Un envoi de masse réellement personnalisé

Ce qui est envoyé, et quand

• Emplois du temps personnalisés pour les enseignants au début de chaque semestre
• Plannings personnalisés pour les groupes d’étudiants
• Avis de changement envoyés exactement aux personnes qu’un changement concerne
• Confirmations, approbations et refus de réservation
• Rappels automatiques aux enseignants qui n’ont pas saisi leurs disponibilités
• Rappels d’emploi du temps avant les séances d’enseignement

D’où viennent les courriers

Un courrier auquel l’enseignant ne peut pas répondre n’est qu’un demi-courrier. Où vont les réponses est une décision de l’établissement, prise sur un seul onglet.

Chaque courrier envoyé par l’application web — les courriers de réservation, les réponses aux réservations soumises à approbation, les courriers de test — relève d’une seule décision, prise sous Paramètres ▸ Notifications sur le site d’emploi du temps de l’établissement par ses administrateurs. Depuis Wise Timetable 15.4.76, il en va de même des courriers qu’un planificateur envoie depuis le poste de travail.

Il y a trois réponses possibles. Sans rien de renseigné, les courriers partent de la boîte aux lettres de Wise Timetable et les réponses nous parviennent. Avec une adresse de réponse, ils partent toujours de notre boîte mais les réponses vont au service d’emplois du temps — pas de mot de passe, rien à configurer ailleurs, et pour la plupart des établissements c’est toute la réponse. Avec la propre boîte aux lettres de l’établissement renseignée, son adresse figure dans le champ De et les réponses lui reviennent.

Le poste de travail ne connaît jamais le mot de passe de cette boîte : il remet chaque courrier terminé au serveur Wise Timetable par le port web ordinaire, et le serveur l’envoie avec le compte de l’établissement — si bien qu’un réseau universitaire qui bloque les ports de courrier sortant n’a plus d’importance. Le courrier hebdomadaire aux enseignants empruntera la même voie avec la prochaine version du serveur de messagerie ; d’ici là, il part de la boîte aux lettres de Wise Timetable.

• Tout serveur de messagerie qui accepte un mot de passe. Microsoft 365 : smtp.office365.com, port 587, STARTTLS ; Gmail et Google Workspace : smtp.gmail.com, 465 avec SSL ou 587 avec STARTTLS. Un mot de passe d’application vaut mieux que le mot de passe habituel de la boîte.
• Le mot de passe est saisi une seule fois et n’est plus jamais affiché — ni sur cet écran ni nulle part ailleurs — car il est scellé avec une clé qui n’existe que sur notre serveur.
• Un e-mail de test dit la vérité. Il part exactement avec les paramètres enregistrés, et un refus s’affiche en rouge, mot pour mot, jusqu’à ce qu’un courrier passe de nouveau.
• Microsoft 365 : demandez d’abord à l’informatique. De nombreuses organisations désactivent l’envoi par mot de passe (SMTP AUTH), et Microsoft a annoncé qu’il sera désactivé par défaut dans les organisations existantes fin décembre 2026, bien que l’administrateur d’une organisation puisse le réactiver. L’adresse de réponse continue de fonctionner dans tous les cas : elle n’exige aucun mot de passe.

Des courriers de réservation, rédigés par la faculté

Lorsqu’une salle est réservée ou qu’une réservation est annulée, les personnes concernées l’apprennent dans les propres mots de la faculté.

Avec Envoyer un e-mail coché sur le formulaire de réservation, enregistrer ou supprimer une réservation envoie un courrier aux adresses saisies dans son champ E-mail, aux salles réservées qui ont une adresse propre et, avec Aux enseignants coché, à chaque enseignant de la réservation. Chacun reçoit un courrier distinct, de sorte que personne ne voit l’adresse d’un autre et qu’une adresse erronée n’empêche pas l’envoi aux autres.

Il y a deux courriers, un pour une réservation enregistrée et un pour une réservation supprimée, chacun avec un objet et un texte que la faculté rédige sur l’onglet Notifications. Les mots entre chevrons — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> et les autres — sont remplacés par les détails de la réservation. Un champ vide envoie le courrier intégré, en slovène, en croate ou en anglais selon la langue de l’écran sur lequel la réservation a été faite.

• Un courrier n’annule jamais une réservation. La réservation est enregistrée avant qu’un courrier ne soit rédigé, de sorte qu’un serveur de messagerie lent ou qui refuse ne peut pas la faire perdre, et personne ne réserve deux fois la même salle en croyant que la première tentative a échoué.
• Que la case soit cochée au départ relève de la faculté, réglé une fois sur le même onglet.
• Les réponses vont à la personne qui a réservé lorsque le courrier part de notre boîte et qu’aucune adresse de réponse n’est définie — un enseignant qui demande de le décaler à onze heures écrit à cette personne, et non au service.