lo apprendono con le parole della facoltà stessa.

Con Invia posta spuntato nel modulo di prenotazione, salvare o eliminare una prenotazione invia una lettera agli indirizzi digitati nel suo campo Email, alle aule prenotate che hanno un proprio indirizzo e, con Ai docenti spuntato, a ogni docente della prenotazione. Ciascuno riceve una lettera propria, quindi nessuno vede l’indirizzo di un altro e un indirizzo sbagliato non blocca gli altri.

Le lettere sono due, una per una prenotazione salvata e una per una eliminata, ciascuna con un oggetto e un testo che la facoltà scrive nella scheda Notifiche. Le parole tra parentesi angolari — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> e le altre — vengono sostituite con i dettagli della prenotazione. Un campo vuoto invia la lettera predefinita, in sloveno, croato o inglese a seconda della lingua della schermata in cui è stata effettuata la prenotazione.

• Una lettera non annulla mai una prenotazione. La prenotazione viene salvata prima che qualsiasi lettera venga scritta, quindi un server di posta lento o che rifiuta non può perderla e nessuno prenota due volte la stessa aula credendo che il primo tentativo sia fallito.
• Se la casella parte spuntata lo decide la facoltà, impostato una volta nella stessa scheda.
• Le risposte vanno a chi ha prenotato quando la lettera parte dalla nostra casella e non è impostato alcun indirizzo di risposta — un docente che chiede di spostarla alle undici scrive a lui, non alla segreteria.