Upphandling
Vad ni ska efterfråga i en schemaläggningsupphandling
De flesta upphandlingar av schemaläggning frågar uttömmande om funktioner och nästan inte alls om det som avgör om implementeringen lyckas. Här är en checklista som täcker båda.
Schemaläggningsförmåga
- Kan hårda villkor och mjuka önskemål definieras separat, och optimeras mjuka önskemål på riktigt i stället för att bara tolereras?
- Kan pass låsas så att automatisk generering arbetar runt fasta åtaganden?
- Vad händer när villkorsuppsättningen inte medger någon komplett lösning — rapporterar systemet oplacerade pass, eller misslyckas det?
- Hur lång tid tar omgenerering för ett schema av vår storlek? Be om en siffra, inte ett adjektiv.
- Kan flera varianter genereras och jämföras innan en fastställs?
- Är restid mellan byggnader och campus ett verkligt villkor?
- Sker krockkontroll på enskild studentnivå eller bara på gruppnivå? Fråga specifikt om tentor.
Data och integration
- Vilka importformat stöds, och kan automatisk import blandas med manuell justering?
- Finns det ett dokumenterat REST API för både inkommande och utgående anslutningar? Be att få se dokumentationen, inte en beskrivning av den.
- Har leverantören integrerat mot vårt specifika studieadministrativa system tidigare? Om inte, hur ser avgränsningsprocessen ut?
- Stöds enkel inloggning via vår identitetsleverantör?
- Kan våra egna system läsa schemadata i realtid, eller bara via schemalagd export?
Frågan som de flesta upphandlingar missar
Det är här implementeringar faktiskt förbrukar kalendertid, och de flesta kravmatriser nämner det inte alls.
- Kan lärare ange sin egen tillgänglighet direkt, via en webbläsare, utan att installera något?
- Matar den angivna tillgängligheten generering direkt, eller finns det ett manuellt överföringssteg?
- Kan administratörer se hur många som svarat och skicka automatiska påminnelser till dem som inte gjort det?
- Kan lärare kontrollera sitt eget schema innan det publiceras?
Publicering och kommunikation
- Vilka kanaler stöds — webb, iOS, Android, digital skyltning, kalenderflöden, PDF, Excel, e-post?
- Läser alla kanaler från en källa, eller finns det ett synkroniseringssteg som kan lämna en föråldrad?
- Ingår mobilapparna i licensen, och är de gratis för obegränsat antal studenter?
- Kan publicerade sidor bära vår profil, och ingår det eller kostar det extra?
- Riktas ändringsaviseringar till berörda individer, eller skickas de till alla?
Kommersiella frågor och supportfrågor som upphandlingar ofta utelämnar
- Vad är licensenheten — per användare, per student, per schema eller per modul? Beräkna kostnaden vid vår prognostiserade storlek om fem år, inte i dag.
- Vilka moduler ingår och vilka är avgiftsbelagda tillägg? Fråga uttryckligen om tentaschemaläggning, salsbokning, mobilappar och API:et.
- Ingår support i licensen, eller är den en nivå? Vad är svarsmålet, och finns det en namngiven kundansvarig?
- Vem svarar på tekniska ärenden i andra linjen — en supportavdelning eller utvecklingsteamet?
- Ingår uppgraderingar under licensens hela livslängd?
- Hur stor är den löpande interna IT-bördan efter driftsättning? Be om en referenskund av jämförbar storlek och fråga dem direkt.
- Vilka är utträdesvillkoren — kan vi exportera hela vår datamängd i ett användbart format, och till vilken kostnad?
Säkerhet och regelefterlevnad
- Har leverantören ISO/IEC 27001 eller en likvärdig certifiering för ledningssystem för informationssäkerhet?
- Är data krypterade vid lagring och under överföring, och vilken säkerhetskopieringsrutin gäller?
- Finns fullständig lokal installation (on-premises) om data inte får lämna vårt nätverk?
- Var lagras data, och kan vi ange en region?
- Kommer leverantören att besvara vårt frågeformulär om informationssäkerhet, och inom vilken tid?
Att använda detta
Ni är välkomna att lyfta in dessa frågor direkt i era egna upphandlingsunderlag. Vi besvarar var och en av dem för Wise Timetable skriftligen, även de obekväma, och vi vill helst att ni ställer samma frågor till varje leverantör ni överväger.
Boka ett samtal om ni vill att vi går igenom listan mot era specifika krav.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.