Achiziții
Ce să cereți într-un caiet de sarcini pentru un sistem de orare
Majoritatea licitațiilor pentru sisteme de orare întreabă exhaustiv despre funcționalități și aproape deloc despre lucrurile care determină succesul implementării. Iată o listă de verificare care le acoperă pe ambele.
Capacitate de programare
- Pot fi definite separat constrângerile obligatorii și preferințele flexibile, iar preferințele flexibile sunt cu adevărat optimizate, nu doar tolerate?
- Pot fi blocate orele, astfel încât generarea automată să lucreze în jurul angajamentelor fixe?
- Ce se întâmplă atunci când setul de constrângeri nu admite nicio soluție completă — sistemul raportează orele nealocate sau eșuează?
- Cât durează regenerarea pentru un orar de dimensiunea celui al nostru? Cereți o cifră, nu un adjectiv.
- Pot fi generate și comparate mai multe variante înainte de a fi aleasă una?
- Este timpul de deplasare între clădiri și campusuri o constrângere reală?
- Detectarea suprapunerilor se face la nivel de student individual sau doar la nivel de grupă? Întrebați special despre examene.
Date și integrare
- Ce formate de import sunt acceptate și poate fi combinat importul automat cu ajustarea manuală?
- Există un API REST documentat pentru conexiuni atât de intrare, cât și de ieșire? Cereți să vedeți documentația, nu o descriere a ei.
- S-a integrat furnizorul înainte cu sistemul nostru informatic al studenților? Dacă nu, care este procesul de stabilire a domeniului lucrării?
- Este acceptată autentificarea unică prin furnizorul nostru de identitate?
- Pot sistemele noastre să citească datele orarului în timp real sau doar printr-un export programat?
Întrebarea pe care o ratează majoritatea licitațiilor
Aici consumă implementările de fapt timp calendaristic, iar majoritatea matricelor de cerințe nu o menționează deloc.
- Pot cadrele didactice să-și introducă singure disponibilitatea, direct, printr-un browser, fără a instala nimic?
- Alimentează disponibilitatea transmisă direct generarea sau există o etapă de transcriere manuală?
- Pot administratorii să vadă ratele de completare și să trimită mementouri automate celor care nu au răspuns?
- Pot cadrele didactice să-și verifice propriul orar înainte de publicare?
Publicare și comunicare
- Ce canale sunt acceptate — web, iOS, Android, panouri informative digitale, fluxuri de calendar, PDF, Excel, email?
- Citesc toate canalele dintr-o singură sursă sau există o etapă de sincronizare care poate lăsa unul depășit?
- Sunt aplicațiile mobile incluse în licență și sunt gratuite pentru un număr nelimitat de studenți?
- Pot paginile publicate să poarte identitatea noastră vizuală și este aceasta inclusă sau contra cost?
- Notificările de modificare sunt direcționate către persoanele afectate sau difuzate general?
Întrebări comerciale și de asistență pe care licitațiile le omit adesea
- Care este unitatea de licențiere — pe utilizator, pe student, pe orar sau pe modul? Modelați costul la dimensiunea noastră preconizată peste cinci ani, nu la cea de azi.
- Ce module sunt incluse și care sunt extensii contra cost? Întrebați explicit despre programarea examenelor, rezervarea sălilor, aplicațiile mobile și API.
- Este asistența inclusă în licență sau este un nivel separat? Care este termenul țintă de răspuns și există un manager de cont numit?
- Cine răspunde la problemele tehnice de al doilea nivel — un serviciu de asistență sau echipa de dezvoltare?
- Sunt actualizările incluse pe toată durata licenței?
- Care este sarcina IT internă continuă după lansare? Cereți un client de referință de dimensiune comparabilă și întrebați-l direct.
- Care sunt condițiile de ieșire — putem exporta întregul nostru set de date într-un format utilizabil și cu ce cost?
Securitate și conformitate
- Deține furnizorul certificarea ISO/IEC 27001 sau o certificare echivalentă pentru managementul securității informațiilor?
- Sunt datele criptate la stocare și în tranzit și care este regimul copiilor de siguranță?
- Este disponibilă instalarea completă în infrastructura proprie, dacă datele nu trebuie să părăsească rețeaua noastră?
- Unde sunt găzduite datele și putem specifica o regiune?
- Va completa furnizorul chestionarul nostru de securitate a informațiilor și în ce termen?
Utilizarea acestei liste
Sunteți bineveniți să preluați aceste întrebări direct în propria documentație de licitație. Vom răspunde în scris la fiecare dintre ele pentru Wise Timetable, inclusiv la cele incomode, și am prefera să le adresați fiecărui furnizor pe care îl luați în considerare.
Rezervați o discuție dacă doriți să parcurgem lista împreună, în raport cu cerințele dumneavoastră specifice.
Doriți să vedeți cum funcționează?
Rezervați o prezentare online de 45 de minute și o vom parcurge împreună, pornind de la problema de programare proprie instituției dumneavoastră.