Finanzen
Preisliste, Raten, Rechnungen mit Zahlungs-QR-Code, Zahlungen und Salden.
Finanzen und Personal
Finanzielle Förderung
Geld, das Studierende nicht zahlen müssen, und Geld, das die Hochschule zurückzahlt. Ermäßigungen und Stipendien wirken vor der Rechnung, Gebührenerlasse auf das, was schon geschuldet wird, und Auszahlungen nach der Zahlung - jeweils mit Begründung, und keine schreibt je eine ausgestellte Rechnung um.
- Ermäßigungen und Stipendien als Regeln
- Gebührenerlasse genehmigt eine zweite Person
- Erstattungen und Förderung per SEPA-Datei
Was es tut
Drei Bildschirme im Sekretariat, neben Finanzen: Ermäßigungen und Stipendien, Gebührenerlasse und Auszahlungen.
- Ermäßigungen und Stipendien verringern per Regel, was Studierenden berechnet wird, in dem Moment, in dem eine Forderung entsteht.
- Gebührenerlasse erlassen eine schon geschuldete Forderung oder Rechnung ganz oder teilweise.
- Auszahlungen zahlen Studierenden Geld aus: die Erstattung ihres Guthabens oder Förderung aus den Mitteln der Hochschule.
- Es arbeitet auf Finanzen: dieselben Forderungen, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften, dieselbe Nummerierung und dieselbe Historie.
Ermäßigungen und Stipendien sind Regeln
Einmal angelegt, findet eine Regel die Forderungen, für die sie gilt, von selbst.
- Ein Prozentsatz oder ein Betrag auf die Positionen der Preisliste, die sie nennt - oder auf alle.
- Für wen: eine namentlich genannte Person, die Inhaber eines besonderen Status aus der Studierendenakte, ein Studiengang oder alle - zwischen zwei Daten.
- Eine eigene Zeile auf der Rechnung. Entsteht eine Forderung - von Hand, durch die Berechnung eines ganzen Jahrgangs oder durch einen kostenpflichtigen Prüfungsversuch -, fügt die Regel ihre Ermäßigung daneben an, einmal, wie oft der Jahrgang auch berechnet wird. Eine vor der Rechnung stornierte Forderung nimmt ihre Ermäßigung mit.
- Ab dem Tag des Speicherns. Früher entstandene Forderungen werden nicht umgeschrieben; das Sekretariat wendet eine Regel bewusst auf die offenen Forderungen des Jahres an und wird vorher gefragt.
- Ein Stipendium kann seinen Förderer nennen, für die Lesenden und den Export; die Rechnung geht weiterhin an das Konto der Studierenden oder an den in Finanzen angelegten Zahler.
- Wie viel jede Regel gegeben hat, steht bei der Regel, und die Jahressumme ist eine Zeile von „Das Jahr in Zahlen“.
- Eine Disziplinarmaßnahme ändert nie eine Ermäßigung oder ein Stipendium.
Gebührenerlasse im Vier-Augen-Prinzip
„Die zweite Rate erlassen“, „irrtümlich berechnet“, „der Dekan hat die Mahngebühr erlassen“ - eine Entscheidung über schon geschuldetes Geld, mit festgehaltener Begründung.
- Auf einer Forderung oder einer Rechnung, ganz oder teilweise.
- Eine zweite Person genehmigt, sofern die Hochschule nichts anderes festlegt; kleine Beträge bis zu einer Grenze, die sie selbst setzt, können sofort durchgehen.
- Eine offene Forderung wird verringert oder storniert. Auf einer ausgestellten Rechnung wird der Erlass zu einer Gutschrift - einem Entwurf bis zur Freigabe durch die Buchhaltung -, die Rechnung bleibt also, wie sie ausgestellt wurde.
- Nie mehr, als noch zu zahlen ist, ein Erlass zahlt also nie Geld zurück: das ist eine Erstattung.
Erstattungen und ausgezahlte Förderung
Geld, das die Hochschule verlässt, geht durch vier Schritte und zwei Personen.
Beantragt
„Studierende mit Guthaben“ nennt die, deren Zahlungen keine Rechnung verbraucht hat - das Geld, das eine Erstattung zurückzahlen kann. Gewählt werden Erstattung oder Förderung, die Person, die IBAN, der Betrag und der Verwendungszweck. Eine Erstattung ist nie höher als das Guthaben.
Von jemand anderem genehmigt
Wer die Auszahlung beantragt hat, darf sie nur mit Begründung selbst genehmigen - eine Einstellung der Hochschule. Eine Erstattung verbraucht das Guthaben bei der Genehmigung, kann also weder doppelt ausgezahlt noch für die nächste Rechnung verwendet werden.
In einer SEPA-Überweisungsdatei
Genehmigte Auszahlungen kommen in die nächste Überweisungsdatei (SEPA, pain.001), die die Hochschule bei ihrer Bank hochlädt. Aus Wise Ed wird nichts an eine Bank gesendet.
Als bezahlt markiert
Bestätigt die Bank, werden die Auszahlungen als bezahlt markiert. Eine vor der Zahlung stornierte Auszahlung gibt das Guthaben zurück.
Für die Buchhaltung
- Eine Ermäßigung ist schon eine Zeile ihrer Rechnung, mit eigenem Konto, der Export der Rechnungszeilen enthält sie also.
- Die Buchungszeilen der Auszahlungen sind eine eigene Datei - Datum, Art, Person, Betrag, Konto, IBAN, Referenz der Überweisung und Datei -, nie Teil des allgemeinen Buchhaltungsexports. Für den Export braucht es ein eigenes Recht in den Rollen der Hochschule, und jeder Export wird protokolliert.
- Mehrere Standorte: Auszahlungen und ihre Überweisungsdateien folgen dem Standort der Rolle der Lesenden.
Was Studierende sehen
- In „Meine Studierendenakte“ im Studierendenportal sehen Studierende „Meine Ermäßigungen und Stipendien“ und „An mich ausgezahltes Geld“: Erstattungen und ausgezahlte Stipendien, mit dem Stand jeder Auszahlung. Die IBAN erscheint nur mit ihren letzten vier Ziffern.
Fragen zur finanziellen Förderung
Ist die finanzielle Förderung Teil von Finanzen?
Sie ist ein eigenes Modul neben Finanzen, mit drei eigenen Bildschirmen im Menü des Sekretariats. Sie arbeitet auf den Forderungen, Rechnungen und Zahlungen von Finanzen.
Ändert ein Stipendium die Rechnung?
Es fügt ihr eine eigene Zeile an. Forderung und Ermäßigung sind zwei Zeilen derselben Rechnung, so sehen Studierende und Buchhaltung, was gegeben wurde.
Kann eine Person allein Geld auszahlen?
Nicht ohne Begründung. Eine Auszahlung genehmigt jemand anderes als die Person, die sie beantragt hat; die eigene zu genehmigen braucht eine Begründung, die festgehalten wird.
Was ist der Unterschied zwischen Erlass und Erstattung?
Ein Erlass verringert, was noch geschuldet wird, und zahlt nie Geld zurück. Eine Erstattung zahlt das Guthaben der Studierenden auf ihr Bankkonto zurück.
Arbeitet zusammen mit
Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.
Studierendenakte
Besondere Status, Unterstützung, Disziplinarverfahren und Anwesenheitshinweise.
Studienplan und Studierendenakten
Studiengänge, Fächer, das Curriculum und die Studierendenakte, jede Änderung festgehalten.
Verwaltung
Module schalten, Rollen je Menüpunkt, Codelisten, Standorte und Sprachen.
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