Publicering
Massutskick som verkligen är personligt
Att skicka fyrahundra lärare samma PDF med fakultetens schema är inte kommunikation. Wise Timetable mejlar varje person dess eget schema, automatiskt.
Vad som skickas, och när
- Personliga scheman till lärare vid början av varje termin
- Personliga scheman till studentgrupper
- Ändringsmeddelanden till exakt de personer en ändring berör
- Bokningsbekräftelser, godkännanden och avslag
- Automatiska påminnelser till lärare som inte har lämnat in sin tillgänglighet
- Schemapåminnelser före undervisningspass
Varför automatisering spelar roll här
Påminnelsefunktionen är den som lärosäten underskattar. När Ni öppnar bokningssystemet för lärare att lämna sina lediga timmar svarar ungefär en tredjedel inte på den första förfrågan. Att jaga dem för hand är där ett schemaläggningskansli förlorar en vecka.
En automatisk påminnelse, riktad enbart till dem som ännu inte har svarat, vinner tillbaka större delen av den veckan. Se hur insamling av tillgänglighet går till.
Vem breven kommer från
Ett brev som en lärare inte kan svara på är ett halvt brev. Vart svaren går är skolans beslut, som fattas på en flik.
Varje brev som webbapplikationen skickar — bokningsbreven, svaren på bokningar som kräver godkännande, testbreven — styrs av ett beslut, som skolans administratörer fattar under Inställningar ▸ Aviseringar på skolans egen schemawebbplats. Sedan Wise Timetable 15.4.76 gäller det även de brev en planerare skickar från skrivbordet.
Det finns tre svar. Om inget är ifyllt lämnar breven Wise Timetables postlåda och svaren kommer till oss. Med en svarsadress lämnar de fortfarande vår postlåda men svaren går till schemaläggningskansliet — inget lösenord, inget att ställa in någon annanstans, och för de flesta skolor hela lösningen. Med skolans egen postlåda ifylld står dess egen adress i Från-raden och svaren är dess egna.
Skrivbordsprogrammet får aldrig veta den postlådans lösenord: det lämnar varje färdigt brev till Wise Timetable-servern över den vanliga webbporten, och servern skickar det med skolans konto — så ett universitetsnätverk som blockerar utgående e-postportar spelar ingen roll längre. Det veckovisa brevet till lärare flyttar över till samma väg med postserverns nästa version; tills dess lämnar det Wise Timetables postlåda.
- Vilken e-postserver som helst som tar emot ett lösenord. Microsoft 365 är smtp.office365.com, port 587, STARTTLS; Gmail och Google Workspace är smtp.gmail.com, 465 med SSL eller 587 med STARTTLS. Ett applikationslösenord är bättre än postlådans vanliga.
- Lösenordet skrivs en gång och visas aldrig mer — inte på den skärmbilden och inte någon annanstans — eftersom det förseglas med en nyckel som bara finns på vår server.
- Ett testmejl visar sanningen. Det går ut med exakt de sparade inställningarna, och ett avslag visas i rött, ord för ord, tills ett brev kommer fram igen.
- Microsoft 365: fråga IT först. Många organisationer stänger av lösenordsbaserad sändning (SMTP AUTH), och Microsoft har meddelat att det stängs av som standard i befintliga organisationer i slutet av december 2026, även om en organisations administratör kan slå på det igen. Svarsadressen fungerar i båda fallen: den behöver inget lösenord alls.
Varje lärare får sin egen vecka, en gång i veckan
Det veckovisa brevet går igenom lärarlistan en person i taget: varje brev innehåller just den lärarens egen vecka och en länk som öppnar hens schema på exakt den veckan, och en lärare utan något schemalagt hoppas över. Det finns två jobb, nästa veckas schema och denna veckas, vart och ett påslaget eller avstängt för sig, med egen dag och egen timme.
Skolan skriver själv brevet, på samma flik: en allmän text för alla och, där den vill ha det, ett brev per språk — platshållare fyller i varje lärares namn, veckan och dennes egen länk. Ett riktigt testbrev går till en adress Ni väljer innan tre hundra personer ser det. Att mejla veckoscheman till lärare går igenom det.
Bokningsbrev, formulerade av fakulteten
När en sal bokas eller en bokning avbokas får de berörda veta det med fakultetens egna ord.
Med Skicka e-post ikryssat i bokningsformuläret skickar sparandet eller raderandet av en bokning ett brev till de adresser som skrivits i dess E-postruta, till de bokade salar som har en egen adress och, med Till lärare ikryssat, till varje lärare i bokningen. Var och en får ett eget brev, så ingen ser någon annans adress och en felaktig adress stoppar inte de övriga.
Det finns två brev, ett för en sparad bokning och ett för en raderad, vart och ett med ett ämne och en text som fakulteten skriver på fliken Aviseringar. Ord inom vinkelparenteser — <START_DATE>, <ROOMS>, <TUTORS>, <GROUPS>, <LOGGED_USER> och de övriga — ersätts med bokningens uppgifter. En tom ruta skickar det inbyggda brevet, på slovenska, kroatiska eller engelska efter språket på den skärm bokningen gjordes på.
- Ett brev ångrar aldrig en bokning. Bokningen sparas innan något brev skrivs, så en långsam eller vägrande e-postserver kan inte förlora den, och ingen bokar samma sal två gånger i tron att det första försöket misslyckades.
- Om rutan är förikryssad avgör fakulteten, inställt en gång på samma flik.
- Svar går till den som bokade när brevet lämnar vår postlåda och ingen svarsadress är angiven — en lärare som ber om att få flytta den till elva skriver till dem, inte till kansliet.
Relaterade funktioner
Se Wise Timetable på era egna data
Boka en onlinepresentation på 45 minuter. Vi går igenom er institutions schemaläggningsproblem, visar hur Wise Timetable hanterar det och besvarar vad ert team vill testa.