Beschaffung
Was in einer Ausschreibung für Stundenplansoftware gefordert werden sollte
Die meisten Ausschreibungen für Stundenplansoftware fragen erschöpfend nach Funktionen und kaum nach den Dingen, die über den Erfolg der Einführung entscheiden. Hier ist eine Checkliste, die beides abdeckt.
Planungsfähigkeit
- Können harte Bedingungen und weiche Präferenzen getrennt definiert werden, und werden weiche Präferenzen tatsächlich optimiert statt nur geduldet?
- Können Veranstaltungen gesperrt werden, sodass die automatische Generierung um feste Verpflichtungen herum arbeitet?
- Was geschieht, wenn der Bedingungssatz keine vollständige Lösung zulässt — meldet das System nicht zugewiesene Veranstaltungen, oder scheitert es?
- Wie lange dauert die Neugenerierung bei einem Stundenplan unserer Größe? Fragen Sie nach einer Zahl, nicht nach einem Adjektiv.
- Können mehrere Varianten generiert und verglichen werden, bevor eine übernommen wird?
- Ist die Wegezeit zwischen Gebäuden und Campus eine echte Bedingung?
- Erfolgt die Konflikterkennung auf Ebene einzelner Studierender oder nur auf Gruppenebene? Fragen Sie insbesondere nach Prüfungen.
Daten und Integration
- Welche Importformate werden unterstützt, und kann ein automatischer Import mit manueller Anpassung kombiniert werden?
- Gibt es eine dokumentierte REST API für eingehende und ausgehende Verbindungen? Bitten Sie darum, die Dokumentation zu sehen, nicht eine Beschreibung davon.
- Hat der Anbieter bereits eine Anbindung an unser konkretes Studierendeninformationssystem realisiert? Wenn nicht, wie sieht der Prozess der Eingrenzung aus?
- Wird Single Sign-on über unseren Identity Provider unterstützt?
- Können unsere eigenen Systeme Stundenplandaten in Echtzeit lesen oder nur über einen geplanten Export?
Die Frage, die die meisten Ausschreibungen übersehen
Hier verbrauchen Einführungen tatsächlich Kalenderzeit, und die meisten Anforderungsmatrizen erwähnen es überhaupt nicht.
- Können Lehrende ihre Verfügbarkeit direkt über einen Browser eintragen, ohne etwas zu installieren?
- Fließt die eingetragene Verfügbarkeit direkt in die Generierung ein, oder gibt es einen manuellen Übertragungsschritt?
- Können Administratoren Rücklaufquoten einsehen und automatische Erinnerungen an Nichtantwortende senden?
- Können Lehrende ihren eigenen Stundenplan vor der Veröffentlichung prüfen?
Veröffentlichung und Kommunikation
- Welche Kanäle werden unterstützt — Web, iOS, Android, digitale Beschilderung, Kalender-Feeds, PDF, Excel, E-Mail?
- Lesen alle Kanäle aus einer Quelle, oder gibt es einen Synchronisationsschritt, der einen Kanal veraltet zurücklassen kann?
- Sind mobile Anwendungen in der Lizenz enthalten, und sind sie für unbegrenzt viele Studierende kostenlos?
- Können veröffentlichte Seiten unser Branding tragen, und ist das inbegriffen oder kostenpflichtig?
- Werden Änderungsbenachrichtigungen an betroffene Personen gezielt gesendet oder an alle verteilt?
Kommerzielle und Support-Fragen, die Ausschreibungen oft auslassen
- Was ist die Lizenzeinheit — pro Nutzer, pro Studierendem, pro Stundenplan oder pro Modul? Berechnen Sie die Kosten für unsere voraussichtliche Größe in fünf Jahren, nicht für heute.
- Welche Module sind enthalten und welche sind kostenpflichtige Erweiterungen? Fragen Sie ausdrücklich nach Prüfungsplanung, Raumbuchung, mobilen Apps und der API.
- Ist der Support in der Lizenz enthalten, oder ist er eine Stufe? Wie lautet das Reaktionsziel, und gibt es einen namentlich benannten Ansprechpartner?
- Wer beantwortet technische Fragen der zweiten Ebene — ein Support-Desk oder das Entwicklungsteam?
- Sind Upgrades für die Laufzeit der Lizenz inbegriffen?
- Wie hoch ist der laufende interne IT-Aufwand nach dem Go-live? Bitten Sie um einen Referenzkunden vergleichbarer Größe und fragen Sie ihn direkt.
- Wie sind die Ausstiegsbedingungen — können wir unseren vollständigen Datenbestand in einem nutzbaren Format exportieren, und zu welchen Kosten?
Sicherheit und Compliance
- Verfügt der Anbieter über eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung oder eine gleichwertige Zertifizierung für das Management der Informationssicherheit?
- Werden Daten bei der Speicherung und bei der Übertragung verschlüsselt, und wie sieht das Backup-Konzept aus?
- Ist eine vollständige Installation vor Ort (On-Premises) verfügbar, falls Daten unser Netzwerk nicht verlassen dürfen?
- Wo werden die Daten gehostet, und können wir eine Region festlegen?
- Wird der Anbieter unseren Fragebogen zur Informationssicherheit ausfüllen, und innerhalb welcher Frist?
Verwendung
Sie können diese Fragen gern direkt in Ihre eigenen Ausschreibungsunterlagen übernehmen. Wir beantworten jede davon für Wise Timetable schriftlich, auch die unbequemen, und es wäre uns lieber, Sie würden dieselben Fragen an jeden Anbieter stellen, den Sie in Betracht ziehen.
Vereinbaren Sie ein Gespräch, wenn wir die Liste gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrer konkreten Anforderungen durchgehen sollen.
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