Masovna e-pošta koja je zaista personalizirana

Šta se šalje i kada

• Personalizirani rasporedi nastavnicima na početku svakog semestra
• Personalizirani rasporedi studentskim grupama
• Obavijesti o izmjenama tačno onim ljudima koje izmjena pogađa
• Potvrde, odobrenja i odbijanja rezervacija
• Automatski podsjetnici nastavnicima koji nisu unijeli svoju dostupnost
• Podsjetnici na raspored prije nastavnih termina

Od koga dolaze pisma

Pismo na koje nastavnik ne može odgovoriti je pola pisma. Kamo idu odgovori odluka je škole, donesena na jednoj kartici.

Svako pismo koje web aplikacija šalje — pisma o rezervacijama, odgovori na rezervacije koje trebaju odobrenje, probna pisma — prolazi kroz jednu odluku, koju administratori donose pod Settings ▸ Notifications na vlastitom sajtu rasporeda škole. Od verzije Wise Timetable 15.4.76 isto vrijedi i za pisma koja planer šalje iz desktop aplikacije.

Postoje tri odgovora. Kada ništa nije popunjeno, pisma odlaze iz poštanskog sandučeta sistema Wise Timetable, a odgovori dolaze nama. Uz adresu za odgovor, i dalje odlaze iz našeg sandučeta, ali odgovori idu službi za raspored — bez lozinke, bez ičega za postaviti drugdje, a za većinu škola to je cijeli odgovor. Kada je popunjeno vlastito poštansko sanduče škole, njegova adresa je u polju Od, a odgovori su njegovi.

Desktop nikada ne sazna lozinku tog sandučeta: svako gotovo pismo predaje serveru Wise Timetable preko običnog web porta, a server ga šalje računom škole — pa univerzitetska mreža koja blokira izlazne portove za poštu prestaje biti važna. Sedmično pismo nastavnicima prelazi na isti put sa sljedećim izdanjem poštanskog servera; do tada odlazi iz poštanskog sandučeta sistema Wise Timetable.

• Bilo koji poštanski server koji prima lozinku. Microsoft 365 je smtp.office365.com, port 587, STARTTLS; Gmail i Google Workspace su smtp.gmail.com, 465 sa SSL-om ili 587 sa STARTTLS-om. Lozinka aplikacije bolja je od svakodnevne lozinke sandučeta.
• Lozinka se upisuje jednom i nikada se više ne prikazuje — ni na tom ekranu ni igdje drugdje — jer je zapečaćena ključem koji postoji samo na našem serveru.
• Jedna probna e-poruka govori istinu. Odlazi tačno kroz spremljene postavke, a odbijanje se prikazuje crvenom bojom, riječ po riječ, sve dok pismo opet ne prođe.
• Microsoft 365: prvo pitajte IT. Mnoge organizacije isključuju slanje lozinkom (SMTP AUTH), a Microsoft je najavio da će ga u postojećim organizacijama isključiti prema zadanim postavkama krajem decembra 2026, iako ga administrator organizacije može ponovo uključiti. Adresa za odgovor radi u oba slučaja: ne treba nikakvu lozinku.

Pisma o rezervacijama, formulirana od fakulteta

Kada se prostorija rezervira ili rezervacija otkaže, ljudi na koje se odnosi saznaju to riječima samog fakulteta.

Kada je na obrascu rezervacije označeno Send mail, spremanje ili brisanje rezervacije šalje pismo na adrese ukucane u polje Email, na rezervirane prostorije koje imaju vlastitu adresu i, uz označeno To lecturers, svakom nastavniku na rezervaciji. Svako od njih dobija vlastito pismo, pa niko ne vidi tuđu adresu, a jedna pogrešna adresa ne zaustavlja ostale.

Postoje dva pisma, jedno za spremljenu i jedno za izbrisanu rezervaciju, svako s naslovom i tekstom koje fakultet piše na kartici Notifications. Riječi u šiljastim zagradama — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> i ostale — zamjenjuju se podacima rezervacije. Prazno polje šalje ugrađeno pismo, na slovenskom, hrvatskom ili engleskom jeziku prema jeziku ekrana na kojem je rezervacija napravljena.

• Pismo nikada ne poništava rezervaciju. Rezervacija se sprema prije nego što se ijedno pismo napiše, pa spor ili odbijajući poštanski server ne može da je izgubi, a niko ne rezervira istu prostoriju dvaput vjerujući da prvi pokušaj nije uspio.
• Hoće li polje biti unaprijed označeno odluka je fakulteta, postavljena jednom na istoj kartici.
• Odgovori idu osobi koja je rezervirala kada pismo odlazi iz našeg sandučeta i adresa za odgovor nije postavljena — nastavnik koji traži da se premjesti na jedanaest piše njoj, a ne službi.