Email em massa que é realmente personalizado

O que é enviado e quando

• Horários personalizados para os docentes no início de cada período
• Horários personalizados para os grupos de estudantes
• Avisos de alteração exatamente para as pessoas que uma alteração afeta
• Confirmações, aprovações e recusas de reservas
• Lembretes automáticos para os docentes que não submeteram a sua disponibilidade
• Lembretes de horário antes das sessões letivas

De quem vêm as cartas

Uma carta a que um docente não pode responder é meia carta. O destino das respostas é uma decisão da escola, tomada num só separador.

Todas as cartas que a aplicação web envia — as cartas de reserva, as respostas a reservas que precisam de aprovação, as cartas de teste — passam por uma só decisão, tomada em Definições ▸ Notificações no site de horários da própria escola pelos seus administradores. Desde o Wise Timetable 15.4.76, o mesmo acontece com as cartas que um planeador envia a partir do ambiente de trabalho.

Há três respostas. Sem nada preenchido, as cartas saem da caixa de correio do Wise Timetable e as respostas chegam a nós. Com um endereço de resposta, continuam a sair da nossa caixa de correio, mas as respostas vão para o gabinete de horários — sem palavra-passe, sem nada a configurar noutro lado e, para a maioria das escolas, toda a solução. Com a própria caixa de correio da escola preenchida, o seu próprio endereço aparece no campo De e as respostas são suas.

O ambiente de trabalho nunca fica a conhecer a palavra-passe dessa caixa de correio: entrega cada carta concluída ao servidor do Wise Timetable pela porta web normal, e o servidor envia-a com a conta da escola — pelo que uma rede universitária que bloqueia as portas de correio de saída deixa de importar. A carta semanal aos docentes passa para o mesmo caminho com a próxima versão do servidor de correio; até lá, sai da caixa de correio do Wise Timetable.

• Qualquer servidor de correio que aceite uma palavra-passe. O Microsoft 365 é smtp.office365.com, porta 587, STARTTLS; o Gmail e o Google Workspace são smtp.gmail.com, 465 com SSL ou 587 com STARTTLS. Uma palavra-passe de aplicação é melhor do que a de uso corrente da caixa de correio.
• A palavra-passe é escrita uma vez e nunca mais é mostrada — nem nesse ecrã nem em lado nenhum — porque é selada com uma chave que existe apenas no nosso servidor.
• Um email de teste diz-lhe a verdade. Sai exatamente com as definições guardadas e uma recusa é mostrada a vermelho, palavra por palavra, até uma carta voltar a passar.
• Microsoft 365: pergunte primeiro aos TI. Muitas organizações desativam o envio por palavra-passe (SMTP AUTH), e a Microsoft anunciou que o desativa por defeito nas organizações existentes no final de dezembro de 2026, embora o administrador de uma organização possa voltar a ativá-lo. O endereço de resposta continua a funcionar em qualquer dos casos: não precisa de palavra-passe nenhuma.

Cartas de reserva, redigidas pela faculdade

Quando uma sala é reservada ou uma reserva é cancelada, as pessoas a quem diz respeito são informadas nas palavras da própria faculdade.

Com Enviar correio assinalado no formulário de reserva, guardar ou eliminar uma reserva envia uma carta para os endereços escritos na sua caixa Email, para as salas reservadas que tenham um endereço próprio e, com Para docentes assinalado, para todos os docentes da reserva. Cada um recebe uma carta própria, pelo que ninguém vê o endereço de ninguém e um endereço errado não impede os restantes.

Há duas cartas, uma para uma reserva guardada e outra para uma eliminada, cada uma com um assunto e um texto que a faculdade escreve no separador Notificações. As palavras entre ângulos — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> e as restantes — são substituídas pelos dados da reserva. Uma caixa vazia envia a carta de origem, em esloveno, croata ou inglês consoante o idioma do ecrã em que a reserva foi feita.

• Uma carta nunca desfaz uma reserva. A reserva é guardada antes de qualquer carta ser escrita, pelo que um servidor de correio lento ou que recuse não a pode perder, e ninguém reserva a mesma sala duas vezes por acreditar que a primeira tentativa falhou.
• Se a caixa começa assinalada é decisão da faculdade, definida uma só vez no mesmo separador.
• As respostas vão para quem reservou quando a carta sai da nossa caixa de correio e não há endereço de resposta definido — um docente que peça para a passar para as onze escreve a essa pessoa, não ao gabinete.