Correo masivo realmente personalizado

Qué se envía, y cuándo

• Horarios personalizados a los docentes al inicio de cada trimestre
• Horarios personalizados a los grupos de estudiantes
• Avisos de cambio exactamente a las personas a quienes afecta un cambio
• Confirmaciones, aprobaciones y denegaciones de reservas
• Recordatorios automáticos a los docentes que no han presentado su disponibilidad
• Recordatorios del horario antes de las sesiones de clase

De quién vienen las cartas

Una carta que un docente no puede contestar es media carta. Adónde van las respuestas es decisión del colegio, tomada en una pestaña.

Toda carta que envía la aplicación web — las cartas de reservas, las respuestas a reservas que necesitan aprobación, las cartas de prueba — pasa por una sola decisión, tomada en Ajustes ▸ Notificaciones en el propio sitio de horarios del colegio por sus administradores. Desde Wise Timetable 15.4.76 también las cartas que un planificador envía desde el escritorio.

Hay tres respuestas. Sin nada completado, las cartas salen del buzón de Wise Timetable y las respuestas nos llegan a nosotros. Con una dirección de respuesta, siguen saliendo de nuestro buzón pero las respuestas van a la oficina de horarios — sin contraseña, sin nada que configurar en otro lugar y, para la mayoría de los colegios, toda la respuesta. Con el propio buzón del colegio completado, su propia dirección aparece en el campo De y las respuestas son suyas.

El escritorio nunca conoce la contraseña de ese buzón: entrega cada carta terminada al servidor de Wise Timetable por el puerto web habitual, y el servidor la envía con la cuenta del colegio — de modo que una red universitaria que bloquea los puertos de correo saliente deja de importar. La carta semanal a los docentes pasa al mismo camino con la próxima versión del servidor de correo; hasta entonces sale del buzón de Wise Timetable.

• Cualquier servidor de correo que acepte una contraseña. Microsoft 365 es smtp.office365.com, puerto 587, STARTTLS; Gmail y Google Workspace son smtp.gmail.com, 465 con SSL o 587 con STARTTLS. Una contraseña de aplicación es mejor que la de uso diario del buzón.
• La contraseña se escribe una vez y no se vuelve a mostrar — ni en esa pantalla ni en ningún otro lugar — porque se sella con una clave que existe solo en nuestro servidor.
• Un correo de prueba le dice la verdad. Sale exactamente con los ajustes guardados, y un rechazo se muestra en rojo, palabra por palabra, hasta que una carta vuelve a salir.
• Microsoft 365: consulte primero con TI. Muchas organizaciones desactivan el envío con contraseña (SMTP AUTH), y Microsoft ha anunciado que lo desactivará por defecto en las organizaciones existentes a fines de diciembre de 2026, aunque el administrador de una organización puede volver a activarlo. La dirección de respuesta sigue funcionando en ambos casos: no necesita contraseña alguna.

Cartas de reservas, redactadas por la facultad

Cuando se reserva un aula o se cancela una reserva, las personas a quienes concierne se enteran con las palabras propias de la facultad.

Con Enviar correo marcado en el formulario de reserva, guardar o borrar una reserva envía una carta a las direcciones escritas en su casilla de correo, a las aulas reservadas que tienen una dirección propia y, con A los docentes marcado, a cada docente de la reserva. Cada uno recibe su propia carta, de modo que nadie ve la dirección de nadie y una dirección equivocada no detiene a las demás.

Hay dos cartas, una para una reserva guardada y otra para una borrada, cada una con un asunto y un texto que la facultad redacta en la pestaña Notificaciones. Las palabras entre corchetes angulares — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> y el resto — se reemplazan por los datos de la reserva. Una casilla vacía envía la carta incorporada, en esloveno, croata o inglés según el idioma de la pantalla en que se hizo la reserva.

• Una carta nunca deshace una reserva. La reserva se guarda antes de escribir cualquier carta, de modo que un servidor de correo lento o que rechaza no puede perderla, y nadie reserva dos veces la misma aula creyendo que el primer intento falló.
• Que la casilla empiece marcada es decisión de la facultad, fijada una vez en la misma pestaña.
• Las respuestas van a quien hizo la reserva cuando la carta sale de nuestro buzón y no hay dirección de respuesta fijada — un docente que pide cambiarla a las once le escribe a esa persona, no a la oficina.