Massen-E-Mail, die wirklich persönlich ist

Was versendet wird und wann

• Persönliche Stundenpläne an Lehrende zu Beginn jedes Semesters
• Persönliche Pläne an Studierendengruppen
• Änderungsmitteilungen an genau die Personen, die eine Änderung betrifft
• Buchungsbestätigungen, Genehmigungen und Ablehnungen
• Automatische Erinnerungen an Lehrende, die ihre Verfügbarkeit nicht übermittelt haben
• Stundenplanerinnerungen vor Lehrveranstaltungen

Von wem die Schreiben kommen

Ein Schreiben, auf das Lehrende nicht antworten können, ist ein halbes Schreiben. Wohin die Antworten gehen, entscheidet die Schule, auf einem Reiter.

Jedes Schreiben, das die Webanwendung versendet — die Buchungsschreiben, die Antworten auf genehmigungspflichtige Buchungen, die Testschreiben —, unterliegt einer Entscheidung, die unter Einstellungen ▸ Benachrichtigungen auf der eigenen Stundenplanseite der Schule von deren Administratoren getroffen wird. Seit Wise Timetable 15.4.76 gilt das auch für die Schreiben, die eine planende Person vom Desktop aus versendet.

Es gibt drei Möglichkeiten. Ist nichts ausgefüllt, gehen die Schreiben vom Postfach von Wise Timetable ab, und Antworten kommen zu uns. Mit einer Antwortadresse gehen sie weiterhin von unserem Postfach ab, aber die Antworten gehen an das Stundenplanbüro — kein Passwort, nichts anderswo einzurichten, und für die meisten Schulen die ganze Lösung. Ist das eigene Postfach der Schule eingetragen, steht dessen eigene Adresse im Absenderfeld, und die Antworten gehören ihm.

Der Desktop erfährt das Passwort dieses Postfachs nie: Er übergibt jedes fertige Schreiben über den gewöhnlichen Web-Port an den Wise-Timetable-Server, und der Server versendet es mit dem Konto der Schule — sodass ein Hochschulnetz, das ausgehende Mail-Ports sperrt, keine Rolle mehr spielt. Das wöchentliche Schreiben an Lehrende wechselt mit der nächsten Version des Mailservers auf denselben Weg; bis dahin geht es vom Postfach von Wise Timetable ab.

• Jeder Mailserver, der ein Passwort akzeptiert. Microsoft 365 ist smtp.office365.com, Port 587, STARTTLS; Gmail und Google Workspace sind smtp.gmail.com, 465 mit SSL oder 587 mit STARTTLS. Ein Anwendungspasswort ist besser als das alltägliche des Postfachs.
• Das Passwort wird einmal geschrieben und nie wieder angezeigt — weder auf dieser Maske noch irgendwo sonst —, weil es mit einem Schlüssel versiegelt wird, der nur auf unserem Server existiert.
• Eine Test-E-Mail sagt die Wahrheit. Sie geht genau mit den gespeicherten Einstellungen hinaus, und eine Ablehnung wird wortwörtlich in Rot angezeigt, bis wieder ein Schreiben durchkommt.
• Microsoft 365: zuerst die IT fragen. Viele Organisationen schalten den Passwortversand (SMTP AUTH) ab, und Microsoft hat angekündigt, ihn Ende Dezember 2026 in bestehenden Organisationen standardmäßig abzuschalten, wobei die Administration einer Organisation ihn wieder einschalten kann. Die Antwortadresse funktioniert in jedem Fall weiter: Sie braucht überhaupt kein Passwort.

Buchungsschreiben, von der Fakultät formuliert

Wenn ein Raum gebucht oder eine Buchung storniert wird, erfahren die Betroffenen es in den eigenen Worten der Fakultät.

Ist im Buchungsformular E-Mail senden angekreuzt, versendet das Speichern oder Löschen einer Buchung ein Schreiben an die im Feld E-Mail eingetippten Adressen, an die gebuchten Räume, die eine eigene Adresse haben, und, bei angekreuztem An Lehrende, an jede Lehrperson der Buchung. Jede und jeder erhält ein eigenes Schreiben, sodass niemand fremde Adressen sieht und eine falsche Adresse die übrigen nicht aufhält.

Es gibt zwei Schreiben, eines für eine gespeicherte und eines für eine gelöschte Buchung, jeweils mit einem Betreff und einem Text, die die Fakultät auf dem Reiter Benachrichtigungen verfasst. Wörter in spitzen Klammern — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> und die übrigen — werden durch die Angaben der Buchung ersetzt. Ein leeres Feld versendet das eingebaute Schreiben, auf Slowenisch, Kroatisch oder Englisch, je nach Sprache der Maske, in der die Buchung vorgenommen wurde.

• Ein Schreiben macht nie eine Buchung rückgängig. Die Buchung wird gespeichert, bevor irgendein Schreiben verfasst wird, sodass ein langsamer oder ablehnender Mailserver sie nicht verlieren kann und niemand denselben Raum zweimal bucht, weil er glaubt, der erste Versuch sei fehlgeschlagen.
• Ob das Feld vorab angekreuzt ist, entscheidet die Fakultät, einmalig auf demselben Reiter festgelegt.
• Antworten gehen an die buchende Person, wenn das Schreiben von unserem Postfach abgeht und keine Antwortadresse festgelegt ist — eine Lehrperson, die um Verlegung auf elf Uhr bittet, schreibt an sie und nicht ans Büro.